Schéma de bureau : Améliorations de la configuration des comptes GL

Le schéma du bureau vous permet de déterminer quels comptes grand livre peuvent être utilisés pendant la validation des propositions comptables. Vous déterminez également à l’intérieur du schéma la catégorie principale et le code TVA par défaut de ces comptes.

Nous avons récemment ajouté 2 nouvelles fonctions au schéma de bureau :

  1. La possibilité de créer un schéma à part pour les comptes de balance
  2. La possibilité d’utiliser certains comptes grand livre  aussi bien pour les achats que pour les ventes

1. LA POSSIBILITÉ DE CRÉER UN SCHÉMA À PART POUR LES COMPTES DE BALANCE

1.a. Paramètres par défaut au niveau du bureau

Dans les paramètres de bureau (onglet “Schéma du bureau”),  il est à présent possible de créer et/ou de gérer, outre le schéma “Comptes de résultat“ bien connu, un schéma “Comptes de balance”.

Avec le bouton “Ajouter ligne”, de nouveaux comptes peuvent être ajoutés au schéma “Comptes de balance”. Il s’agit le plus souvent de comptes génériques que vous souhaitez pouvoir utiliser pour tous vos dossiers.

Pour ajouter un compte, vous devez remplir les paramètres suivants :

  • Racine des comptes : remplissez ici la racine du ou des comptes de balance sur lesquels vous souhaitez pouvoir réaliser des écritures. Vous pouvez saisir un numéro de compte entier OU une racine abrégée :
    • Numéro de compte entier (par exemple : 418000) : Si vous indiquez un numéro de compte entier, seul ce numéro de compte sera ajouté à la liste des comptes disponibles pour le dossier concerné (condition: le numéro de compte en question est actif à l’intérieur d’un plan comptable du dossier dans le logiciel comptable).
    • Une racine abrégée (par exemple : 41) : Si vous saisissez une racine abrégée, tous les numéros du compte du plan comptable associé commençant par cette racine seront ajoutés au schéma au niveau du dossier.
  • Code TVA : vous pouvez indiquer ici le code TVA standard à utiliser pour la sélection du compte concerné si le code TVA n’est pas extrait de l’historique des écritures.
  • Nom de compte : vous pouvez donner à titre purement informatif un nom au numéro de compte ou à la racine abrégée.
  • Annotation acceptée : vous pouvez indiquer dans cette colonne si vous souhaitez utiliser le ou les comptes concernés pendant la validation de factures d’achat ou de vente, ou des deux types à la fois.
  • Alias du nom de compte: Vous pouvez introduire un alias pour le nom du compte.

Une fois les données nécessaires remplies, vous pouvez confirmer la nouvelle ligne en appuyant sur le bouton bleu “Sauver”.

1.b. Application des schémas de bureau au niveau du dossier

Les schémas ‘Comptes de résultat’ et ‘Comptes de balance’ seront appliqués au plan comptable d’un dossier.

Ceci a lieu à deux moments :

  1. Lors de l’activation et de la synchronisation d’un nouveau dossier
  2. Quand on réinitialise les comptes pour un dossier actif

 

2. LA POSSIBILITÉ D’UTILISER CERTAINS COMPTES GRAND LIVRE AUSSI BIEN POUR LES ACHATS QUE POUR LES VENTES

Il est possible aussi bien au niveau du bureau qu’au niveau du dossier d’indiquer que certains comptes grand livre peuvent être utilisés en vue du traitement à la fois de factures d’achat et de factures de vente. Cette possibilité est prévue à la fois pour les Comptes de résultat et tous les autres comptes.

Lors de la création ou de l’adaptation d’un compte, on peut choisir dans la colonne “Annotation autorisée” une des valeurs suivantes :

  • Pour achat : le compte concerné pourra alors uniquement être utilisé pour le traitement de factures d’achat
  • Pour vente : le compte concerné pourra uniquement être utilisé pour le traitement de factures de vente
  • Pour les deux : le compte pourra être utilisé pour le traitement de factures d’achat et de vente
  • Non : le compte ne sera pas mis à la disposition des utilisateurs finaux qui traitent des factures au sein d’un dossier de contrôle.

Attention : pour les dossiers Liste de travail, la liste de comptes disponibles n’est PAS limitée pour les collaborateurs au bureau si l’on utilise la valeur ‘Non’, à moins que cela n’ait été fixé au niveau du bureau avec l’option “Limiter catégories dans la Liste de travail”:

Pour conclure, deux exemples de cas dans lesquels il peut être intéressant de paramétrer un compte déterminé sur “Pour les deux” :

  • Pour les dossiers qui travaillent souvent avec des vidanges, on utilise souvent le même compte pour les factures des deux types. Si ce compte est paramétré comme “Pour les deux”, il pourra être utilisé pour les factures des deux types.
  • Dans certains cas, une facture de vente comporte aussi des coûtspour le fournisseur qui doivent être comptabilisés sur un compte 6. C’est par exemple le cas des ventes d’agriculteurs à des criées. Ces postes de coûts peuvent donc être comptabilisés directement sur le bon compte 6 lors du traitement de la facture de vente.