Ajouter des libellés ou étiquettes à un document

Il existe depuis peu la possibilité d’ajouter une ou plusieurs libellés à un document. Elles pourront ensuite servir de critères de recherche afin de consulter l’archive. Cet article explique comment ajouter ces libellés et comment rechercher des factures munies d’une libellée donnée.

Les libellés peuvent servir à un vaste éventail de catégorisations. On peut ainsi en créer pour des filiales, des véhicules, des projets ou des départements spécifiques.

On peut en outre les appliquer indifféremment à des factures d’achat ou de vente ou à des documents divers.

Ajouter un libellé

Pour ajouter un libellé à un document archivé, commencez par ouvrir l’écran d’aperçu du document, en cliquant sur l’œilleton à côté du document.

Dans les boîtes aux lettres électroniques Achat, Vente et Divers, vous pouvez aussi cliquer sur l’icône d’étiquette qui apparaît à droite du nom si vous placez votre curseur sur le document :

L’écran d’aperçu contient désormais une section « Libellés » à droite. Vous pouvez simplement y saisir vos étiquettes. Si vous tapez les premières lettres d’une étiquette que vous avez déjà utilisée, cette étiquette vous sera proposée. Vous pouvez confirmer l’étiquette en appuyant sur Enter ou en cliquant sur l’étiquette proposée.

On peut donc ajouter un libellé à tous les emplacements du portail clients où un aperçu du document peut être consulté (boîtes aux lettres, en traitement, archive & historique).

ASTUCE : pour obtenir la liste des étiquettes déjà existantes, vous pouvez cliquer ou double-cliquer sur la barre d’espace dans le champ « Étiquettes ».

Rechercher des libellés

Un nouveau filtre de recherche a été ajouté dans l’archive pour rechercher des documents sur la base d’un libellé.

Si vous sélectionnez un libellé existant puis cliquez sur « Filtrer », les documents contenant cette étiquette s’affichent.


Quelques dernières remarques sur cette fonctionnalité :

  • Une étiquette sera automatiquement supprimée s’il n’existe plus aucun document la contenant.
  • Aucune différence n’est faite entre les libellés pour Achat, Vente ou Divers.
  • Les libellés sont uniquement utilisés sur le portail clients et n’apparaissent donc pas dans la comptabilité sous-jacente.
  • Cette fonctionnalité sera encore étoffée par la suite. Nous prévoyons notamment la possibilité d’interroger l’archive au moyen d’étiquettes dans notre application mobile.