Clôturez les périodes comptables  » traitées  » et ouvrez les  » nouvelles  » périodes comptables à temps.

Pour un dossier actif, ClearFacts reprend les exercices et les périodes comptables du dossier auquel il est lié dans le progiciel de comptabilité.

Le statut le plus récent des périodes comptables est récupéré via la synchronisation du dossier.

Il incombe au gestionnaire du dossier de gérer les périodes comptables dans ClearFacts de telle sorte que les périodes comptables actives soient disponibles dans la Liste de travail et puissent être assignées lors du traitement des factures jusqu’aux propositions d’écriture.


  • Clôture en temps opportun des périodes comptables « traitées »

Si la déclaration de TVA a été établie pour un dossier, il est important de clôturer immédiatement les périodes comptables auxquelles la déclaration se rapportait, y compris dans ClearFacts. On évitera ainsi que la ou les périodes comptables (clôturée(s)) continuent à être assignées à des factures dont la date tombera dans cette/ces période(s) comptable(s) (clôturée(s)).

Il en résulte toujours des messages d’erreur et, souvent également, des interventions manuelles pour rectifier la situation.

La clôture à temps des périodes comptables est encore plus importante lors de la transition vers un nouvel exercice comptable dans la mesure où, dans ce cas précis, la période comptable clôturée se rapporte à l’exercice comptable précédent, ce qui a également un effet sur la numérotation des pièces comptables.

Dans ClearFacts, vous clôturez une ou plusieurs périodes comptables par la saisie de la nouvelle période comptable active pendant l’opération Sync manuelle.

Le fait de configurer la nouvelle période comptable induit automatiquement la clôture de la ou des « précédente(s) »/ « ancienne(s) » période(s) comptable(s).

Dans le cas où la nouvelle période comptable active n’est pas (encore) disponible dans la liste des périodes comptables, vous devez clôturer manuellement la ou les périodes comptables dans ClearFacts par le biais des paramètres de configuration des dossiers concernés.

[Configuration] – [Périodes comptables] – Cliquez sur la croix à l’arrière dans Actions pour clôturer la ou les périodes concernées:

NB :La clôture manuelle des Périodes comptables via Configuration est effectuée par Journal distinct.

Pour info :Des développements sont prévus pour qu’à l’avenir, dans la mesure du possible, les périodes comptables déjà clôturées dans le progiciel de comptabilité soient aussi automatiquement clôturées après synchronisation dans ClearFacts.


  • Ouverture à temps des « nouvelles » périodes comptables

Dans le cas où une période comptable serait clôturée dans le progiciel de comptabilité et où les factures, à partir de ce moment-là, devraient être enregistrées dans un nouvel exercice ou une nouvelle période comptable, ce nouvel exercice comptable/cette nouvelle période comptable doit également être disponible dans ClearFacts.

Pour ce faire, vous devez veiller à ce que la ou les nouvelles périodes comptables dans le progiciel comptable soient « ouvertes » et exécuter une « synchronisation » du dossier concerné.

Étant donné que le progiciel comptable chapeaute la comptabilité, ClearFacts ne peut pas, ni ne doit créer automatiquement de (nouvelles) périodes comptables, ni les ouvrir tant qu’elles ne sont pas connues dans le progiciel comptable.

NB :Si la période comptable, conformément à la date de la facture, n’est pas encore disponible dans ClearFacts, la période comptable assignée sera automatiquement celle la plus récente et encore ouverte.

Dans la liste des tâches apparaît, dans ce cas, dans la ligne de la proposition d’écriture, une indication sous la forme d’un petit triangle avec un point d’exclamation.

Ce message explicite (qui n’a pas vocation à bloquer le processus) est une invitation à vérifier que la période comptable est effectivement disponible et/ou a déjà été utilisée.

Un filtre spécifique permet, par ailleurs, de sélectionner simultanément ces propositions d’écriture : 

Si aucune période comptable ouverte n’est disponible, la période comptable est laissée vide et les factures comportent le statut NOK.