Kantoorschema: Verbeteringen aan de GL-rekening-configuratie

Via het kantoorschema bepaalt u welke grootboekrekeningen gebruikt kunnen worden tijdens de validatie van boekingsvoorstellen. Verder bepaalt u binnen het schema ook de hoofdrubriek en de standaard BTW-code van deze rekeningen.

Recent werden er 2 nieuwe functies toegevoegd aan het kantoorschema:

  1. De mogelijkheid om voor balansrekeningen een apart schema aan te maken
  2. De mogelijkheid om bepaalde grootboekrekeningen te gebruiken voor zowel aankoop als verkoop

1. De mogelijkheid om voor balansrekeningen een apart schema aan te maken

1.a. Default instellingen op kantoorniveau

Bij de kantoorinstellingen (tabblad “Kantoorschema”)  is het nu mogelijk om, naast het gekende schema “Resultatenrekeningen“, ook een schema “Balansrekeningen” aan te maken en/of te beheren.

Met behulp van de “Lijn toevoegen” knop kunnen er nieuwe rekeningen worden toegevoegd aan het schema “Balansrekeningen”. Het betreffen typisch generieke rekeningen die u voor al uw dossiers wenst te kunnen gebruiken.

Bij het toevoegen van een rekening dient u volgende parameters in te vullen:

  • Patroon grootboekrekening: hier vult u het patroon in van de balansrekeningen(en) waarop u wenst te kunnen boeken. U kan een volledig rekeningnummer invoeren OF een verkort patroon:
    • Volledig rekeningnummer (bijvoorbeeld: 418000): Wanneer u een volledig rekeningnummer ingeeft, zal enkel dit rekeningnummer worden toegevoegd aan de lijst van beschikbare rekeningen voor het betreffende dossier (voorwaarde: het betreffende rekeningnummer is actief binnen het rekeningenstelsel van het dossier in het boekhoudpakket).
    • Een verkort patroon (bijvoorbeeld: 41): Wanneer u een verkort patroon ingeeft, zullen alle rekeningnummers uit het achterliggende rekeningenstelsel die beginnen met dit patroon worden toegevoegd in het schema op dossierniveau.
  • BTW-code: hier kan u aangeven welke standaard BTW-code dient gebruikt te worden bij selectie van de betreffende rekening indien de BTW-code niet uit de historiek van de boekingen wordt gehaald.
  • Naam rekening: hier kan u puur informatief een naam geven aan het rekeningnummer of aan het verkort patroon.
  • Annotatie toelaten: in deze kolom kan u aangeven of u de betreffende rekeningen(en) wenst te gebruiken tijdens de validatie van aankoop- of verkoopfacturen, of beide samen.
  • Alias voor naam rekening: Hier kan een alias voor de naam van de rekening ingevoerd worden.

Na het invullen van de nodige gegevens kan de nieuwe lijn bevestigd worden door op de blauwe “Opslaan” knop te klikken.

1.b. Toepassen van de kantoorschema’s op dossierniveau

De kantoorschema’s ‘Resultatenrekeningen’ en ‘Balansrekeningen’ zullen toegepast worden op het rekeningenstelstel van een dossier.

Dit gebeurt op twee momenten:

  1. Bij het activeren en synchroniseren van een nieuw dossier
  2. Wanneer voor een actief dossier een “Reset” van de rekeningen wordt doorgevoerd

Onderstaande animatie geeft weer wat er juist gebeurt bij het ‘resetten’ van het schema ‘Andere rubrieken’.

In het voorbeeld worden alle grootboekrekeningen beschikbaar tijdens de validatie die beginnen met nummer 41 (zoals gedefinieerd met het verkort patroon op kantoorniveau) en dit uitsluitend bij de verwerking van de aankoopfacturen (Annotatie toelaten = Voor aankoop) van het betreffende dossier:

https://gyazo.com/3ee90eb88ced0260bc2d17d603e47847


2. De mogelijkheid om bepaalde GL-rekeningen te gebruiken voor aankoop en verkoop

Zowel op kantoor- als op dossier-niveau is het mogelijk om aan te geven dat bepaalde grootboekrekeningen kunnen gebruikt worden bij de verwerking van zowel aankoop- als verkoopfacturen. Deze mogelijkheid is voorzien voor zowel de Resultatenrekeningen als alle andere rekeningen.

Bij het aanmaken of aanpassen van een rekening, kan in de kolom “Annotatie toestaan” gekozen worden uit de volgende waarden:

  • Voor Aankoop: de betreffende rekening zal in dat geval enkel gebruikt kunnen worden bij het verwerken van Aankoopfacturen
  • Voor Verkoop: de betreffende rekening zal enkel gebruikt kunnen worden bij het verwerken van Verkoopfacturen
  • Voor beide: de rekening zal gebruikt kunnen worden bij het verwerken van zowel Aan- als Verkoopfacturen
  • Nee: de rekening zal niét beschikbaar gesteld worden aan eindgebruikers die facturen verwerken binnen een Controle-dossier.

Opgeletbij Werklijst-dossiers wordt de lijst met beschikbare rekeningen NIET beperkt voor de kantoormedewerkers door de waarde ‘Nee’ te gebruiken , tenzij dit op kantoorniveau zo werd ingesteld met de optie “Beperking rubrieken in Werklijst”:

Tot slot, twee voorbeelden van gevallen waar het interessant kan zijn om een bepaalde rekening in te stellen op “Voor beide”:

  • Bij dossiers die vaak werken met leeggoed wordt dezelfde rekening vaak gebruikt voor zowel aan- als verkoopfacturen. Door deze rekening in te stellen als “Voor beide” zal de rekening gebruikt kunnen worden bij aankoop- én verkoopfacturen.
  • In sommige gevallen bevat een verkoopfactuur ook kosten voor de leverancier die bij de leverancier op een 6-rekening geboekt dienen te worden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de verkopen van landbouwers aan veilingen. Deze kostenposten kunnen dus bij de verwerking van de verkoopfactuur rechtstreeks op de juiste 6-rekening geboekt worden.