Labels of Tags toevoegen aan documenten

Sinds kort is het mogelijk om documenten te taggen met één of meerdere labels. Deze labels kunnen vervolgens gebruikt worden als zoekveld binnen het archief. In dit artikel leggen we uit hoe labels toegevoegd kunnen worden, en hoe je facturen kan opzoeken met een bepaald label.

Labels kunnen gebruikt worden voor een brede waaier aan categorisaties. Zo kan u bijvoorbeeld labels maken voor specifieke vestigingen, voertuigen, projecten of departementen.

Daarenboven kan u Labels gebruiken voor zowel aankoopfacturen, verkoopfacturen als diverse documenten.

Toevoegen van labels

Om een label toe te voegen aan een gearchiveerd document dient u eerst het preview-scherm van het document te openen. Dit kan u doen door op het oogje te klikken naast het document.

In de digitale postbussen Aankoop, Verkoop en Divers kan u eveneens op het label-icoontje klikken dat rechts naast de bestandsnaam verschijnt wanneer je over het document beweegt met de cursor:

Openen preview scherm vanuit postbussen

In het document preview-scherm zal u aan de rechterkant nu de sectie “Labels” zien. In dit vak kan u labels toevoegen door gewoon te typen. Wanneer u de eerste letters typt van een label dat u al hebt gebruikt, zal dat label voorgesteld worden. Om een label te bevestigen drukt u op Enter, of klikt u op het voorgesteld label.

Toevoegen labels

Labels kunnen dus toegevoegd worden op alle plaatsen in het klantenportaal waar een preview van het document bekeken kan worden (postbussen, in verwerking, archief & historiek).

TIP: om een lijst van alle bestaande labels te krijgen, kan u twee keer op het Labels tekstvak klikken.

Zoeken op labels

In het archief werd een nieuwe zoekfilter toegevoegd om documenten aan de hand van een label te kunnen opzoeken.

Extra zoekfilter in archief

Wanneer u een bestaand label selecteert, en daarna op “Filter” klikt, worden de documenten getoond die het geselecteerd label bevatten.


Tot slot, nog enkele overige opmerkingen over deze functionaliteit:

  • Een label wordt automatisch verwijderd wanneer er geen enkel document meer gevonden wordt dat het betreffende label bevat.
  • Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de labels voor Aankoop, Verkoop of Divers.
  • Het label wordt enkel gebruikt in het klantenportaal, en stroomt dus op geen enkele manier door naar de achterliggende boekhouding.
  • Op termijn zal deze functionaliteit nog wat verder uitgebreid worden. Zo voorzien we in de toekomst o.a. de mogelijkheid om ook in onze mobiele applicatie het archief te doorzoeken op basis van een label.