Wanneer en hoe bepaal je het formaat van de documentnummers binnen een dossier?

Bij de activatie van elk nieuw dossier is het belangrijk om het formaat van de documentnummers te bepalen voor elk van de ClearFacts-dagboeken binnen het dossier.

Bij het doorsturen van een boekingsvoorstel naar het boekhoudpakket wijst ClearFacts immers zelf het documentnummer toe. Het documentnummer wordt dus steeds vooraf vastgelegd (tijdens de verrijking) en dient dus zowel in het formaat als in de sequentie correct opgesteld te worden.

Het formaat van het documentnummer kan u zelf bepalen en vastleggen.

Indien u geen eigen formaat vastlegt zal ClearFacts een standaard formattering toepassen:

  • Binnen een aankoopdagboek: een numeriek volgnummer oplopend vanaf het nummer 1 (één) bij de aanvang van elk nieuw boekjaar (bijv. CFAAN-388).
  • Binnen een verkoopdagboek: het numerieke gedeelte van het factuurnummer zoals vermeld op de betreffende verkoopfactuur (bijv. CFVER-2017350).

Indien u een vaste, kantoor- of dossier-specifieke formattering wil gebruiken voor een ClearFacts-dagboek legt u het formaat van de documentnummers zelf vast binnen een ‘template’. De template zorgt er voor dat de documentnummers steeds op basis van een vast schema worden opgesteld.

Belangrijk: Indien u een specifieke formattering wil toepassen voor de documentnummers binnen een dossier, dient u de template(s) in te stellen vóór de verwerking van de eerste factuur. Indien er geen specifieke template ingesteld werd, zal ClearFacts de eigen, standaard formattering toepassen (zie hoger).


Hoe stel ik een template, een specifiek formaat, in voor documentnummers?

Voor de aankoopdagboeken kan het interessant zijn om een vast formaat vast te leggen op kantoorniveau. Bij elke nieuwe activatie van een dossier zullen de kantoorinstellingen dan immers overgenomen worden waardoor het instellen van templates voor aankoopdagboeken op dossierniveau beperkt of overbodig wordt.

Hoe ga je te werk?

  1. Open de ClearFacts Beheermodule
  2. Open de Kantoorinstellingen op de startpagina (dit kan enkel indien je Admin-rechten hebt) 
  3. Klik vervolgens op het instellingen-menu Dagboeken

U krijgt een overzicht van de (digitale) ClearFacts dagboeken die voor uw kantoor en onderliggend boekhoudpakket worden aangemaakt bij de activatie van elk nieuw dossier.

  1. Klik vervolgens op het Actie-icoontje rechts van het aankoopdagboek waarvan u de generieke formattering wil instellen.
  2. In dit venster kan u in het veldje Formaat document nummer het formaat

Bij het opstellen van het formaat zijn er 3 basisregels waarmee u rekening moet houden:

  • Numeriek: Elk documentnummer moet numeriek zijn. Er mogen geen letters noch speciale tekens in voorkomen.
  • Lengte: Afhankelijk van het boekhoudpakket mag u maximum 8 [WinBooks, Wings] of maximum 10 (Exact Online, Adsolut, BOB50, Expert-M+) karakters gebruiken voor het documentnummer
  • Opmaak: Het eerste karakter binnen de template mag niet 0 zijn

U kan 3 onderdelen gebruiken om het formaat van het documentnummer vast te leggen:

  1. Het Boekjaar
    • yyyy: het kalenderjaar bij het begin van het boekjaar
    • yy: de 2 laatste cijfers van het kalenderjaar bij het begin van het boekjaar
    • YYYY: het kalenderjaar bij het einde van het boekjaar
    • YY: de 2 laatste cijfers van het kalenderjaar bij het einde van het kalenderjaar
  2. Eventuele vaste cijfers die steeds in het documentnummer moeten voorkomen (0-9)
  3. En tenslotte, het variabele numerieke gedeelte van het documentnummer, het eigenlijke volgnummer van de factuur (code= #)

Enkele voorbeelden van formatteringen voor aankoopdagboeken evenals een concrete toewijzing van het volgnummer ‘34’ binnen deze templates:

  • YYYY####  :   20180034
  • yyyy00##  :   20170034
  • yy690###  :   17690034

Nadat een documentnummer-template werd ingesteld op kantoorniveau (typisch voor de aankoopdagboeken) kunnen ook op dossierniveau nog specifieke aanvullingen gebeuren (eerder typisch voor de verkoopdagboeken).

Belangrijk: Indien u een specifieke formattering wil toepassen voor de documentnummers binnen een dossier, dient u de template(s) in te stellen vóór de verwerking van de eerste factuur. Indien er geen specifieke template ingesteld werd, zal ClearFacts de eigen, standaard formattering toepassen (zie hoger).

Opgelet: Eenmaal de eerste facturen verwerkt werden, zal het voor u onmogelijk zijn om zelf de formattering nog aan te passen binnen de toepassing. U dient in dat geval beroep te doen op de ClearFacts Helpdesk (support@clearfacts.be) voor eventuele rechtzettingen.

Een specifieke formattering van documentnummers binnen een verkoopdagboek zal nodig zijn wanneer u uniformiteit wil verkrijgen in het documentnummer.

Hoe ga je te werk?

  1. Open de ClearFacts Beheermodule
  2. Open de Configuratie van het betreffende dossier
  3. Open vervolgens de instellingen Dagboeken

U krijgt een overzicht van de (digitale) ClearFacts dagboeken die voor het betreffende dossier werden aangemaakt.

  1. Klik op het Actie-icoontje rechts van het aankoopdagboek waarvan u de specifieke formattering wil instellen of aanpassen.
  2. In het veldje Formaat doc nr. kan het formaat ingeven worden.

Net zoals bij de kantoorinstellingen kan u hier gebruik maken van de 3 onderdelen om het formaat van het documentnummer vast te leggen: het Boekjaar, eventuele vaste cijfers en tenslotte, het variabele numerieke gedeelte (volgnummer).

De formattering van de documentnummers voor de verkoopdagboeken gebeurt typisch op dossierniveau, aangezien de formattering van het documentnummer dient rekening te houden met het formaat van het factuurnummer.

De verrijking die ClearFacts uitvoert zal zicht baseren op het aantal hekjes (#) in de documentnummer template om een bepaald aantal cijfers van het factuurnummer te gebruiken als documentnummer.

Hieronder volgen hieronder enkele concrete voorbeelden:


Tip 1:

Standaard gaat de ClearFacts herkenningsmodule AIR ervan uit dat het volgnummer rechts in het factuurnummer van de verkoopfacturen staat. In uitzonderlijke gevallen dient het aantal beduidende cijfers van het volgnummer echter links afgelezen te worden in het factuurnummer.

Voorbeeld factuurnummer: 012FAC2017

Vink in deze gevallen het veldje [Volgnr. links?] aan bij het betreffende verkoopdagboek en geef via de #-tekens het correcte aantal beduidende cijfers aan.

Tip 2:

Voor aankoopdagboeken kan u ook een specifiek Volgend documentnummer instellen. Op die manier kan u bij de opstart van een dossier bijvoorbeeld bepalen met welk volgnummer het documentnummer start in een ClearFacts aankoopdagboek.

Eenmaal het Volgend documentnummer werd opgepikt door de toepassing zal het veldje Volgend documentnummer terug leeggemaakt worden.

Opgelet: Het nummer dat u hier invoert moet voldoen aan het formaat dat u mogelijks hebt vastgelegd voor betreffende documentnummer.