Het goedkeuringsproces voor betalingen

Voor het betalen van inkomende facturen (aankoopfacturen) kan u naast de Betaalmodule, die zorgt voor het initiëren van de betaling, ook gebruik maken van een goedkeuringsproces. In dit item leest u hoe u het ‘goedkeuringsproces voor betalingen’ kan activeren en configureren voor uw onderneming en hoe u vervolgens betalingen aan de hand van het goedkeuringsproces kan klaarzetten voor uitvoering.

Opgelet: Om gebruik te kunnen maken van het goedkeuringsproces voor betalingen, dient de Betaalmodule geactiveerd te worden. Het betreft een optionele module die uw accountant dient te activeren binnen uw portaal. Een aanvraag voor activatie richt u best tot uw dossierbeheerder.

Hoe betalingen ingevoerd en klaargezet worden leest u in volgende items:


Waartoe dient het goedkeuringsproces voor betalingen?

Het goedkeuringsproces voor betalingen heeft als doel om de uitvoering van betalingen pas toe te laten indien deze door een daartoe gemachtigde persoon werden goedgekeurd.

De goedkeuring van betalingen gebeurt vandaag binnen het proces uitsluitend op basis van het te betalen bedrag, typisch het factuurbedrag.

De goedkeuring kan gebeuren door één of meerdere personen, afhankelijk van de ingestelde goedkeuringsregel.

Het ‘Goedkeuringsproces voor betalingen’ is complementair aan het ‘Goedkeuringsproces voor facturen’ dat later zal geïmplementeerd worden. Aan de hand van dit tweede goedkeuringsproces zal de ‘ontvankelijkheid’ van facturen kunnen worden gecontroleerd en goedgekeurd.

Het betreft in dit goedkeuringsproces dus typisch vragen als: Is de factuur terecht aan ons gericht? Werd ze ontvangen omdat er een bestelling, een overeenkomst of een gemaakte afspraak aan voorafging? Is de factuur ook inhoudelijk correct en volledig? Mag deze factuur doorgestuurd worden voor verdere verwerking?


Hoe activeer en configureer ik het goedkeuringsproces voor betalingen?

Het goedkeuringsproces voor betalingen kan geactiveerd en geconfigureerd worden door gebruikers die het toegangsprofiel ‘Administrator’ hebben binnen het portaal.

Ter info: Je eigen toegangsprofiel kan je terugvinden en controleren onder ‘Mijn profiel‘:

Het toegangsprofiel van je collega-gebruikers kan je terugvinden onder ‘Dossierinstellingen‘:

Bij de Dossierinstellingen vind je als Administrator, onder de lijst van Gebruikers, ook de mogelijkheid om het Goedkeuringsproces voor betalingen te activeren en te configureren.

Klik voor de activatie het vierkantje (checkbox) Activeren aan:

Na het activeren van het proces wordt er standaard onmiddellijk een eerste goedkeuringsregel aangemaakt en klaargezet in de tabel met goedkeuringsregels. Deze eerste regel zorgt er voor dat een betaling finaal ook steeds goedgekeurd kan worden. Bij deze regel wordt geen maximaal bedrag ingesteld (ongelimiteerd). Deze regel wordt dan ook typisch toegewezen aan de zaakvoerder of de bedrijfsleider van de onderneming.

Indien de gebruiker die werd toegewezen om een ongelimiteerd bedrag goed te keuren niet de correcte persoon is (initieel wordt immers de gebruiker toegewezen die het goedkeuringsproces activeert), kan de goedkeurder aangepast worden via de Actie Goedkeuringsregel bewerken:

Laat het bedrag voor deze specifieke goedkeuringsregel leeg (zoals ook aangegeven in de instructie) en selecteer de goedkeurder(s) die ongelimiteerd mag goedkeuren in het selectieveld eronder.

Extra goedkeuringsregels maak je vervolgens aan via de knop Nieuwe regel aanmaken:

Voor elke nieuwe regel dien je het bedrag in te voeren evenals de goedkeurder(s) die individueel (of samen) de betalingen tot het betreffende bedrag zullen mogen goedkeuren.

Alle nieuwe goedkeuringsregels worden eveneens opgenomen in de betreffende tabel.

Binnen deze tabel wordt finaal bepaald welke van de aangemaakte regels ook effectief moeten worden toegepast wanneer betalingen worden geïnitieerd. Vink hiervoor het vierkantje aan in de kolom Regel actief? van de goedkeuringsregels die toegepast moeten worden:

Goedkeuringsregels kunnen ook verwijderd worden indien ze niet alleen vandaag maar ook in de (nabije) toekomst niet meer gebruikt zullen worden. Klik hiervoor helemaal rechts op de Verwijder-actie van de betreffende goedkeuringsregel.


Hoe kan ik een betaling laten goedkeuren?

Eenmaal het goedkeuringsproces geactiveerd en de goedkeuringsregels geconfigureerd werden, zullen individuele betalingen aan de betreffende regels worden getoetst vooraleer ze kunnen uitgevoerd worden.

Met het betaal-icoontje initieer je de actie: Deze factuur betalen.

Vervolgens verschijnt het betaalformulier met daarin een preview van de betreffende factuur (links) en de betalingsgegevens (rechts).

Opgelet: Het is steeds noodzakelijk om alle betaalgegevens te controleren en mogelijk te corrigeren of aan te vullen alvorens de betaling goed te keuren en/of uit te voeren.

Op basis van het bedrag van de uit te voeren betaling zal er onder de hoofding GOEDKEURING een goedkeuringsregel moeten geselecteerd worden door de gebruiker in kwestie.

Er zullen één of meerdere regels voorgesteld worden in de lijst. De selectie in de lijst is afhankelijk van het te betalen bedrag en enkele optionele instellingen die binnen het goedkeuringsproces (zullen) kunnen geconfigureerd worden.

De gebruiker selecteert uiteindelijk zelf welke goedkeuringsregel hij uitgevoerd wil zien voor de betreffende betaling. Hij kan bij zijn keuze eventueel rekening houden met de (on)beschikbaarheid van collega’s, de leverancier en/of de inhoud van de betreffende factuur.

Tenslotte klikt men op de blauwe knop Goedkeuring vragen onderaan rechts van het formulier. De betaling wordt vervolgens opgenomen binnen de Betaalmodule, meer bepaald in de lijst ‘Goed te keuren betalingen’.

Het betaal-icoontje bij facturen waarvan de betaling werd opgenomen in de in de lijst ‘Goed te keuren betalingen’, kleurt oranje en geeft eveneens een aangepaste boodschap.

Merk op dat facturen waarvan de betaling nog dient goedgekeurd te worden, niet automatisch op ‘Behandeld’ worden gezet. U bent vrij om de factuur alsnog als ‘Behandeld’ aan te vinken indien u de behandeling van de factuur als voltooid beschouwd.


Wat als mijn accountant betalingen klaarzet na verwerking van de facturen in de boekhouding?

Sommige ondernemingen vragen aan hun boekhouder/accountant om de betalingen van de inkomende facturen voor te bereiden en klaar te zetten voor uitvoering. In dat geval kunnen zich twee scenario’s voordoen. Een scenario zonder en een scenario mét een geactiveerd goedkeuringsproces.

  • Indien er geen goedkeuringsproces actief is, worden de betalingen die volgens de accountant moeten uitgevoerd worden, onmiddellijk opgenomen in de lijst van ‘Uit te voeren betalingen’. Vanuit deze lijst bepaalt u (of een collega) zelf welke betalingen wanneer uitgevoerd worden.
  • Indien het goedkeuringsproces actief is, worden de betalingen
    die volgens de accountant moeten uitgevoerd worden, eerst opgenomen in de lijst van ‘Goed te keuren betalingen’. De betalingen wordt in dat geval toegewezen aan die goedkeurder(s) die op basis van het te betalen bedrag de minst vergaande rechten heeft.

Hoe zie ik dat ik betalingen dien goed te keuren?

U ziet of er betalingen voor u klaarstaan om goedgekeurd te worden aan de hand van het gouden sterretje dat bovenaan links verschijnt in de Betaalmodule van uw portaal.

In de toekomst zullen er ook meldingen verstuurd worden naar de goedkeurder(s) om hem/hen er attent op te maken dat er betalingen klaarstaan die moeten goedgekeurd worden. Deze meldingen (of notificaties) zullen via email verstuurd worden en/of binnen de mobiele app verschijnen.


Hoe keur ik een betaling goed en hoe verwerp ik een betaling?

Binnen de Betaalmodule worden de goed te keuren betalingen opgenomen op de pagina Goed te keuren betalingen. Op deze pagina wordt een onderscheid gemaakt tussen betalingen die ik nog moet goedkeuren en betalingen die nog door een collega moeten goedgekeurd worden.

Klik op de actie Deze betaling bewerken van de betaling die u wenst goed te keuren of te verwerpen.

Het betaalformulier zal worden geopend. Binnen het formulier kunnen vervolgens de betaalgegevens, de goedkeuringsregel en de betaalwijze worden bevestigd en/of aangepast.

Tenslotte kiest men onderaan het betaalformulier om de betaling goed te keuren of te verwerpen.

Betalingen die goedgekeurd worden en waar SEPA als betaalwijze werd geselecteerd, worden opgenomen in de lijst ‘Uit te voeren betalingen’ van de Betaalmodule.

Betalingen die verworpen worden, worden verwijderd uit de Betaalmodule en worden niet ter uitvoering klaargezet.

Na goedkeuring wordt de betaling van de betreffende factuur geblokkeerd adhv een rood betaal-icoontje. De factuur wordt in dat geval ook standaard als ‘Behandeld’ beschouwd. Indien dit niet gewenst is, vinkt u de Behandeld status proactief uit op het betaalformulier of nadien in de lijst zelf.


Wie kan betalingen goedkeuren binnen het goedkeuringsproces?

Om betalingen te kunnen goedkeuren moet de toegewezen goedkeurder toegang hebben tot de Betaalmodule.

De Betaalmodule is toegankelijk voor gebruikers met een toegangsprofiel Administrator, Full Access en Full Feedback.


Enkele uitbreidingen die nog voorzien zullen worden binnen het Goedkeuringsproces voor betalingen:

  • Het instellen van een minimum bedrag waaronder geen goedkeuring gevraagd zal worden in het betaalformulier.
  • Een optie waarbij er in het betaalformulier steeds automatisch de goedkeuringsregel zal worden voorgesteld met het laagste bedrag. Er wordt met andere woorden geen keuze meer gegeven aan de gebruiker wanneer deze optie actief is.
  • Het versturen van meldingen/notificaties via email en/of de mobiele app naar de personen die betalingen dienen goed te keuren.
  • De mogelijkheid om voor bepaalde leveranciers het goedkeuringsproces voor betalingen niet toe te passen (bijv. voor telecom-facturen)