Nieuw! Een ‘template’ voor Documentnummers

Tot op heden kon je via de ClearFacts Beheermodule voor een bepaald dossier het ‘eerstvolgende te gebruiken documentnummer’ bepalen en ingeven per dagboek.

Hiervoor selecteer je het Actieve dossier – Configuratie – Dagboeken:

Dagboeken - Volgend documentnummer

Na het invoeren en bewaren van dit ‘Volgend documentnummer’ nummert ClearFacts in het betreffende dagboek sequentieel verder vanaf het ingevoerde nummer. Deze methode werd ook vaak gebruikt bij de overgang naar een nieuw boekjaar.

In aanvulling van deze bestaande functionaliteit kan je nu echter het gewenste formaat (of template) voor de documentnummering bepalen. Op die manier wordt bij de overgang naar een nieuw boekjaar automatisch het juiste documentnummer toegekend (bijv 20150123 > 20160001).

De documentnummer-template kan ingesteld worden per Dagboek en dit:

  • op het niveau van het kantoor door een Admin-medewerker, typisch voor de Aankoop-dagboeken omdat ClearFacts daar zelf het volgnummer bepaalt. Eens het formaat is ingesteld op kantoor-niveau, wordt het bij nieuw geactiveerde klanten automatisch overgenomen binnen de desbetreffende dagboeken.
  • of specifiek op het niveau van het dossier, typisch gebruikt voor de Verkoop-dagboeken omdat klanten hun uitgaande facturen niet allemaal op dezelfde manier nummeren. Selecteer ook hiervoor het Actieve dossier – Configuratie – Dagboeken:

Template Documentnummer

De instructies hoe een documentnummer-template kan opgesteld worden, vind je achter het info-vraagteken.

Opgelet: Na het instellen van een template op Kantoor-niveau, dien je voor de huidige, reeds geactiveerde dossiers, eenmalig nog het juiste formaat per dagboek in te stellen.

Indien geen specifiek formaat wordt ingegeven, blijft de gewone, bestaande sequentiële nummering 1,2,3, … doorlopen.

Geef een reactie