L’enrichissement pour proposition d’écriture… un petit mot d’explication complémentaire

Après la reconnaissance des données principales d’une facture, ClearFacts appliquera un enrichissement pour convertir cette facture en proposition d’écriture.

Compte tenu de l’attention croissante portée à l’enrichissement dans le processus de traitement, nous approfondissons, dans ce bulletin d’information, cette étape.

Les principales assignations concernées par l’enrichissement sont :

  1. Spécification de la Période comptable
  2. Spécification de la Contrepartie
  3. Spécification du Grand Livre
  4. Spécification du Code TVA
  5. Spécification du Numéro de document

1. Spécification de la Période comptable

La « Période comptable » est déduite de la date de facture détectée dans la facture.

La Période comptable peut toujours être modifiée dans la Liste de tâches ou pendant l’annotation/la validation de la proposition d’écriture.

NB: La sélection d’une Période comptable n’est possible que si elle est « ouverte » dans le dossier y relatif.

Si la « bonne » période comptable n’est pas disponible, soit il est impossible de sélectionner une Période comptable (la liste de sélection dans la Liste de tâches est vide dans ce cas), soit une Période comptable non adéquate (= celle qui est ouverte et la plus pertinente) sera proposée.

 


 

2. Spécification de la Contrepartie (cascade)

Si le numéro de TVA/d’Entreprise de la contrepartie a été détecté dans la facture et qu’il est, par ailleurs, déjà présent dans l’une des fiches du dossier concerné, la Contrepartie existante du dossier est sélectionnée et reprise (ainsi que les coordonnées (nom, adresse et ville) du dossier).

Dans le cas où il n’est pas possible de retrouver la Contrepartie dans le dossier, mais qu’un numéro de TVA/d’entreprise a pu être récupéré à partir de la facture, une nouvelle Contrepartie est créée et proposée sur la base des coordonnées (nom, adresse et ville) fournies par VIES ou la BCE.

 

La création d’une nouvelle Contrepartie est explicitement désignée par la mention [Nouveau fournisseur] et [Nouveau client].

CONSEIL :Éviter tant que faire se peut de créer de nouveaux Clients et Fournisseurs. Vérifiez toujours si la contrepartie n’apparaît pas d’une façon ou d’une autre dans la liste des Clients ou Fournisseurs disponibles.

Le cas échéant, sélectionnez la contrepartie déjà existante et confirmez immédiatement la suppression de la contrepartie qui vient d’être créée de manière à ne créer aucune nouvelle fiche dans le progiciel de comptabilité :

S’il est impossible de détecter le numéro de TVA/d’entreprise de la Contrepartie sur la facture (parce que le numéro n’est pas lisible ou qu’il s’agit d’une facture de particulier, par exemple), aucune Contrepartie n’est proposée dans la proposition d’écriture. Le cas échéant, la proposition d’écriture ne peut pas être envoyée (statut = NOK).

CONSEIL : Dans le cas où la détection du numéro de TVA/d’entreprise est impossible, une Contrepartie (générique) par défaut peut toujours être créée à partir des paramètres de dossier [Enrichir] :

Les différentes possibilités sont :

  • AIR – Sans nr TVA du tiers: dans ce cas, la valeur générique « Fournisseur divers » ou « Client divers » est assignée à la Contrepartie.
  • AIR – Utiliser fournisseur par défaut dans AIR: dans ce cas, le Fournisseur spécifique assigné est celui que vous avez choisi d’assigner par défaut à l’écriture en l’absence de numéro de TVA/d’entreprise détecté par AIR.
  • AIR – Utiliser fournisseur par défaut dans AIR: dans ce cas, le Client spécifique assigné est celui que vous avez choisi d’assigner par défaut à l’écriture en l’absence du numéro de TVA/d’entreprise détecté par AIR.

3. Spécification de la Catégorie ou du compte du Grand Livre (cascade)

Pour la spécification de la Catégorie ou du compte du Grand Livre de la première ligne de détail de la proposition d’écriture, plusieurs vérifications sont effectuées en cascade, afin de contrôler :

[1] La présence d’un Compte de Grand Livre standard dans la fiche du Client ou du Fournisseur dans le logiciel de comptabilité ;

[2] S’il n’y en a pas, une recherche est lancée dans le Compte de Grand Livre le plus récemment utilisé dans l’historique des transactions du logiciel de comptabilité pour la Contrepartie concernée ;

[3] En dernier recours, on recherche la dernière Catégorie utilisée dans l’historique des propositions d’écriture de ClearFacts.

[4] Dans le cas spécifique du traitement des Factures de vente, il est possible de paramétrer un compte de vente par défaut dans lequel les écritures seront enregistrées si rien n’a été trouvé – notamment lorsqu’un nouveau client est créé – au terme du processus de recherche en cascade supra.

[Paramètres du dossier – Enrichir : Compte de vente par défaut] :

[5] Si, après avoir appliqué les règles supra, aucune Catégorie ni aucun compte de Grand Livre ne peut être proposé, la ligne de détail est créée dans un Compte d’attente (999999, 499999, 499000).


4. Spécification du code de TVA (cascade)

Pour la spécification du Code de TVA, une série de vérifications est effectuée en cascade. Celles-ci portent sur :

[1] Le Code de TVA par défaut tel que configuré dans le logiciel de comptabilité :

1) La fiche du client ou du fournisseur

2) Le compte de Grand Livre

NB: Cette première règle s’applique aujourd’hui uniquement aux connecteurs WinBooks et Exact Online !

[2] Dans les autres cas, ClearFacts reprend le Code de TVA lié à la rubrique du schéma de rubriques du dossier de ClearFacts, en accord avec le Grand Livre sélectionné.

Voir [Configuration – Rubriques comptes de résultats] :

[3] Pour terminer, un algorithme est appliqué sur la base du code du pays du Client ou du Fournisseur sélectionné en combinaison avec le compte de Grand Livre sélectionné.

  • Par exemple : Achat de BE & 61 -> Biens & Services nationaux 21 %
  • Par exemple : Achat de NL & 60 -> Achats intracommunautaires marchandises 21 %

5. Spécification du Numéro de document

Lors de l’envoi des Propositions d’écriture à partir de la Liste de Tâches, le tri des Propositions d’écriture intervient selon les critères « Journal », « Période comptable » et « Numéro de facture ».

Ensuite, les Propositions d’écriture sont numérotées de façon séquentielle en sachant que le premier Numéro de document sera le premier numéro disponible de la série pour le Journal concerné.

NB: Pour la composition du Numéro de document, il est tenu compte du formatage tel que configuré dans les paramètres de configuration du Journal concerné :