Hoe betalingen invoeren en verwerken?

Als KMO of zelfstandig ondernemer dient u typisch twee processen te doorlopen met uw inkomende facturen (aankoopfacturen). Aankoopfacturen dienen boekhoudkundig verwerkt te worden (door uw accountant) en ze dienen (na een eventuele goedkeuring) betaald te worden. In dit item leest u hoe u betalingen kan invoeren en klaarzetten in de Betaalmodule.

Opgelet: De Betaalmodule is een optie die uw accountant dient te activeren binnen uw klantenportaal. Een aanvraag voor activatie richt u best aan uw dossierbeheerder.

Hoe zie ik dat de Betaalmodule geactiveerd werd?

In je klantenportaal stel je eenvoudig vast dat de Betaalmodule beschikbaar is én je betalingen kan initiëren voor je aankoopfacturen.

  • Bovenaan je klantenportaal vind je de module ‘Betalingen‘ tussen de andere beschikbare modules:
  • Verder zie je op verschillende plaatsten in het portaal een betaalicoontje achter de aankoopfacturen (in de Aankoop postbus, het Archief, de Historiek Leveranciers, …).

Met dit icoontje initieer je de actie: Deze factuur betalen.


Hoe maak ik een betaling aan?

Wanneer het betaalicoontje wordt aangeklikt, verschijnt het betaalformulier met daarin een preview van de betreffende factuur (links) en de reeds beschikbare betalingsgegevens (rechts).

Onder de hoofding BETALING vind je:

  • Rekening van: Het betreft de bankrekening waarmee je de betaling wenst uit te voeren. Je vindt een lijstje van de eigen bankrekeningen zoals gekend in je boekhouding.

Indien er standaard geen rekening werd ingesteld, zal de laatst gebruikte rekening voorgesteld worden in het betaalformulier. Je kan het veld ook leeg laten/maken en de rekening later in het proces bepalen (zie ‘Hoe een SEPA-betalingsbestand opstellen?‘).

  • Bedrag: Het bedrag in EURO waarmee de betaling dient uitgevoerd te worden. Bij een gedeeltelijke betaling hoeft dit bedrag niet gelijk te zijn aan het (voorgestelde) factuurbedrag. Pas het bedrag dus aan indien nodig.
  • Datum van uitvoering (of memodatum): Enkel relevant bij Betaalwijze = SEPA (zie verder). Het betreft de datum waarop de bank de betreffende betaling effectief zal uitvoeren. Wanneer je ‘Vandaag’ neemt als datum van uitvoering, zal de betaling uitgevoerd worden op de dag dat het SEPA betaalbestand wordt verwerkt door je banktoepassing.

Ook de datum van uitvoering kan later in het proces, bij het opmaken van het betalingsbestand, nog aangepast en definitief bepaald worden (zie ‘Hoe een SEPA-betalingsbestand opstellen?‘).

Hou er alvast rekening mee dat de ingevoerde datum van uitvoering mogelijk door de bank nog aangepast zal worden naar de eerstvolgende werkdag aangezien zon- en feestdagen worden uitgesloten.

Onder de hoofding TEGENPARTIJ vind je:

  • Naam van de Leverancier: De tegenpartij aan wie je de betaling richt. Selecteer een bestaande en gekende tegenpartij uit de lijst of voer een nieuwe leveranciersnaam in.
  • Rekening naar: De bankrekening die gekoppeld is aan de geselecteerde tegenpartij. Standaard wordt de bankrekening voorgesteld die gebruikt werd bij de vorige betaling aan de betreffende tegenpartij. Indien er geen IBAN-rekening voorhanden is, dien je deze manueel in te voeren.

Opgelet: de rekening die standaard voorgesteld wordt (op basis van een vorige betaling) kan mogelijk afwijken van het IBAN nummer dat herkend werd op de factuur. In dat geval zal een oranje waarschuwing gegeven worden.

Als MEDEDELING heb je de keuze tussen:

  • Geen mededeling: De betaling zal zonder aanvullende mededeling worden uitgevoerd.
  • Ongestructureerd: Een ‘vrije’ mededeling. Standaard wordt hier het factuurnummer ingevuld. Het nummer kan desgewenst overschreven worden met een andere vrije tekst.
  • Gestructureerd: Een mededeling die volgens een vast formaat wordt ingevoerd en gevalideerd. Een dergelijke gestructureerde mededeling of OGM staat steeds duidelijk vermeld op de factuur (vb: +++799/0005/51686+++). Na het invoeren van een gestructureerde mededeling die niet aan het juiste formaat voldoet, wordt een rode waarschuwing gegeven.

Cascade: Wanneer er een gestructureerde mededeling op de factuur wordt herkend, zal deze als eerste optie ingevuld worden in het veld ‘Mededeling’ van het betaalformulier. Zo niet zal het factuurnummer worden ingevuld als ongestructureerde mededeling (= tweede optie). Indien er ook geen factuurnummer kon herkend/afgelezen worden, wordt er geen mededeling ingevuld (derde optie).


Belangrijk:

  • De factuurherkenning wordt uitgevoerd van zodra de factuur op het platform wordt geregistreerd in de Aankoop postbus. De factuurgegevens zijn dus snel maar niet onmiddellijk beschikbaar.
  • De factuurherkenning op het platform gebeurt machinaal op basis van computeralgoritmes. Ze is dus niet perfect. Ook al zien de factuurgegevens er volledig en correct uit, er is GEEN garantie dat dit zo is. U kan de factuurgegevens bekijken en indien nodig vooraf ook corrigeren in de Aankoop postbus aan de hand van de factuur preview.
  • Het blijft in elk geval absoluut noodzakelijk om alle betaalgegevens te controleren en mogelijks te corrigeren of aan te vullen alvorens de betaling uit te voeren.

Onderaan het formulier selecteer je tenslotte de BETAALWIJZE. Je hebt keuze tussen SEPA en de EPC QR code.

  • SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Door SEPA kan iedereen binnen Europa betalen in EURO met gestandaardiseerde betaalbestanden. De Betaalmodule maakt gebruik van deze standaarden en maakt XML-bestanden aan met de betalingen die door u werden klaargezet als een ‘Uit te voeren betaling’(zie ‘Hoe een SEPA-betalingsbestand opstellen?‘)

Vooraleer een betaling beschikbaar te stellen voor SEPA, dient u ze nog goed te keuren. U doet dit aan de hand van de blauwe knop Goedkeuren onderaan rechts van het formulier. De betaling wordt vervolgens opgenomen binnen de Betaalmodule, meer bepaald in de lijst ‘Uit te voeren betalingen’.

  • EPC QR staat voor European Payments Council Quick Response Code. Het betreft een QR-code (een vierkante, geblokte barcode) die ingescand kan worden met een smartphone. De code werd op Europees niveau geïnitieerd en wordt in verschillende Europese landen geïmplementeerd. Lees hier meer over de EPC QR Code.

Wanneer je een factuur betaalt aan de hand van een EPC QR Code vermijd je de export/import van een bestand. Anderzijds kan je slechts één factuur tegelijkertijd betalen.

Wat heb je nodig? Een compatibele mobiele app die de EPC QR Code herkent en kan verwerken. In België zien we vandaag implementaties binnen de mobiele Apps van Belfius en KBC.

Opgelet: De verwerking van betalingen op basis van de EPC QR Code is gratis. Andere Apps gebruiken daarom andere QR-formaten die niet compatibel zijn met het EPC QR formaat. EPC QR betreft dus geen algemene, universele standaard binnen de sector. Sommige andere apps (bv Bancontact, Payconiq, POM, PayPal, …) aanvaarden daarom enkel hun eigen (gesloten) standaard. Hun formaten kunnen enkel gebruikt worden door handelaars die een overeenkomst hebben afgesloten met één van deze financiële dienstverleners.

TIP: Scan de EPC QR code onderaan dit item en verifieer zo of je over een compatibele betaal-App beschikt. Indien de QR-code herkend wordt, zal een betaling van 1€ voorgesteld worden aan het Rode Kruis. Die kan je vervolgens annuleren of doorvoeren vanuit één van je gekoppelde bankrekeningen. 

Eenmaal alle gegevens correct aangevuld klik dan op de blauwe knop onderaan Maak QR code:

De toepassing genereert vervolgens de QR code en stelt ze visueel beschikbaar op het volgende scherm. De code kan hier worden ingelezen met een compatibele mobiele App. Rechts worden ter controle nogmaals de betaalgegevens getoond. Deze gegevens kan je ook terugvinden bij de validatie van de betaling in de App zelf.

Wanneer de betaling succesvol werd doorgevoerd via de mobiele app, klik dan op de blauwe knop Betaling uitgevoerd.


Hoe zie ik dat een betaling werd uitgevoerd?

Facturen waarvoor de betaling werd uitgevoerd (bijv. via de EPC QR code) of facturen waarvoor de betaling werd klaargezet voor uitvoering (via SEPA), krijgen een duidelijke indicatie binnen het portaal dat er een betaling voor de betreffende factuur geïnitieerd werd. Dit om te vermijden dat de factuur een tweede maal wordt geselecteerd voor betaling.

Welke indicaties vind je terug?

  • Het betaalicoontje wordt rood gekleurd met de begeleidende boodschap dat de betaling in verwerking is:
  • Indien het betaalformulier doorlopen werd om de betaling uit te voeren wordt voor de betreffende factuur eveneens de checkbox ‘Behandeld’ aangevinkt:

TIPs:

U bepaalt zelf of en hoe u de ‘Behandeld’ status gebruikt binnen uw portaal. Het geeft u de mogelijkheid om visueel aan te geven of een bepaalde factuur door u (en/of uw collega’s) nog moet worden behandeld (bijv. betaald).

Aankoopfacturen die u ontvangt en waarvan u weet dat ze reeds werden betaald (bijv. via domiciliëring of via een kredietkaart) vinkt u best onmiddellijk aan als ‘Behandeld’.

  • Facturen waarvoor een betaling werd geïnitieerd krijgen binnen het Archief en de Historiek Leveranciers de status ‘In verwerking’ binnen de kolom ‘Betaald’.

De betaald-status evolueert naar ‘Ja’ van zodra de betaling ook geregistreerd wordt in de boekhouding. Het rode betaalicoontje kan op dat ogenblik niet meer worden aangeklikt.

Opgelet: Indien een factuur ‘ter goedkeuring’ werd klaargezet in de lijst ‘Goed te keuren betalingen’ van de Betaalmodule (maar nog niet werd opgenomen in een SEPA Betaalbestand), wordt de tijdelijke status ‘Klaargezet’ gebruikt:

  • Uitgevoerde betalingen vind je ook terug in de Betaalmodule onder de tab ‘Uitgevoerde betalingen‘: