Comment introduire et traiter des paiements?

En tant que PME ou entrepreneur indépendant, vous devez typiquement parcourir deux processus avec vos factures entrantes (factures d’achats). Vos factures d’achats doivent être traitées dans votre comptabilité (par votre comptable) et elle doivent être payées (éventuellement après validation). Dans cet article, nous vous expliquons comment vous pouvez introduire vos paiements ainsi que les préparer dans le module de paiement.

Attention: Le module de paiement est une option que votre comptable doit activer dans votre portail client. Une demande d’activation doit donc être adressée à votre gestionnaire de dossier.

Comment puis-je voir que le module de paiement a été activé?

Dans votre portail client, vous pouvez facilement constater que le module de paiement est disponible et que vous pouvez initier des paiements pour vos factures d’achats.

  • En haut de votre portail client, vous trouvez le module « Paiements » parmi les autres modules disponibles:
  • Ensuite, à plusieurs endroits dans le portail, vous verrez l’icône de paiement derrière vos factures d’achats (dans la boite de réception Achats, l’Archive, l’Historique Fournisseurs, …).

Avec cette icone, vous initiez l’action: Payer cette facture.


Comment puis-je créer un paiement?

Lorsque vous cliquez sur l’icône de paiement, le formulaire de paiement apparaît avec dans celui-ci un aperçu de la facture concernée (à gauche) et les données de paiement déjà disponibles (à droite).

Sous la catégorie PAIEMENT vous trouverez:

  • Compte de: Il s’agit du compte avec lequel vous souhaitez exécuter le paiement. Vous trouverez une liste de vos comptes bancaires tels que connus dans votre comptabilité

S’il n’y a pas de compte configuré par défaut, le dernier compte utilisé sera proposé dans le formulaire de paiement. Vous pouvez aussi laisser/rendre le champ vide et préciser le compte plus tard dans le processus (voir « Comment créer un fichier de paiement SEPA? »)

  • Montant: Le montant en EURO pour lequel le paiement doit être exécuté. Pour une paiement partiel, ce montant ne doit pas être égal au montant (proposé) de la facture. Adaptez donc le montant si nécessaire.
  • Date d’exécution (ou date mémo): Uniquement relevant lorsque la méthode de paiement = SEPA (voir plus loin). Il s’agit de la date à laquelle la banque exécutera effectivement le paiement concerné. Lorsque vous sélectionnez « Aujourd’hui » comme date d’exécution, le paiement sera exécuté le jour ou le fichier de paiement SEPA sera traité par votre application bancaire.

Le date d’exécution peut également être modifiée et déterminée de manière définitive plus tard dans le processus, lors de la création du fichier de paiement (voir « Exécuter l’ordre SEPA »).

Tenez compte du fait que la date d’exécution introduite peut encore être modifiée par votre banque vers le prochain jour ouvrable, vu que les dimanches et jours fériés sont exclus.

Sous la catégorie TIERS vous trouvez:

  • Nom du Fournisseur: le tiers à qui vous adressez le paiement. Sélectionnez un tiers existant et connu dans la liste ou introduisez un nouveau nom de fournisseur.
  • Compte vers: Le compte bancaire lié au tiers sélectionné. Par défaut, le compte bancaire utilisé lors du dernier paiement vers le tiers sélectionné est proposé. S’il n’y a pas de compte IBAN disponible, vous devrez l’introduire manuellement.

Attention: le compte qui est proposé par défaut (sur base d’un paiement précédent) peut potentiellement différer du numéro IBAN reconnu sur la facture. Dans ce cas, un avertissement orange sera affiché.

Comme COMMUNICATION vous avez le choix entre:

  • Aucune communication: Le paiement sera exécuté sans communication.
  • Non-structurée: Une communication « libre ». Par défaut, ce champ est rempli avec le numéro de facture. Si nécessaire, le numéro de facture peut être remplacé par un autre texte libre.
  • Structurée: Une communication qui doit être introduite et validée selon un format fixe. Une communication structurée (ou VCS) est toujours clairement mentionnée sur la facture (p. ex. : +++799/0005/51686+++). Si la communication structurée introduite ne correspond pas au bon format, un avertissement rouge sera affiché.

Cascade: Lorsqu’une communication structurée est reconnue sur la facture, celle-ci sera remplie en première option dans le champ « Communication » du formulaire de paiement. Si non, le numéro de facture sera rempli en tant que communication non-structurée (= deuxième option). Dans le cas où aucun numéro de facture n’est présent/reconnu non plus, aucune communication ne sera remplie (= troisième option).


Important:

  • La reconnaissance de factures est effectuée dès que la facture est enregistrée dans la boite de réception Achats. Les données de facturation sont donc disponibles rapidement mais pas immédiatement.
  • La reconnaissance de factures sur la plateforme se passe de manière machinale, sur base d’algorithmes informatiques. Elle n’est donc pas parfaite. Même si les données de facturation ont l’air complètes et correctes, il n’y PAS de garantie que c’est effectivement le cas. Vous pouvez consulter les données de facturation et si nécessaire les corriger en amont dans la boite de réception Achats via l’aperçu de facture.
  • Il est dans tous les cas absolument nécessaire de contrôler toutes les données de paiement et d’éventuellement les corriger ou de les compléter avant d’effectuer le paiement.

Pour finir, en bas du formulaire vous sélectionnez la MÉTHODE DE PAIEMENT. Vous avez le choix entre SEPA et le code QR EPC.

  • SEPA signifie Single Euro Payments Area. Via SEPA, tout le monde en Europe peut effectuer des virements bancaires en EURO via des fichiers de paiement standardisés. Le module de paiement utilise ces standards et crée des fichiers XML avec les paiements que vous aurez préparés en tant que « Paiement à effectuer ». Voir la partie: « Comment créer un fichier de paiement SEPA? »

Avant de rendre un paiement disponible pour SEPA, vous devez encore l’approuver. Vous pouvez faire cela via le bouton bleu Approuver en bas à droite du formulaire. Le paiement sera ensuite repris dans le module de paiement, plus précisément dans la liste « Paiements à exécuter ».

  • EPC QR signie European Payments Council Quick Response Code. Il s’agit d’un code QR (code barre carré, composé de blocs) qui peut être scanné avec un smartphone. La code a été initié au niveau européen et implémenté dans différents pays européens. Rendez-vous ici pour en lire d’avantage sur le code QR EPC.

Lorsque vous payez une facture à l’aide d’un code QR EPC, vous évitez l’exportation/importation d’un fichier. En revanche, vous ne pouvez payer qu’une seule facture à la fois.

De quoi avez vous besoin? D’une application mobile compatible qui reconnait les codes QR EPC en peut les traiter. En Belgique, il s’agit pour le moment des applications mobiles de Belfius et CBC.

Attention: Le traitement des paiements sur base d’un code QR EPC est gratuit. Pour cela, d’autres applications utilisent d’autres formats QR qui ne sont pas compatibles avec le format QR EPC. Le QR EPC ne constitue donc pas un standard général et universel dans le secteur. Certaines autres applications (p.ex. Bancontact, Payconiq, POM, PayPal,…) acceptent uniquement leur propre standard (fermé). Leurs formats peuvent uniquement être utilisés par des commerçants qui ont conclu un accord avec un des ces prestataires de services financiers.

Astuce: Scannez le code QR EPC en bas de cette partie et vérifiez ainsi si vous disposez d’une application de paiement compatible. Si le code QR est reconnu, un paiement de 1€ vers la Croix Rouge sera proposé. Vous pouvez ensuite l’annuler ou l’exécuter depuis un de vos comptes bancaires.

Une fois que toutes les données sont correctement complétées, appuyez sur le bouton bleu « Créer Code QR »:

L’application génère ensuite un code QR et le met visuellement à disposition à l’écran suivant. Le code peut alors être lu avec une application mobile compatible. A droite, les données de paiement sont à nouveau affichées afin de les vérifier. Vous pouvez également retrouver ces données lors de la validation du paiement dans l’application même.

Lorsque le paiement a été réalisé avec succès via l’application mobile, cliquez sur le bouton bleu Paiement effectué.


Comment puis-je voir qu’un paiement a été exécuté?

Les factures pour lesquelles un paiement a été exécuté (p.ex. par le code QR EPC) ou les factures pour lesquelles une paiement a été préparé pour exécution (via SEPA), reçoivent une indication claire au sein du portail qu’un paiement pour la facture concernée a été initié. Ceci afin d’éviter que la facture ne soit sélectionnée une deuxième fois pour paiement.

Quelles indications puis-je retrouver?

  • L’icône de paiement devient rouge, accompagné d’une message indiquant que le paiement est en traitement:
  • Dans le cas où le formulaire de paiement a été parcouru afin d’effectuer le paiement, la case « Effectué » sera également cochée:

Astuces:

Vous déterminez vous-même si et comment vous utilisez le statut « Effectué » au sein de votre portail. Cela vous donne la possibilité d’indiquer de manière visuelle si une facture en particulier doit encore être traitée par vous (et/ou vos collègues) (payée p.ex.).

Pour les factures d’achat que vous recevez et dont vous savez qu’elles ont déjà été payées (par domiciliation ou carte de crédit p.ex.), nous vous conseillons de directement les cocher comme « Effectué ».

  • Les factures pour lesquelles un paiement a été initié reçoivent le statut « En traitement » dans la colonne « Payé » au sein de l’Archive et de l’Historique fournisseurs.

Le statut de paiement évolue vers « Oui » dès que le paiement est effectivement enregistré dans la comptabilité. Vous ne pouvez plus cliquer sur l’icône de paiement rouge à partir de ce moment.

Attention: Si une facture a été préparée « à approuver » dans la liste « Paiements à approuver » du module de paiement (mais n’a pas encore été reprise dans un fichier SEPA), le statut temporaire « Préparé » sera utilisé:

  • Vous retrouverez également les paiements effectués dans le module de paiement, sous l’onglet « Paiements effectués »: