Comment communiquer avec votre comptable?

Le module de communication a pour but communiquer de manière optimale avec votre comptable sur divers aspects de votre comptabilité. Le module permet une communication bidirectionnelle entre vous et votre comptable.

Quelques questions classiques pouvant être posées par ce biais :               

  • Questions sur les factures : « Cette dépense est-elle professionnelle ? », « Comment cette facture est-elle payée ? », « Quel est l’achat lié à cette facture ? », …
  • Questions à propos de paiements : « Pourquoi cette facture n’a-t-elle été payée qu’en partie ? », « Où se trouve le justificatif de cette dépense ? », …
  • Appel à fournir les documents en temps et en heure en fonction d’une déclaration imminente à la TVA

HCommencer et envoyer une nouvelle conversation

Vous pouvez lancer le module de communication via le portail client.

Cliquez sur « Communication » pour voir tous les messages que votre comptable vous a envoyés, pour répondre aux questions qu’il a posées et éventuellement lancer vos propres conversations vous-mêmes.

Pour démarrer une nouvelle conversation vous-mêmes, suivez les étapes ci-dessous :

Cliquez sur le bouton bleu en bas à gauche dans le module de communication pour commencer une nouvelle conversation.

Les choix suivants sont disponibles dans une nouvelle conversation :

  • Qui regarde / lit avec : Qui recevra les messages envoyés dans cette conversation ? Tous les utilisateurs dans votre entreprise (avec profil full access) ou un utilisateur spécifique (conversation privée).
  • Sujet & Message : À remplir à votre choix
  • Vous pouvez ajouter des annexes à l’aide de l’icône à droite dans la barre de texte. Les emojis peuvent également être ajoutés de cette façon.

Après l’établissement du premier message de la conversation, cliquez sur le bouton « Envoyer » en bas à gauche pour transmettre le message au(x) destinataire(s). 

Astuce : un coche bleu derrière votre message signifie que le message a été remis (pas nécessairement lu). Cliquez sur les 3 points devant votre message pour modifier ou supprimer votre message.

Suivre les conversations actives

Vous voyez combien de messages sont encore « ouverts » ou « à traiter » via le compteur dans la barre de menu « Communication » 

Attention : les conversations sont reprises dans le compteur uniquement si une action est nécessaire de votre part. Il s’agit donc en général des conversations avec des questions que vous n’avez pas encore répondues ou des conversations nouvellement commencées par votre comptable

Plus tard, la réception d’un nouveau message sera également communiquée par courrier électronique ou via l’application mobile.

Arrêter une conversation

Enfin, vous pouvez clôturer des conversations au moyen du bouton « Arrêter conversation ». Ces messages resteront disponibles, mais ils seront archivés.

Les conversations terminées n’apparaissent plus dans conversations “Ouvert”. Ils sont affichés dans les conversations “Fermé” ou “Tous”:

Dans les aperçus les conversations fermées sont indiquées en Italic. Le moment de la fin de la conversation s’affiche juste en-dessous de la conversation pertinente.

Attention : Vous ne pouvez pas conclure des conversations commencées par (un employé de) votre bureau. Une conversation ne peut donc être fermée que si elle a été lancée par vous-même (ou un de vos collègues).