Une méthode plus rapide pour scinder des documents volumineux

Depuis peu, nous proposons deux méthodes  pour scinder des documents dans les boîtes postales des achats et des ventes : la méthode classique, impliquant que les documents soient envoyés un par un pour traitement ; et une nouvelle méthode de traitement « en masse », permettant d’accélérer et de simplifier la scission de gros fichiers. Continuer la lecture de « Une méthode plus rapide pour scinder des documents volumineux »

Comment regrouper des documents?

Il peut arriver que vous voudriez regrouper différentes pages de différents documents en un seul document pour le transmettre à votre comptable.

Vous avez par exemple un bon de livraison ou de commande que vous voulez joindre à la facture afin de n’avoir qu’un seul document PDF dans votre archive. Ceci peut être important suivant le type de bien ou service lié à cette facture.

Pour réaliser cette opération, vous devez sélectionner les différents documents dans le bac des achats (ou ventes) que vous voulez regrouper.

Astuce : Utiliser les touches <Shift> et <Ctrl> en même temps que votre souris pour sélectionner ces documents.

Ensuite, cliquez sur l’icône bleu pour ‘Regrouper des documents’

Un nouvel écran sera ouvert vous montrant les différents documents sélectionnés. Vous pouvez ensuite sélectionner les différentes pages que vous voulez inclure dans le nouveau document à transmettre à votre comptable.

Cliquez ensuite sur le bouton bleu <Transmettre> afin de traiter le nouveau document.

Lorsque vous avez terminé, cliquez simplement sur le bouton <J’ai terminé>.

Vous avez enfin un choix par rapport au documents initiaux. Vous pouvez soit les garder pour d’autres traitements ou les supprimer.

Transmettez directement vos factures de ventes en traitement.

Lorsque vous créer vos factures de ventes et les envoyées vers vos clients, vous pouvez également les faire arriver dans votre bac des ventes. Différentes possibilités vous sont offertes à ce niveau :

  • Vous indiquez l’adresse e-mail unique de votre bac des ventes (typiquement : ventes-0123456789@moncomptable.clearfacts.be ) en cc ou bcc des e-mails que vous envoyés à vos clients.
  • Vous scannez vos factures de ventes et vous les envoyées par e-mail ou transférez les PDF manuellement.
  • Vous les placez dans le répertoire des ventes de l’application Dropbox.
  • Vous utilisez un outil de facturation directement connecté à ClearFacts.

Lors de l’utilisation de ces canaux de transmission, dans la plupart des cas, il n’est pas très logique que vous deviez confirmer que ce sont vos propres factures de ventes alors que c’est vous qui les avez envoyées.

Pour vous faciliter la vie, nous avons ajouté un petit paramètre au niveau de votre dossier. Dans le menu <Paramètres>, en dessous de vos différentes adresses e-mails, vous trouverez l’option ‘Transmission automatique des factures de ventes’.

autofoward-ventes

Si vous activez cette option, les factures de ventes qui arrivent dans votre bac des ventes seront automatiquement transmises en traitement ultérieur. De cette manière vous gagnez du temps dans votre utilisation de ClearFacts.

Modification de la procédure de transmission des documents

Lorsque vous aviez des documents dans vos bacs d’achats et de ventes que vous vouliez transmettre à votre comptable, vous deviez indiquer la période comptable correspondante à ces documents.

Cette obligation engendrait de nombreuses questions de nos utilisateurs. Dans le cas d’anciens documents que vous transmettez par rapport à des périodes clôturées, quelle période devait-on choisir?

 

C’est pour cette raison que nous avons simplifié la procédure d’envoie des documents vers votre comptable.

Vous ne devez donc plus renseigner la période liée à vos documents. C’est votre comptable qui se chargera de définir la période adéquate par rapport aux différents documents transmis.

Historique des fournisseurs et des clients

Jusqu’à présent, vous pouviez consulter les archives de vos documents d’achats et de ventes. Ces archives vous montrent vos différentes factures, comment elles ont été comptabilisées et également une indication si une facture a été payée ou pas.

Malheureusement les archives ne vous donnent pas la totalité des transactions que vous avez avec un fournisseur ou un client. Vous ne pouvez donc pas retrouver la date du paiement d’une facture, si vous aviez effectué un paiement partiel, si vous avez effectué un double paiement, …

ClearFacts permet dès à présent de consulter les historiques de vos fournisseurs et de vos clients via le menu Historique.

histo1

En sélectionnant un fournisseur, vous pouvez visualiser les différentes transactions sur celui-ci. Les données dans cette liste vous montrent :

  • En premier lieu les transactions qui ne sont pas encore lettrées entre-elles. Généralement c’est ce que nous appelons les postes ouverts comme les factures non payées mais également les paiements qui ne sont pas liés à une facture.
  • Ensuite les autres transactions de ce fournisseur qui sont regroupées par lettrage. De cette manière vous pouvez rapidement voir une facture et les autres transactions qui y sont liées.

Au niveau de l’historique des fournisseurs (des clients) vous pouvez également utiliser le filtre ‘Payé’.

En sélectionnant l’option ‘Non’, vous pouvez voir tous les postes ouverts d’un fournisseur ou de tous si vous ne sélectionnez aucun fournisseur.

La performance opérationnelle de votre entreprise via le nouveau rapport EBIT / EBITDA

Un nouveau rapport calculant le EBIT et EBITDA de votre entreprise.

EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) et EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) sont des indicateurs permettant de calculer la performance de votre entreprise.

Ces indicateurs ne reprennent pas le bénéfice ou la perte totale d’une entreprise mais sont calculés pour ne pas prendre en compte certains coûts comme les charges financières, les impôts et éventuellement les amortissements.

Les termes EBIT et EBITDA ont une origine anglo-saxonne et sont utilisés fréquemment dans les analyses financières.

Remarque: Dans les normes comptables belges, ces indicateurs ne sont pas définis de manière formelle. Comme cet indicateur est souvent utilisé au niveau international, la commission des normes comptables belges (CBN) a déterminé les comptes qui sont repris dans ces indicateurs qui sont repris dans ce nouveau rapport.

  • EBIT correspond au bénéfice opérationnel ou la perte opérationnelle sur une certaine période. En d’autres termes, ce critère de performance ne tient pas compte de l’impact de la structure du capital de l’entreprise concernée, ni des divers aspects fiscaux de l’entreprise repris au compte de résultats.

Il est calculé de la manière suivante :

EBIT =
+ Bénéfice (Perte) de l’exercice avant impôts (code 9903)
⁻ Produits des actifs circulants (code 751)
⁻ Autres produits financiers (code 752/9)
+ Charges des dettes (code 650)
+ Autres charges financières (code 652/9)

  • EBITDA correspond au résultat avant intérêts, impôts, dépréciation et amortissement. Il se base sur le EBIT et élimine encore certains autres éléments hors caisse du compte de résultats, plus particulièrement les frais d’amortissement et les réductions de valeur. Il est calculé de la manière suivante

EBIT
+ Amortissements et réductions de valeur sur frais d’établissement, sur immobilisations incorporelles et corporelles (code 630)
+ Réductions de valeur sur stocks, sur commandes en cours d’exécution et sur créances commerciales : dotations (reprises) (code 631/4)
+ Amortissements et réductions de valeur exceptionnels sur frais d’établissement, sur immobilisations incorporelles et corporelles (code 660)
– Reprises d’amortissements et de réductions de valeur sur immobilisations incorporelles et corporelles (code 760)
= EBITDA

En utilisant les paramètres des l’Exercice et la période comptable, vous pouvez déterminer la période comptable jusqu’à laquelle les données seront extraites de la comptabilité pour générer ce rapport.

ebitda fr

Transmettez une information ou instruction à votre comptable avec vos documents

Lorsque vous transmettiez vos documents à votre comptable et que vous vouliez indiquer une information supplémentaire ou une instruction d’encodage à votre comptable, vous utilisiez des post-it. L’avantage de ce système est que vous pouvez coller un post-it sur la facture même sans modifier le document.

Lorsque vous transmettez vos documents à votre comptable via ClearFacts, vous pouvez utiliser la fonction de <Remarque> au niveau de vos bacs d’achats et de ventes.

Instruction FR 1

En cliquant sur la bulle au niveau du document en question, vous pouvez indiquer une remarque ou instruction d’encodage.

Instruction FR 2

Nous pourrions vous citer quelques exemples pour lesquels cette fonction peut être très utile:

  • Facture de la société qui a été payée par le compte privé
  • Dépense privée qui a été payée par le compte de la société
  • Méthode de paiement utilisée : espèce, carte de crédit, …
  • Informations analytiques pour l’encodage de la pièce comme le projet, …
  • Pour les bons de restaurant : nom de la relation présente et raison de cette dépense

Cette remarque ou instruction sera par la suite visible par votre comptable lors de l’encodage de l’écriture dans votre comptabilité.

Ces informations restent par la suite disponibles au niveau de vos archives en visualisant le détail des écritures.

Quelle est la meilleure méthode pour transmettre vos documents ?

ClearFacts qui est, entre autres, la plateforme d’échange de documents entre le comptable et ses clients dispose de différents canaux pour transmettre ces documents. Vous pouvez les transmettre soit en utilisant l’adresse e-mail du dossier, soit en transférant les documents à partir de la plateforme, en scannant les documents via l’API liée à un scanner ou en utilisant le lien avec Dropbox.

Mais quelle est la meilleure méthode pour transmettre ces documents ?
La réponse à cette question dépend du type de document. Il faut faire une distinction entre les factures d’achats et les factures de ventes.

Factures d’achats

Pour les factures d’achats, tout dépend du fournisseur de la facture. Le graphique suivant vous explique la meilleure méthode en fonction du fournisseur.

ClearFacts - Flux achats

  • Certains fournisseurs (Luminus, Eni, …) génèrent des factures électroniques et les rendent disponibles à des ‘services providers’ interconnectés au niveau de PEPPOL. Codabox récupère ces documents au format e-fff et les rends disponibles au comptable du client. Clearfacts utilise l’API de CodaBox pour contrôler toutes les heures si des nouvelles factures sont disponibles pour les entreprises se trouvant sur la plateforme ClearFacts. Ces documents arrivent automatiquement dans le bac des achats et l’utilisateur peut ensuite les approuver.
  • Si votre client utilise une application comme xPenditure pour scanner ses petites dépenses, xPenditure les transmet à Codabox afin de les convertir en document électronique e-fff. Ces documents sont ensuite transférés vers ClearFacts de manière automatique.
  • Pour les fournisseurs avec lesquels vos clients ont de très bonnes relations, comme son comptable, ils peuvent leur donner l’adresse e-mail qui est liée au bac des factures d’achats dans ClearFacts. De cette manière, le fournisseur lui enverra directement ses factures dans ClearFacts.
  • Si un fournisseur envoie ses factures par e-mail avec un fichier PDF et/ou e-fff en pièce jointe, il suffit de transférer ce mail vers l’adresse e-mail liée au bac des achats du dossier.
  • Pour les fournisseurs moins modernes qui envoient encore des factures papier, il faudra donc les scanner les transmettre dans ClearFacts par les moyens classiques.

    Factures de ventes

Par contre, pour les factures de ventes, la manière dont vous pouvez transmettre les factures de ventes dépendra plus du logiciel de facturation utilisé. Le graphique suivant reprend les différentes méthodes liées au logiciel utilisé.

ClearFacts - Flux ventes

  • Des solutions de facturation comme Akti, Billit, Eenvoudig factureren et My-accloud sont connectées à CodaBox. Les entreprises qui utilisent ces solutions ont la vie qui est bien simplifiée ! Lorsqu’elles émettent une facture vers un client, la copie de cette facture est automatiquement transmise à CodaBox. CodaBox rend disponible cette facture au comptable de l’entreprise sous le format e-fff. De la même manière que pour les factures d’achats, ClearFacts se connecte toutes les heures pour vérifier si de nouveaux documents sont disponibles pour les clients des comptables utilisant ClearFacts. Ces documents arriveront dans le bac de vos ventes dans ClearFacts.
  • Vous utilisez une solution de facturation qui vous permet d’envoyer les factures de ventes par e-mail à vos clients et qui permet également de mettre une autre adresse e-mail en cc ou en bcc. Dans ce cas, il vous suffit de mettre l’adresse e-mail liée au bac des ventes en cc ou en bcc. La facture arrivera également dans le bac des factures de ventes.
  • La solution de facturation utilisée permet d’exporter vos factures au format e-fff. Dans ce cas, il est possible de sauvegarder ces documents sur le PC et les transmettre dans ClearFacts.
  • Enfin une autre solution comme Excel ou Word est utilisée pour faire générer les factures de ventes. Pas de problème, il suffit de sauvegardez ces documents au format PDF et de les transférer vers ClearFacts par les moyens classiques.

Il n’y a donc pas une manière unique pour transmettre tous les documents dans ClearFacts. Votre comptable peut certainement vous aider à faire le bon choix suivant la situation d’une entreprise. Mais l’avantage des solutions intégrées qui permettent de transmettre des factures électroniques au format e-fff sont bien évidemment plus pratique et évitent tout travail manuel superflu.

Remarques supplémentaires par rapport aux liens avec CodaBox:

  • Pour activer la connexion entre CodaBox et ClearFacts, la fiduciaire devra en faire la demande à CodaBox. ClearFacts ne reçoit donc pas tous les fichiers de tous les clients de CodaBox. Vous pouvez transmettre votre demande par e-mail vers api@codabox.com
  • La livraison des différents documents par CodaBox n’est possible que pour les clients pour lesquels la livraison des extraits bancaires CODA est activée.
  • La liste des solutions de facturations liées à CodaBox n’est pas restrictive aux 4 logiciels précitées. Différents programmes de facturation sont actuellement en phase de développement et seront donc bientôt disponibles. Nous vous conseillons de consulter le site de CodaBox pour obtenir la liste à jour de ces solutions via le lien suivant : Logiciels et services connectés à CodaBox.
  • Le lien entre xPenditure et CodaBox est en phase pilote. Ce service est actuellement réservé à certains comptables. Si vous voulez obtenir plus d’informations, vous pouvez contacter Codabox.
  • La livraison des factures d’achats par CodaBox est en phase pilote. Ce service est donc actuellement limité à un certain nombre de fiduciaires. Il n’est pas uniquement limité aux factures provenant de Luminus ou de Eni. De nombreux autres fournisseurs seront très proclament ajoutés à cette liste.