Monitoring: wees aandachtig voor de ‘Acties kantoormedewerker vereist’

ClearFacts heeft als doel om de  doorstroming van facturen en boekingsvoorstellen naar uw boekhoudsoftware vlot en permanent mogelijk te maken. Onze hard- en software draait dan ook 24/7.

Het proces van documentdoorstroming en -verwerking staat onder permanent toezicht (monitoring).

In normale omstandigheden zijn er geen ‘gefaalde’ taken voor een dossier en gebeurt de documentdoorstroming via de connector volledig automatisch (zonder tussenkomst).

In de ‘Actieve klanten monitor‘ wordt een vlotte doorstroming aangegeven via een zwart taken-icoontje vóór de dossiernaam:


Wanneer een taak faalt en dus niet volledig automatisch kan afgewerkt worden, zal het Support-team ingrijpen, het (technisch) probleem proberen verhelpen en de vastgelopen ‘taak’ opnieuw opstarten.

Problemen die door het Support-team dienen verholpen te worden, worden gesignaleerd met een rood taken-icoontje in de lijst van actieve klanten.

TIP: U hoeft voor deze (rode) ‘gefaalde’ taken geen Helpdesk-ticket te maken noch de Support-lijn te bellen om te wijzen op de gefaalde taak . De gefaalde taken verschijnen in de overzichten van het Support-team en worden steeds met de nodige aandacht opgevolgd en behandeld. Bij hoogdringendheid staat het u uiteraard vrij om de prioriteit te benadrukken


In bepaalde gevallen wordt echter uw actieve betrokkenheid gevraagd als kantoormedewerken bij het verwerken van een gefaalde taak. Er dient in dat geval een actie uitgevoerd te worden die niet kan uitgevoerd worden door een Support-medewerker. Het betreft typisch een actie binnen het boekhoudpakket waar het dossier actief is en de Support-medewerkers geen toegang toe hebben.

Dossiers waarvoor u als kantoormedewerker of dossierbeheerder dient in te grijpen, worden op 2 manieren gesignaleerd:

  • met een oranje taken-icoontje (Actie medewerker verijst) in de lijst van actieve klanten:

  • met een aantal (#) in de ‘Monitoring dossier‘ van het betreffende dossier:

Wanneer u doorklikt op deze icoontjes komt u in een overzichtscherm terecht Opvolging synchronisatie waar alle taken van het betreffende dossier (of alle dossiers indien u rechten heeft op kantoorniveau) kunnen bekeken worden.

Voor de gefaalde taken waarvoor u zelf de oplossing kan bieden ziet u onder status de melding Actie medewerker vereist. In de kolom Instructies wordt vervolgens aangegeven welke actie u als kantoormedewerker dient uit te voeren om het probleem op te lossen.

Na het uitvoeren van de instuctie wordt meestal gevraagd om de gefaalde taak opnieuw op te starten. Dit kan u zelf doen door op het Actie-icoontje rechts te klikken.

Enkele voorbeelden van vaak voorkomende instructies voor kantoormedewerkers (afhankelijk van het achterliggende boekhoudpakket):

  • Exact Online: 
    • Voor het aanmaken van het dossier ‘XYZ’ zijn de dossier-rechten van ClearFacts nog niet ingesteld.
      Gelieve de rechten voor de ClearFacts gebruiker toe te voegen aub.
  • Wings
    • De database versie van Wings voor dit dossier is verouderd.
      Kan u het Wings dossier updaten naar nieuwe database-structuur aub?
      Beheer | Updaten dossiers.
  • Expert-M
    • Aan dit document is reeds een betaling gekoppeld waardoor deze boeking niet verwijderd kan worden.
      Gelieve de betaling te verwijderen en daarna de Verwijder-taak opnieuw te lanceren.
    • De database voor dit dossier XYZ is niet aanwezig op de Expert-M server.
      Er staat wel een backup database.
      Als de Expert-M database terug beschikbaar is kan de taak opnieuw gestart worden.
  • Adsolut
    • Er is geen open boekperiode gevonden voor periode: 201802.
      Gelieve deze periode eerst aan te maken of te heropenen in het boekhoudpakket
  • WinBooks
    • Er is geen open btw periode gevonden voor boekperiode: 201709 en 201712.
      Gelieve deze periode te heropenen in het boekhoudpakket, en daarna de taak opnieuw te lanceren via het icoontje rechts aub.
      Als dit boekjaar definitief gesloten is en dit document moet overgezet worden naar volgend boekjaar, gelieve dan contact op te nemen met support@clearfacts.be

Mogen we u vragen om deze instructies steeds zo snel mogelijk uit te voeren en/of op te volgen. Waarvoor dank!