Optimaal gebruik van je uniek e-mailadres

Bij de activatie van je dossier(s) in ClearFacts werd voor elk van deze dossiers een uniek e-mailadres aangemaakt.

Dit e-mailadres bevat je BTW of ondernemingsnummer en de (verkorte) naam van je accountant of boekhoudkantoor. Bij het versturen van documenten naar dit algemene e-mailadres komen deze documenten binnen ClearFacts bovenaan in een blauw-omkaderde toewijzingslijst te staan. De betreffende documenten dienen in dat geval eerst aan een TYPE toegewezen te worden vooraleer te verwerken.

TIP: Gebruik de afgeleide e-mailadressen om je documenten onmiddellijk het juist TYPE mee te geven. Deze afgeleide e-mailadressen vind je onder de Instellingen van je dossier:

Unieke e-mailadressen via InstellingenMaak deze afgeleide adressen éénmalig aan binnen je e-mailprogramma, bewaar hen en maak er nadien handig gebruik van bij het doorsturen van je aan- en verkoopfacturen.

Via het onderwerp van de e-mail beschik je over een tweede, alternatieve methode om documenten onmiddellijk toe te wijzen aan een document TYPE:

  • Voor Aankoop: Laat het onderwerp van de mail voorafgaan door een ‘a’ of ‘A’ gevolgd door een spatie
  • Voor Verkoop: Laat het onderwerp van de mail voorafgaan door een ‘v’ of ‘V’ gevolgd door een spatie
  • Voor Divers: Laat het onderwerp van de mail voorafgaan door een ‘d’ of ‘D’ gevolgd door een spatie

 

Geef een reactie