UPDATE: Wat gebeurt er tijdens de ‘verrijking’ tot een boekingsvoorstel?

In het Nieuwsitem van 21/08/2016 worden de verschillende stappen in het verwerkingsproces van een factuur besproken:

Gezien de verdere optimalisatie en de invoering van ‘machine learning’ binnen stap 3 van het verwerkingsproces, wordt ‘het verrijken‘ binnen dit item verder toegelicht.

Definitie van ‘het verrijken‘ binnen de context van het platform:

Het toewijzen van de aanvullende, boekhoudkundige gegevens nodig om van een factuur een volwaardige boeking te maken. 

De belangrijkste toewijzingen die tijdens het verrijken gebeuren zijn:

  1. Het bepalen van de Boekperiode
  2. Het bepalen van de Tegenpartij
  3. Het bepalen van de Grootboekrekening – UPDATE!
  4. Het bepalen van de BTW-code – UPDATE!
  5. Het bepalen van het Documentnummer

1. Het bepalen van de Boekperiode

De Boekperiode wordt bepaald in functie van de factuurdatum die herkend wordt op de factuur (Zie stap 2 – ‘Het herkennen’).

De Boekperiode kan steeds manueel worden aangepast. Dit kan in de Werklijst zelf of tijdens de annotatie/validatie van het boekingsvoorstel.

Opgelet: Een Boekperiode kan enkel geselecteerd worden indien ze ‘open’ staat binnen het betreffende dossier.

Indien de ‘juiste’ Boekperiode niet beschikbaar is, is het ofwel onmogelijk om een Boekperiode te selecteren (de selectielijst in de Werklijst is in dat geval leeg) ofwel zal een verkeerde (= de meest relevante ‘open’) Boekperiode voorgesteld worden (zie voorbeeld met factuurdatum 01/04/2017 bovenaan).

In het Nieuwsitem van 09/02/2017 vindt u belangrijke informatie met betrekking tot het tijdig openen en sluiten van boekperiodes.

TIP: U kan er steeds bewust voor kiezen om (tijdelijk) geen boekperiode in te vullen voor een welbepaalde facuur.  Op die manier kan u de factuur buiten de selectie van facturen houden die u wenst door te sturen naar het boekhoudpakket.


2. Het bepalen van de Tegenpartij (cascade)

Indien het BTW/Ondernemingsnummer van de Tegenpartij op de factuur herkend werd* (Zie stap 2) én reeds gekend is binnen het betreffende dossier, wordt de bestaande Tegenpartij uit het dossier geselecteerd en overgenomen (met de NAW gegevens uit het dossier).

* De tegenpartijen binnen een dossier worden in eerste instantie geïdentificeerd op basis van het BTW/Ondernemingsnummer dat gevonden werd op de factuur. Bij gebrek aan een (goed leesbaar) BTW/Ondernemingsnummer wordt eveneens een controle gedaan op basis van het IBAN rekeningnummer dat ook afgelezen wordt van de factuur en mogelijks ook opgeslagen werd binnen het dossier.

Indien de Tegenpartij niet kon worden teruggevonden in het dossier en er toch een BTW/Ondernemingsnummer kon worden afgelezen van de factuur, zal een nieuwe Tegenpartij worden aangemaakt en voorgesteld op basis van de NAW gegevens aangereikt door VIES of KBO.

De creatie van een nieuwe Tegenpartij wordt expliciet gemeld door de aanduiding [Nieuwe leverancier] of [Nieuwe klant].

TIP: Vermijd wanneer mogelijk de aanmaak van nieuwe Klanten en Leveranciers. Kijk dus steeds goed na of de tegenpartij alsnog niet voorkomt in de lijst van beschikbare Klanten of Leveranciers.

Selecteer in dat geval de reeds bestaande tegenpartij en bevestig onmiddellijk de verwijdering van de nieuw aangemaakte tegenpartij zodat er geen nieuwe fiche wordt aangemaakt in het boekhoudpakket:

Indien er geen BTW/Ondernemingsnummer van de Tegenpartij kon worden herkend op de factuur (in het geval van een slecht leesbaar nummer of een factuur aan een particulier), wordt er geen Tegenpartij voorgesteld in het boekingsvoorstel. Het boekingsvoorstel kan in dat geval niet verzonden worden (status = NOK).

TIP: Indien er geen BTW/Ondernemingsnummer herkend wordt, kan er met behulp van de dossierinstellingen [Verrijken] toch een (generieke) Tegenpartij worden voorgesteld:

De verschillende mogelijkheden zijn:

  • AIR – Leverancier zonder BTW-nummer: in dat geval wordt de specifieke Leverancier toegewezen die u zelf standaard wil toewijzen aan de boeking wanneer er geen BTW/Ondernemingsnummer herkend werd door AIR.
  • AIR – Klant zonder BTW-nummer: in dat geval wordt de specifiek Klant toegewezen die u zelf standaard wil toewijzen aan de boeking wanneer er geen BTW/Ondernemingsnummer herkend werd door AIR.

3. Het bepalen van de Rubriek of Grootboekrekening (cascade)

Om de Rubriek of Grootboekrekening te bepalen van de eerste detaillijn van het boekingsvoorstel wordt achtereenvolgens, in cascade, gekeken naar:

[1] UPDATE – De meest gebruikte Grootboekrekening in de transactiehistoriek van de boekhoudsoftware voor de betreffende Tegenpartij tijdens het vorige en het huidige boekjaar;

[2] De aanwezigheid van een standaard Grootboekrekening ingesteld op de Klant- of Leveranciersfiche binnen de boekhoudsoftware;

[3] Tenslotte wordt gekeken naar de laatst gebruikte Rubriek uit de historiek van boekingsvoorstellen in ClearFacts zelf.

[4] Specifiek voor de verwerking van Verkoopfacturen kan een standaard verkooprekening worden ingesteld waarop geboekt dient te worden indien geen andere gegevens werden gevonden via bovenstaande cascade, bijvoorbeeld wanneer een nieuwe Klant wordt voorgesteld tijdens de herkenning.

[Dossierinstellingen – Verrijken: Standaard verkooprekening]:

[5] Wanneer er, na toepassing van bovenstaande regels, toch geen Rubriek of Grootboekrekening kan voorgesteld worden, wordt de detaillijn voorgesteld op een Wachtrekening (999999, 499999, 499000).

De Wachtrekening dient tijdens de validatie/correctie van het boekingsvoorstel te worden aangepast in ClearFacts of in de Boekhoudsoftware.


4. Het bepalen van de BTW-code (cascade)

Om de BTW-code te bepalen wordt achtereenvolgens, in cascade, gekeken naar

[1] UPDATE – De BTW-code uit de transactiehistoriek van de boekhoudsoftware voor de betreffende Tegenpartij en Grootboekrekening;

[2] De standaard BTW-code zoals ingesteld in de Boekhoudsoftware op:

1) De klant- of leveranciersfiche

2) De Grootboekrekening

Opgelet: Deze tweede regel wordt vandaag enkel toegepast in de WinBooks, Exact Online en BOB 50c connectoren!

[3] Zoniet neemt de toepassing de BTW-code over zoals die gekoppeld werd aan de rubriek uit het rubriekenschema van het dossier, overeenstemmend met de geselecteerde Grootboekrekening.

Zie [Configuratie – Rubrieken resultatenrekeningen]:


5. Het bepalen van het Documentnummer

Bij het verzenden van de Boekingsvoorstellen vanuit de Werklijst worden de Boekingsvoorstellen vooreerst gesorteerd volgens Dagboek, Boekperiode en Factuurdatum (voor Aankoopfacturen) of Factuurnummer (voor Verkoopfacturen).

Vervolgens worden de Boekingsvoorstellen sequentieel genummerd met als eerste Documentnummer het eerstvolgende beschikbare nummer voor het betreffende Dagboek binnen het geselecteerde boekjaar.

Het ‘volgnummer’ binnen het documentnummer wordt geïnitialiseerd bij de start van een nieuw boekjaar. Het volgnummer wordt dan opnieuw ingesteld op ‘1’.

Opgelet: Bij de samenstelling van het Documentnummer wordt rekening gehouden met het formaat zoals ingesteld in de Configuratie-parameters van het betreffende Dagboek:

Zie ook het betreffende Nieuwsitem hieromtrent.