Documenten beheren en verwerken volgens type: Aankoop, Verkoop of Divers

Beste ClearFacts gebruiker,

Vandaag werd een belangrijke aanpassing doorgevoerd aan ClearFacts voor wat betreft het invoeren en verwerken van documenten. Het invoeren en verwerken zal vanaf nu immers gebeuren vanuit een specifiek TYPE document (Aankoop, Verkoop, Divers). Op deze manier zullen een aantal (onnodige) handelingen en ‘clicks’ vermeden worden.

In de balk links op het scherm worden vanaf heden de verschillende postbussen weergegeven.

Er zijn steeds 3 postbussen zichtbaar: Aankoop, Verkoop en Divers.

 

Documenten die nog geen TYPE document toegewezen kregen staan links bovenaan vermeld als Nog toe te wijzen. In elke postbus staan deze ‘Nog toe te wijzen’ documenten steeds bovenaan in een blauw-omkaderde lijst.

Vooraleer u deze documenten kan verwerken dienen ze een TYPE document te krijgen. Geef elk document een TYPE document (Aankoop, Verkoop of Divers) door het betreffende document naar de juiste postbus te slepen in de linker kolom of gebruik te maken van de nieuwe actie <Kies type document>:

Algemene lijst - Kies Type document2

 

Het slepen van documenten gebeurt door te klikken op het cirkel-icoontje vóór elk document of middenin het witte gedeelte tussen de documentnaam en de aanmaak-datum van het document.

Hou het document vervolgens vast en drop het in één van de gekleurde postbussen die links op het scherm verschijnen.

Opgelet: Een drop van een document is succesvol uitgevoerd wanneer er een vinkje verschijnt binnen de betreffende postbus.

Document slepen

 

Het uploaden en scannen van documenten gebeurt vanaf nu vanuit een bepaald postbus. Gebruik hiervoor de functies ‘Documenten uploaden‘ en ‘Documenten scannen‘ bovenaan elke postbus.

Ook bij het e-mailen van documenten naar ClearFacts via het unieke e-mailadres kan onmiddellijk het TYPE document meegegeven worden waardoor het gemailde document onmiddellijk in de juist postbus terechtkomt.

Gebruik hiervoor volgende methodes:

Aankoop:

  • Laat het onderwerp van de mail starten met een ‘a’ of ‘A’ gevolgd door een spatie
  • Creëer en gebruik een nieuw e-mailadres door het bestaande unieke e-mailadres te laten voorafgaan door ‘aankoop-‘ [aankoop-0862673458@accountant.clearfacts.be]

Verkoop:

  • Laat het onderwerp van de mail starten met een ‘v’ of ‘V’ gevolgd door een spatie
  • Creëer en gebruik een nieuw e-mailadres door het bestaande unieke e-mailadres te laten voorafgaan door ‘verkoop-‘ [verkoop-0862673458@accountant.clearfacts.be]

Divers:

  • Laat het onderwerp van de mail starten met een ‘d’ of ‘D’ gevolgd door een spatie
  • Creëer en gebruik een nieuw e-mailadres door het bestaande unieke e-mailadres te laten voorafgaan door ‘divers-‘ [divers-0862673458@accountant.clearfacts.be]

 

Om documenten te verwerken, klikt u, net als vroeger, op de documentnaam (blauwe hyperlink) of de actie ‘Document annoteren’.

Voor Aankoop- en Verkoopfacturen wordt nu een aangepaste popup getoond (zie onder).

In deze popup klikt u op de periode waarbinnen u de factuur wil opnemen (bijvoorbeeld 09/2015). De standaard verwerkingsmethode wordt geactiveerd door te klikken op de grote blauwe balk die oplicht wanneer u met de muis over de betreffende periode gaat.

Afhankelijk van uw dossierinstellingen is een alternatieve verwerkingsmethode beschikbaar via het icoontje rechts (bijv. manueel of niet annoteren).

Indien er meerdere of aparte dagboeken aangemaakt werden, bijvoorbeeld voor het verwerken van Creditnota’s, selecteer dan de boekperiode binnen het juiste dagboek.

Bovenaan rechts ziet u het documentnummer dat toegekend zal worden aan de factuur. Voor verkoopfacturen dient dit nummer overeen te stemmen met het factuurnummer.

U kan het voorgestelde documentnummer nog wijzigen tijdens de verwerking van de verkoopfactuur.

Factuur Verwerken Modal

Geef een reactie