Hoe een SEPA-betalingsbestand opstellen?

Alle betalingen die goedgekeurd werden en niet onmiddellijk werden uitgevoerd (bijv dmv een EPC QR code), worden opgenomen in de Betaalmodule en meer bepaald in de lijst van ‘Uit te voeren betalingen’. De betalingen in deze lijst kunnen geselecteerd en openomen worden in een SEPA betalingsbestand.

Opgelet: De Betaalmodule is een optie die uw accountant dient te activeren binnen uw klantenportaal. Een aanvraag voor activatie richt u best aan uw dossierbeheerder.

De lijst met Uit te voeren betalingen

Binnen de lijst Uit te voeren betalingen worden alle betalingsvoorstellen opgenomen die goedgekeurd maar nog niet uitgevoerd werden.

Bovenaan de Betaalmodule wordt in het oranje icoontje aangegeven hoeveel betalingsvoorstellen er klaarstaan voor verwerking in de lijst met uit te voeren betalingen.

De lijst Uit te voeren betalingen wordt standaard gesorteerd volgens de Datum van uitvoering van de betalingsvoorstellen. De betalingsvoorstellen met een Datum van uitvoering het verst in de toekomst, staan onderaan.

Binnen de lijst bepaalt u zelf welke betalingsvoorstellen u selecteert en opneemt in een nieuw betalingsbestand. De selectie van een betaling gebeurt door het plaatsen van een vinkje in de eerste kolom van de betreffende lijn.

Door de selectie van een eigen rekeningnummer (Rekening van) of de ingave van een willekeurige zoekterm kan de lijst van betalingsvoorstellen beperkt en/of gefilterd worden.

De Rekening van betreft de eigen bankrekening waarmee de betaling van de betreffende factuur dient uitgevoerd te worden. De eigen rekening werd al dan niet reeds geselecteerd en ingevuld in het betaalformulier bij het opstellen van de betaling.

Met de keuze Betalingen zonder toegewezen rekening worden alle betalingen geselecteerd waarvoor nog geen ‘Rekening van’ werd ingevoerd.

De tabel met betalingen kan ook gesorteerd worden op basis van één specifieke kolom. Klik hiervoor op de kolomtitel van de betreffende kolom. De tabel wordt vervolgens gesorteerd in oplopende (of alfabetische) volgorde in de betreffende kolom (van A naar Z). Nogmaals klikken op de kolomtitel sorteert de betalingen in aflopende volgorde (van Z naar A).  

Betalingsgegevens kunnen steeds nog gewijzigd of aangevuld worden door middel van de actie Deze betaling bewerken. In dat geval zal het betaalformulier opnieuw worden opgeroepen om de wijzigingen aan te brengen en te bewaren.

  • Mogelijk kan op dat ogenblik alsnog een individuele betaling worden uitgevoerd (via een EPC QR code).

Betalingsvoorstellen waarbij de Factuur- en Vervaldatum cursief worden weergegeven in de lijst van uit te voeren betalingen, werden aangemaakt vóór dat de factuur in de boekhouding werd opgenomen en verwerkt. De betaling werd in dat geval typisch geïnitieerd vanuit de Aankoop postbus. De controle van de betalingsgegevens (bankrekening en bedrag) dient dus met extra aandacht te gebeuren.


Het aanmaken van het SEPA-betalingsbestand

Na de selectie van de betalingen die u wenst op te nemen in een SEPA-betalingsbestand, klikt up op de blauwe knop bovenaan de lijst.

De knop geeft aanhoeveel betalingen meegenomen worden in het bestand evenals het totaalbedrag van de geselecteerde betalingen.

Opgelet:

  • De rekening waarmee de betalingen worden uitgevoerd, wordt finaal bepaald in het volgende scherm Betalingsbestand aanmaken.
  • Voor elk betalingsbestand dat wordt aangemaakt en verwerkt door de bank, dienen de betalingen met eenzelfde rekening te worden uitgevoerd.

Selecteer/bevestig eerst en vooral de rekening waarmee u de betalingen uit de selectie wil uitvoeren. In het lijstje vindt u de eigen rekeningen die beschikbaar zijn in de boekhouding van uw onderneming.

Vervolgens ziet u in een grijze kader de uitvoeringsdatums die voorkomen in de selectie van betalingen.

  • Betalingsvoorstellen met een datum van uitvoering = ‘Vandaag’ worden op dat ogenblik ingevuld met de actuele kalenderdag.
  • Betalingsvoorstellen waarvoor de datum van uitvoering in het verleden lag, worden eveneens teruggebracht tot de actuele kalenderdag.

Wanneer het SEPA-betalingsbestand op deze manier wordt aanmaakt, zullen de verschillende datums van uitvoering gerespecteerd worden en voorgesteld worden in de banktoepassing. Mogelijk dient voor elke uitvoeringsdatum wel een aparte validatie te gebeuren.

Indien u bij de aanmaak van het bestand de datum(s) van uitvoering alsnog wenst te laten samenvallen voor alle geselecteerde betalingen, kan u de datum(s) overschrijven door:

  • Het vinkje aan te klikken Ik wens de datum(s) …
  • Een nieuwe, gemeenschappelijke datum van uitvoering te selecteren

Klik tenslotte op de blauwe knop SEPA-bestand downloaden.

Achterliggend wordt nu een SEPA-betaalbestand gegenereerd. Het betreft een XML-bestand dat typisch in de Downloads-folder van je computer wordt geplaatst. De documentnaam start met het IBAN-rekeningnummer (= Rekening van) gevolgd door de datum en het uur van de creatie van het betreffende bestand:

Na de succesvolle aanmaak van het betalingsbestand wordt bovenaan je portaal ook een groene boodschap weergegeven.


Eenmaal het bestand aangemaakt en beschikbaar, kan het opgeladen en verwerkt worden in de (online) toepassing van je bank.

Opgelet: Elke banktoepassing heeft zijn eigen specifieke manier om SEPA-betalingsbestanden op te laden, goed te keuren en te verwerken.

Binnen de meeste banktoepassingen dient een goedkeuring te gebeuren per datum van uitvoering of memodatum. Het kan dus wenselijk zijn om zoveel mogelijk betalingen op dezelfde uitvoeringsdatum in te plannen.


Waar vind ik mijn SEPA-betalingsbestanden terug?

Alle betalingsbestanden die werden aangemaakt met behulp van de Betaalmodule worden bewaard binnen je portaal. Je kan ze steeds terugvinden onder de tab Uitgevoerde betalingen.

Klik binnen deze tab op Uitgevoerde SEPA-opdrachten:

Je vindt vervolgens alle uitgevoerde opdrachten terug, in volgorde van aanmaak, de meeste recente opdracht bovenaan.

Mogelijk wenst u via de beschikbare acties rechts een bestand opnieuw te downloaden (na een eventuele mislukte transactie) of het bestand definitief te verwijderen.


Hoe zie ik dat een betaling werd uitgevoerd?

Zie onderaan het nieuwsitem: Hoe betalingen invoeren en verwerken?