Nieuw: Verrijking met meerdere detaillijnen

De automatische verwerking van facturen in ClearFacts bestaat uit twee onderdelen: de herkenning en de verrijking.

  1. Tijdens de herkenning zal de AIR module (Automatic Invoice Recognition) de basisgegevens van de factuur aflezen.
  2. Nadien, tijdens de verrijking, wordt de factuur omgevormd tot een boekingsvoorstel, onder meer aan de hand van de historische gegevens uit het dossier. De logica die toegepast wordt tijdens de verrijking heeft recent een belangrijke update gekregen.

In dit artikel concentreren we ons op de recente wijzigingen in de logica van de verrijking. Een volledig overzicht van de ClearFacts verrijking kan gelezen worden in een vorig nieuwsitem.

We maken een onderscheid tussen de volgende drie aanpassingen:

  1. Verrijking tot een boekingsvoorstel met meerdere detaillijnen.
  2. Verrijking tot een boekingsvoorstel met meerdere detaillijnen, inclusief ingevulde bedragen per detaillijn.
  3. De mogelijkheid om tijdens de annotatie gebruik te maken van de recentste en meest gebruikte “templates” (= een combinatie van GL-rekeningen en BTW-codes)

1. Verrijking tot een boekingsvoorstel met meerdere detaillijnen.

Voor het bepalen van een boekingsvoorstel gaat ClearFacts in eerste instantie de historiek voor de herkende tegenpartij raadplegen binnen het dossier. Indien ClearFacts vaststelt dat er voor de betreffende tegenpartij de laatste twee boekingen dezelfde “boekingstemplate” werd gebruikt (combinatie van rubrieken en BTW-codes), dan zal ClearFacts automatisch deze template voorstellen.

Tijdens de validatie in de werklijst zal u dus bijvoorbeeld volgende detaillijnen zien op het annotatiescherm:

In dit geval worden dus de (juiste) detaillijnen voorgesteld, en dienen enkel nog de bedragen exclusief btw ingevuld te worden.

Indien er slechts twee detaillijnen zijn waarvoor de bedragen nog ingevuld dienen te worden, volstaat het om de maatstaf van heffing voor de eerste detaillijn in te vullen. De overige bedragen zullen op basis daarvan automatisch berekend en ingevuld worden.

2. Verrijking tot een boekingsvoorstel met meerdere detaillijnen, inclusief ingevulde bedragen per detaillijn

In sommige gevallen zal de verrijking tot meerdere detaillijnen ook meteen de bedragen op de detaillijnen invullen. Hiervoor moet aan volgende 2 voorwaarden voldaan zijn:

  • Het totaalbedrag van de herkende factuur is identiek aan het totaalbedrag van de twee vorige facturen uit de historiek;
  • Ook de detaillijnen van de twee vorige facturen bevatten dezelfde bedragen.

Indien aan deze voorwaarden is voldaan zullen dus bijvoorbeeld volgende detaillijnen voorgesteld worden door de verrijking.

3. Gebruik van templates tijdens de validatie

Tijdens de validatie hebt u bovendien de mogelijkheid om de laatste gebruikte combinaties van rekeningen/rubrieken en btw-codes (= templates) te bekijken. Hiervoor klikt u op het nieuwe template-icoontje dat in het rood is aangeduid in onderstaande afbeelding.

Van zodra u hierop klikt worden de historische templates links getoond op volgende manier:

Per template wordt ook een indicatie “OK / NOK” gegeven.

Indien de template “OK” is, wil dit zeggen dat het boekingsvoorstel dat in ClearFacts werd opgemaakt en doorgestuurd later niét meer werd aangepast in de boekhoudsoftware.

NOK” geeft aan dat er achteraf in de boekhoudsoftware nog wijzigingen en/of correcties werden aangebracht aan de boeking die via ClearFacts werd ingevoerd.