Hoe krijg je een goed zicht op je openstaande klanten en leveranciers?

Na enkele recente aanpassingen en verbeteringen wordt het nog makkelijker om via je portaal een beeld te krijgen van de openstaande posten binnen je onderneming.

Op het Home-pagina van je portaal vind je de grafiek ‘Vorderingen en schulden‘.

  • Vorderingen’ vertegenwoordigen de ‘openstaande klanten’. Het betreffen de nog niet betaalde Verkoopfacturen (uitgaand).
  • Schulden’ vertegenwoordigen de ‘openstaande leveranciers’. Het betreffen de nog niet betaalde Aankoopfacturen (inkomend).

Om een gedetailleerd beeld te krijgen van de bedragen vermeld op de grafieken, kan je nu op de grafieken klikken. Op die manier kom je terecht binnen het menu ‘Historiek‘ van je portaal. Een klik op de grafiek Vorderingen brengt je naar de Historiek klanten, Een klik op Schulden naar de Historiek leveranciers.

Bovenaan deze pagina’s vind je een vaste banner met 3 kerncijfers. Het betreffen de bedragen die ook op de grafiek op de Home-pagina vermeld worden: Openstaand en reeds vervallen, nog niet vervallen en totaal openstaand.

De reeds vervallen of achterstallige vorderingen/schulden betreffen de onbetaalde of openstaande facturen waarvan de vervaldatum zoals vermeld op de factuur verstreken is. Het totaalbedrag rechts is de som van de reeds vervallen én de nog niet vervallen facturen.

De lijst die onderaan de Historiek-pagina verschijnt bevat initieel (zonder extra filters) alle onbetaalde of openstaande facturen zoals gekend in de boekhouding .

  • Let op: Alle betalingen worden in de boekhouding geregistreerd op basis van verwerkte rekeninguittreksels. Op dat ogenblik worden de betalingen ook toegewezen aan de corresponderende facturen. Het is dus belangrijk de openstaande facturen en de bedragen te interpreteren samen met de datum Financiële dagboeken bijgewerkt tot die bovenaan links van het portaal wordt weergegeven. Mogelijk worden de rekeninguittreksels en de financiële dagboeken later of minder frequent bijgewerkt.

Nog enkele tips:

  • Een aankoopfactuur waarvan je weet dat ze reeds betaald werd (bijvoorbeeld via domiciliëring, kredietkaart of cash) maar die volgens de boekhouding nog ‘openstaat’, kan je in de lijst zelf afvinken als ‘Behandeld’ of betaald. Aan de hand van de filter ‘Behandeld’ kan je deze facturen vervolgens uit je lijst verwijderen.
  • Soms kan het handig zijn om alle facturen te selecteren die eerstdaags vervallen. Via de nieuwe filter Vervaldatum kan je snel de selectie van facturen maken die binnen de 3 of 5 dagen vervallen.
  • Heb je binnen de Historiek leveranciers een lijst samengesteld van nog ‘te betalen’ aankoopfacturen, kan je snel overgaan tot het uitvoeren of voorbereiden (SEPA) van deze betalingen via de actie ‘Deze factuur betalen‘.
  • Standaard worden in de overzichtslijst alleen overwerkte transacties getoond. Het betreffen typisch die facturen waarvoor in de boekhouding nog geen toewijzing kon gebeuren aan een betaling. Wenst u alle transacties te zien, kan u in de filter ‘Lijst‘ de waarde Alle transacties selecteren. In dat geval worden niet alleen alle onbetaalde facturen getoond in de lijst maar ook alle reeds betaalde facturen evenals alle geregistreerde betalingen. Aanvullend wordt via de kolom ‘Verwerkt’ in de lijst ook een indicatie meegegeven of de betreffende transactie reeds boekhoudkundig verwerkt werd of niet.

Doorgevoerde wijzigingen aan het dashboard

Geregeld werden er nog vragen gesteld over de weergave en samenstelling van de kerncijfers in het KMO-portaal.

Teneinde de misverstanden hieromtrent tot een minimum te beperken, werden volgende 3 structurele aanpassingen doorgevoerd begin mei 2018:

  1. Een aangepaste samenstelling & terminologie van de kosten, de opbrengsten en het resultaat;
  2. Het gecombineerd aanpassen van de kerncijfers en grafieken in functie van de geselecteerde periode;
  3. Het verwijderen van de prognose informatie en de vergelijking met het vorig boekjaar.

“Doorgevoerde wijzigingen aan het dashboard” verder lezen