Efficiënt ‘bonnetjes’ boeken

Het verwerken en boeken van onkosten (uitgaven zonder factuur) en ‘bonnetjes’ leidt geregeld tot frustraties en tijdverlies. Kan deze documentenflow gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden? Zeker!

Dankzij de ClearFacts Mobile App kan je inzetten op efficiëntiewinsten.

Stap 1: De klant neemt een foto met de ClearFacts mobiele app

Je klant neemt een foto van zijn ticket, rekening of bonnetje met de mobile app. Hij geeft aan om welk ‘type’ kost het ging (Restaurant, Parking, Taxi, …) evenals het bedrag dat werd uitgegeven. Deze informatie kan later door de kantoormedewerker nog aangepast/gecorrigeerd worden tijdens de verwerking in de Werklijst.

Optioneel kan de klant ook de betaalwijze en een opmerking of instructie meegeven.

Het document en de relevante gegevens worden vervolgens doorgestuurd naar de digitale aankoop-postbus van de geselecteerde onderneming.

Stap 2: De klant stuurt het bonnetje door voor verwerking vanuit zijn klantenportaal

Alle te verwerken boekhoudkundige stukken worden verzameld in de digitale postbussen van het klantenportaal. In de digitale postbus Aankoop krijgen de documenten die via de mobiele app werden doorgestuurd, het kanaal ‘App’ toegewezen. Deze documenten (de ‘bonnetjes’) kunnen ook apart gefilterd worden in de postbus aan de hand van de [Filter bonnen].

Aan de hand van de preview-actie kunnen de details van elk document opgeroepen worden. Optioneel kan de naam van het document nog worden aangepast (linksboven) of een opmerking ingegeven of vervolledigd (rechtsonder).

Vervolgens kan het document op de gebruikelijke manier doorgestuurd worden voor verwerking. Het doorsturen kan ook gebeuren vanuit de digitale postbus op basis van een selectie.

Stap 3: De kantoormedewerker valideert het boekingsvoorstel in de Werklijst

Het document komt na herkenning en verrijking terecht in de Werklijst ‘Aankoop’. Bij de eerste verwerking van dit type document (bijv. Restaurant) zal de AIR-herkenning nog op zoek gaan naar het BTW-nummer van de tegenpartij. Indien de tegenpartij nog niet bestaat in het betreffende dossier, zal een boeking op deze nieuwe tegenpartij voorgesteld worden in combinatie met de wachtrekening.

In het annotatiescherm kan de tegenpartij desgewenst vervangen worden door een ‘generieke’ tegenpartij die binnen het betreffende dossier gebruikt wordt voor het boeken van bijvoorbeeld restaurant of hotel kosten.

Bij het aanpassen van de tegenpartij zal de toepassing vragen of de gevonden tegenpartij moet ‘opgeslagen’ worden in het dossier. Meestal betreft het de vennootschap achter een restaurant, hotel, taxi-dienst, …

Indien deze tegenpartij niet moet bewaard worden, geef dit dan correct aan met de juiste vinkjes wanneer deze voorgesteld worden.

Vervolgens kan u bevestigen dat de geselecteerde (generieke) tegenpartij in het vervolg mag gebruikt worden bij de verrijking van dat type document dat zonet werd verwerkt.

Na de selectie van de nieuwe (generieke) tegenpartij wordt in de detaillijn de grootboekrekening (Rubriek) en Btw code voorgesteld die binnen het dossier recent gebruikt wordt in combinatie met de geselecteerde tegenpartij.

Tenslotte kan u de boeking bevestigen en opslaan. U keert terug naar de Werklijst (Sneltoets: CTRL + S) of gaat verder met het volgende boekingsvoorstel dat klaarstaat in de Werklijst (Sneltoets: CTRL + pijltje rechts).