Hoe krijg je een goed zicht op je openstaande klanten en leveranciers?

Na enkele recente aanpassingen en verbeteringen wordt het nog makkelijker om via je portaal een beeld te krijgen van de openstaande posten binnen je onderneming.

Op het Home-pagina van je portaal vind je de grafiek ‘Vorderingen en schulden‘.

  • Vorderingen’ vertegenwoordigen de ‘openstaande klanten’. Het betreffen de nog niet betaalde Verkoopfacturen (uitgaand).
  • Schulden’ vertegenwoordigen de ‘openstaande leveranciers’. Het betreffen de nog niet betaalde Aankoopfacturen (inkomend).

Om een gedetailleerd beeld te krijgen van de bedragen vermeld op de grafieken, kan je nu op de grafieken klikken. Op die manier kom je terecht binnen het menu ‘Historiek‘ van je portaal. Een klik op de grafiek Vorderingen brengt je naar de Historiek klanten, Een klik op Schulden naar de Historiek leveranciers.

Bovenaan deze pagina’s vind je een vaste banner met 3 kerncijfers. Het betreffen de bedragen die ook op de grafiek op de Home-pagina vermeld worden: Openstaand en reeds vervallen, nog niet vervallen en totaal openstaand.

De reeds vervallen of achterstallige vorderingen/schulden betreffen de onbetaalde of openstaande facturen waarvan de vervaldatum zoals vermeld op de factuur verstreken is. Het totaalbedrag rechts is de som van de reeds vervallen én de nog niet vervallen facturen.

De lijst die onderaan de Historiek-pagina verschijnt bevat initieel (zonder extra filters) alle onbetaalde of openstaande facturen zoals gekend in de boekhouding .

  • Let op: Alle betalingen worden in de boekhouding geregistreerd op basis van verwerkte rekeninguittreksels. Op dat ogenblik worden de betalingen ook toegewezen aan de corresponderende facturen. Het is dus belangrijk de openstaande facturen en de bedragen te interpreteren samen met de datum Financiële dagboeken bijgewerkt tot die bovenaan links van het portaal wordt weergegeven. Mogelijk worden de rekeninguittreksels en de financiële dagboeken later of minder frequent bijgewerkt.

Nog enkele tips:

  • Een aankoopfactuur waarvan je weet dat ze reeds betaald werd (bijvoorbeeld via domiciliëring, kredietkaart of cash) maar die volgens de boekhouding nog ‘openstaat’, kan je in de lijst zelf afvinken als ‘Behandeld’ of betaald. Aan de hand van de filter ‘Behandeld’ kan je deze facturen vervolgens uit je lijst verwijderen.
  • Soms kan het handig zijn om alle facturen te selecteren die eerstdaags vervallen. Via de nieuwe filter Vervaldatum kan je snel de selectie van facturen maken die binnen de 3 of 5 dagen vervallen.
  • Heb je binnen de Historiek leveranciers een lijst samengesteld van nog ‘te betalen’ aankoopfacturen, kan je snel overgaan tot het uitvoeren of voorbereiden (SEPA) van deze betalingen via de actie ‘Deze factuur betalen‘.
  • Standaard worden in de overzichtslijst alleen overwerkte transacties getoond. Het betreffen typisch die facturen waarvoor in de boekhouding nog geen toewijzing kon gebeuren aan een betaling. Wenst u alle transacties te zien, kan u in de filter ‘Lijst‘ de waarde Alle transacties selecteren. In dat geval worden niet alleen alle onbetaalde facturen getoond in de lijst maar ook alle reeds betaalde facturen evenals alle geregistreerde betalingen. Aanvullend wordt via de kolom ‘Verwerkt’ in de lijst ook een indicatie meegegeven of de betreffende transactie reeds boekhoudkundig verwerkt werd of niet.

Nieuw: Verrijking met meerdere detaillijnen

De automatische verwerking van facturen in ClearFacts bestaat uit twee onderdelen: de herkenning en de verrijking.

  1. Tijdens de herkenning zal de AIR module (Automatic Invoice Recognition) de basisgegevens van de factuur aflezen.
  2. Nadien, tijdens de verrijking, wordt de factuur omgevormd tot een boekingsvoorstel, onder meer aan de hand van de historische gegevens uit het dossier. De logica die toegepast wordt tijdens de verrijking heeft recent een belangrijke update gekregen.

“Nieuw: Verrijking met meerdere detaillijnen” verder lezen

Nieuwe “Help”-status in de Werklijst

In bepaalde gevallen kan het interessant zijn om tijdens de validatie van facturen in de Werklijst aan te geven dat er extra hulp nodig is voor de verwerking van dit document.

Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de persoon die de validatie doet niet helemaal zeker is over de juiste boek-wijze, en toch graag deze boeking helemaal correct afwerkt alvorens de boeking naar de boekhoudsoftware te sturen.

Om deze situatie te kunnen opvangen, is er een nieuwe actie en een nieuwe status voorzien. In dit artikel leggen we uit hoe deze functionaliteit kan geactiveerd en gebruikt worden. “Nieuwe “Help”-status in de Werklijst” verder lezen

De ClearFacts Mobile App

Via de ClearFacts Mobile App wordt een gedeelte van de functionaliteit van het ClearFacts klantenportaal beschikbaar gesteld voor smartphones. De app vormt zo een handig verlengstuk van het ClearFacts klantenportaal.

De Mobile App heeft als voornaamste doelstellingen:

  • Makkelijk en snel documenten fotograferen en doorsturen naar het klantenportaal (bonnetjes, facturen en diverse documenten)
  • Een opzoeking verrichten in het documentenarchief van het dossier
  • De belangrijkste kerncijfers van een onderneming raadplegen

In dit item lichten we een aantal belangrijke punten toe met betrekking tot de installatie en het gebruik van de app. “De ClearFacts Mobile App” verder lezen

Hoe toon je alleen ‘gevalideerde’ kerncijfers op het Dashboard?

Voor bepaalde dossiers is het niet opportuun om de kerncijfers, die bovenaan de Home-pagina van het klantenportaal getoond worden (Dashboard), in ‘realtime‘ te tonen.

Realtime betekent immers dat er automatisch een herberekening van de kerncijfers gebeurt bij iedere boeking of verwerking van documenten voor het betreffende dossier.

“Hoe toon je alleen ‘gevalideerde’ kerncijfers op het Dashboard?” verder lezen

Kantoorschema: Verbeteringen aan de GL-rekening-configuratie

Via het kantoorschema bepaalt u welke grootboekrekeningen gebruikt kunnen worden tijdens de validatie van boekingsvoorstellen. Verder bepaalt u binnen het schema ook de hoofdrubriek en de standaard BTW-code van deze rekeningen.

Recent werden er 2 nieuwe functies toegevoegd aan het kantoorschema:

  1. De mogelijkheid om voor balansrekeningen een apart schema aan te maken
  2. De mogelijkheid om bepaalde grootboekrekeningen te gebruiken voor zowel aankoop als verkoop

“Kantoorschema: Verbeteringen aan de GL-rekening-configuratie” verder lezen