Hoe communiceren met je kantoor?

Aan de hand van de ‘Communicatiemodule’ kan je vlot communiceren met je boekhouder of accountant over de verschillende aspecten van je boekhouding. De communicatie verloopt in twee richtingen, zowel vanuit je kantoor naar jou als van jou naar je kantoor (bi-directioneel).

Enkele voorbeelden van vragen die je via deze module typisch kan verwachten:    

  • Vragen over de facturen die je bezorgde: “Is deze uitgave volledig beroepsmatig?”, “Hoe werd deze factuur juist betaald?”, “Wat werd juist aangeschaft met deze factuur?”, …
  • Vragen over betalingen die je uitvoerde: “Waarom werd deze factuur slechts gedeeltelijk betaald?”, “Waar is het bewijsstuk voor deze uitgave?”, …
  • Communicatie met betrekking tot de BTW: Oproep om documenten tijdig aan te leveren in functie van een nakende BTW-aangifte, communicatie van het te betalen BTW-saldo, …

Het opstarten en verzenden van een nieuwe conversatie

Je vindt de communicatiemodule onder ‘Communicatie‘ in het linkermenu van je portaal:

Klik op ‘Communicatie’ om alle berichten te zien die je accountant je gestuurd heeft, de vragen te beantwoorden die hij gesteld heeft en eventueel ook eigen conversaties op te starten.

Om zelf een nieuwe conversatie op te starten, volg je volgende stappen:

Klik op de blauwe knop links onderaan in de communicatiemodule om een nieuwe conversatie op te starten:

Bij het opstarten van een conversatie kan je volgende keuzes maken:

  • Wie kijkt/ leest mee: Wie krijgt de berichten te zien die binnen de conversatie worden verstuurd? Alle collega’s van je onderneming met een ‘full access’ profiel binnen het portaal of enkel jij, als verzender van het eerste bericht binnen de conversatie? In het laatste geval spreken we van een privé-conversatie.
  • Onderwerp & Bericht: In te vullen naar eigen keuze.
  • Een bijlage toevoegen aan een bericht:
    Bijlagen kunnen toegevoegd worden aan een bericht door onderaan rechts in de berichtenbalk op het kruisje te klikken. Ook emojis kunnen op deze manier toegevoegd worden.

Opgelet:

  1. Aan een eerste bericht kan je niet onmiddellijk een bijlage toevoegen. Verstuur een eventuele bijlage dus onmiddellijk in een tweede berichtje binnen dezelfde conversatie.
  2. Wanneer een bijlage in een apart berichtje toegevoegd wordt aan een bestaande conversatie (bijvoorbeeld na je eerste bericht), dien je als bevestiging een extra [Enter] uit te voeren in het lege berichtenbalkje onder de bijlage, eventueel voorafgegaan met een verwijzing of toelichting bij het bestand dat je toevoegde.

Na de opmaak van het eerste bericht binnen de nieuwe conversatie, klik je op de knop ‘Verzenden’ onderaan links om het bericht te verzenden naar de medewerker(s) binnen je kantoor.

Tip: Een blauw vinkje achter je bericht geeft aan dat het bericht technisch werd afgeleverd bij de bestemmeling (nog niet noodzakelijk gelezen!). Klik op de 3 puntjes vooraan je bericht om je bericht alsnog aan te passen of te verwijderen.

Het opvolgen van actieve conversaties

Aan de hand van het tellertje in de menubalk ‘Communicatie’ ziet men hoeveel conversaties nog actief of ‘open’ zijn.

Opgelet: Enkel die conversaties worden opgenomen in de teller indien er nog een (lees)actie van jou wordt verwacht. Het betreffen dus conversaties met vragen die nog niet beantwoord werden door jou of nieuwe berichten die nog niet gelezen werden.

Later zal de ontvangst van een nieuw bericht ook via mail of via mobile app kenbaar gemaakt worden.

Het beëindigen van een conversatie

Tenslotte kunnen conversaties die men zelf opstartte ook ‘beëindigd’ worden. Deze conversaties blijven beschikbaar binnen de communicatiemodule maar worden gearchiveerd.

Conversatie kan je afsluiten via de knop “Beëindig conversatie”.

Conversaties die beëindigd werden worden niet langer getoond in het overzicht van de “Open” conversaties. Ze worden wel nog getoond in de overzichten “Gesloten” en “Alle” conversaties.

Gesloten conversaties worden cursief weergegeven in de overzichten. Onderaan een gesloten conversatie wordt ook aangegeven wanneer deze juist beëindigd werd.

Opgelet: U kan zelf geen conversaties sluiten die werden opgestart door (een medewerker van) uw kantoor. Deze conversaties dienen door het kantoor te worden afgesloten. Een conversatie kan door u dus enkel gesloten worden indien die door u (of een collega van u) werd opgestart.