Nieuwe “Help”-status in de Werklijst

In bepaalde gevallen kan het interessant zijn om tijdens de validatie van facturen in de Werklijst aan te geven dat er extra hulp nodig is voor de verwerking van dit document.

Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de persoon die de validatie doet niet helemaal zeker is over de juiste boek-wijze, en toch graag deze boeking helemaal correct afwerkt alvorens de boeking naar de boekhoudsoftware te sturen.

Om deze situatie te kunnen opvangen, is er een nieuwe actie en een nieuwe status voorzien. In dit artikel leggen we uit hoe deze functionaliteit kan geactiveerd en gebruikt worden.

1. Activatie van de help-functionaliteit

Om gebruik te kunnen maken van de help-actie en -status dient de functionaliteit eerst geactiveerd te worden op kantoorniveau. Hiervoor gaat u naar “Kantoorinstellingen => “Hoe annoteren?” en duidt u de optie Gebruik de ‘help’-status bij het verwerken van boekingsvoorstellen aan

2. Gebruiken van de help-functionaliteit

Van zodra deze optie is aangeduid verschijnt er een extra actie tijdens het annoteren van een document in de werklijst: naast het vuilbakje om documenten te verwijderen zal nu het icoontje van een reddingsboei getoond worden.

Het klikken op dit icoontje zal twee acties uitvoeren:

  1. Het document dat op dit moment wordt geannoteerd zal de status “Help” krijgen.
  2. De wijzigingen in de annotatie van dit document worden opgeslagen, en het volgend document wordt getoond.

In de list-view zal dit document er vervolgens als volgt uitzien:

Opgelet: technisch gezien beschouwen we deze help-status als een (rode) NOK-status. Een document met de status help kan dus niet verzonden worden naar het boekhoudpakket.

Om de status aan te passen naar “Checked” volstaat het om het document te openen, (eventueel wijzigingen aan te brengen), en op te slaan.

3. Opvolgen van de help-functionaliteit

Bij het activeren van deze optie op kantoorniveau wordt er daarenboven ook een nieuwe kolom in de Actieve Klanten Monitor voorzien.

Het cijfer in deze kolom geeft weer hoeveel documenten in de werklijst de status “Help” dragen. (Het aantal zal dus altijd kleiner of gelijk aan het aantal “te valideren documenten” zijn).

Wanneer u klikt op het cijfer in deze kolom wordt u naar de werklijst gestuurd, waar automatisch gefilterd zal worden op de “help” status.