Maakt u uw verkoopfacturen in Teamleader?

  Dankzij de integratie tussen Teamleader en ClearFacts kan u er voor zorgen dat de verkoopfacturen die u opmaakt in Teamleader automatisch en rechtstreeks terecht komen in ClearFacts.

In dit item leggen we uit hoe u deze koppeling kan activeren.

Stap 1: Installeer de ClearFacts integratie vanuit de Teamleader Marketplace

Zoek in de Teamleader Marketplace naar de (gratis) ClearFacts app, of gebruik deze rechtstreekse link.

Vanop deze pagina kan u klikken op de “Toevoegen” knop om de ClearFacts-integratie te activeren. Teamleader zal daarna aan ClearFacts de nodige toegangen geven binnen uw Teamleader account. Klik op “GEEF TOEGANG”.

Stap 2: Verbind Teamleader met uw ClearFacts account

Vervolgens komt u in een ClearFacts omgeving terecht, waar u dient in te loggen met uw eigen ClearFacts gebruikersnaam en wachtwoord.

Indien u bij Teamleader OF bij ClearFacts over meerdere accounts / dossiers beschikt, zullen we u in een volgende stap vragen welke Teamleader accounts (‘Departments‘ genaamd) we moeten koppelen aan welke ClearFacts dossiers (of ‘Companies‘). Dit doet u door per Teamleader Department de juiste ClearFacts Company aan te duiden:

Wanneer deze stap succesvol wordt afgerond zal u deze bevestiging te zien krijgen:

Stap 3: Gebruik de integratie

Van zodra stap 1 en stap 2 zijn afgerond, zullen de nieuw aangemaakte verkoopfacturen elke nacht worden doorgestuurd van Teamleader naar de digitale postbus ‘Verkoop’ van ClearFacts.

Opgelet, enkel facturen waarbij in Teamleader is gekozen voor “Opslaan & Inboeken” worden geselecteerd en op die manier verstuurd.

Tot slot, een belangrijk aandachtspunt bij deze synchronisatie:

  • Elke factuur wordt slechts één maal verstuurd van Teamleader naar ClearFacts. Indien u dus de dag na het “inboeken” van een factuur deze factuur nog aanpast in Teamleader, stromen deze aanpassingen niet door naar ClearFacts. In dat geval dient u manueel de nodige correctie-acties te ondernemen (verwijderen van factuur in ClearFacts, downloaden van factuur uit Teamleader, opladen van factuur in ClearFacts)

Tip!

Om de Teamleader verkoopfacturen vanuit ClearFacts onmiddellijk te laten doorstromen naar uw accountant/boekhouder, kan u in de dossierinstellingen de optie “Auto-forward verkoopfacturen” activeren. Om dit te doen klikt u in uw online portaal op het gebruikers-icoontje rechts bovenaan, en vervolgens op “Dossiersintellingen”. In dit scherm kan u de auto-forward activeren voor verkoopfacturen:

Van zodra deze optie is ingesteld, worden binnenkomende verkoopfacturen uit Mail, Dropbox of andere externe applicaties (zoals Teamleader) onmiddellijk doorgestuurd voor verwerking. Op die manier wordt de digitale postbus ‘Verkoop’ niet actief gebruikt.