Le processus d’approbation des paiements

Pour le paiement de factures entrantes (factures d’achats), à côté du module de paiement qui permet d’initier les paiements, vous pouvez également utiliser un processus d’approbation. Dans cette rubrique, vous pouvez lire comment activer et configurer le « processus d’approbation des paiements » et comment vous pourrez ensuite préparer des paiements pour exécution grâce à ce processus.

Attention: Afin de pouvoir utiliser le processus d’approbation des paiements, le module de paiement doit être activé. Il s’agit d’un module optionnel que votre comptable doit activer dans votre portail. Une demande d’activation doit être adressée à votre gestionnaire de dossier.

Vous pouvez consulter les articles suivants afin de savoir comment introduire et préparer des paiements:


A quoi sert le processus d’approbation des paiements?

Le processus d’approbation des paiements a pour but de permettre l’exécution des paiements uniquement s’ils ont été approuvés par une personne habilitée.

L’approbation des paiement est réalisée aujourd’hui uniquement sur base du montant à payer, typiquement le montant de la facture.

L’approbation peut être faite par une ou plusieurs personnes, en fonction de la règle d’approbation configurée.

Le « Processus d’approbation des paiements » est complémentaire au « Processus d’approbation des factures », qui sera implémenté ultérieurement. Ce deuxième processus d’approbation permettra de vérifier et d’approuver la « recevabilité » des factures.

Dans le processus d’approbation des factures, il s’agira principalement de questions tels que: La facture nous est-elle adressée à juste titre ? A-t-elle été reçue parce qu’elle a été précédée d’un commande ou d’un accord ? La facture est-elle également correcte et complète en termes de contenu ? Cette facture peut-elle être transmise pour traitement ultérieur?


Comment puis-je activer et configurer le processus d’approbation des paiements ?

Le processus d’approbation des paiements peut être activé et configuré par les utilisateurs qui ont le profil d’accès « Administrateur » dans le portail.

Pour information: Vous pouvez retrouver et vérifier votre profil d’accès dans le menu « Mon profil »:

Vous pouvez retrouver les profils d’accès de vos collègues-utilisateurs dans le menu « Paramètres »:

Dans les Paramètres du dossier, en tant qu’Administrateur, vous trouverez également l’option d’activer et de configurer le Processus d’approbation des paiements sous la liste des Utilisateurs.

Pour l’activation, cochez la case Activer:

Par défaut, une première règle d’approbation est créée et activée immédiatement après l’activation du processus dans le tableau des règles d’approbation. Cette première règle garantit qu’un paiement pourra finalement toujours être approuvé. Cette règle ne contient pas de montant maximum (illimité). Cette règle est donc généralement attribuée au directeur ou au gérant de l’entreprise.

Si l’utilisateur chargé d’approuver un montant illimité n’est pas la bonne personne (c’est initialement l’utilisateur qui active le processus d’approbation qui est affecté), l’approbateur peut être modifié via l’action Modifier la règle d’approbation :

Laissez le montant d’approbation pour cette règle spécifique vide (comme indiqué également dans l’instruction) et sélectionnez le ou les approbateurs qui peuvent approuver sans limite dans le champ de sélection ci-dessous.

Des règles d’approbation supplémentaires peuvent ensuite être créées via le bouton « Créer une nouvelle ligne »:

Pour chaque nouvelle ligne, vous devrez indiquer le montant et le ou les approbateur(s) qui pourront approuver les paiements individuellement (ou ensemble) jusqu’au montant indiqué.

Toutes les nouvelles règles d’approbation seront également reprises dans le tableau.

Dans ce tableau, il est déterminé de manière finale quelles règles, parmi celles qui ont été créées, doivent être effectivement appliquées lors de l’initiation des paiements. Pour ce faire, cochez la case dans la colonne « Règle active? » des règles d’approbation à appliquer:

Les règles d’approbation peuvent également être supprimées si elles ne sont plus utilisées non seulement aujourd’hui mais aussi dans un avenir (proche). Pour ce faire, cliquez sur l’action Supprimer de la règle d’approbation concernée, tout à droite.


Comment puis-je faire approuver un paiement?

Une fois que le processus d’approbation a été activé et que les règles d’approbation ont été configurées, les paiements individuels seront vérifiés par rapport aux règles concernées avant de pouvoir être exécutés.

Avec l’icône de paiement, vous lancez l’action: Payer cette facture.

Le formulaire de paiement apparaît ensuite avec un aperçu de la facture correspondante (à gauche) et les détails du paiement (à droite).

Attention: il est toujours nécessaire de vérifier toutes les données du paiement et éventuellement de les corriger ou de les compléter avant d’approuver et/ou d’effectuer le paiement.

En fonction du montant du paiement à effectuer, une règle d’approbation devra être choisie par l’utilisateur sous la rubrique APPROBATION.

Une ou plusieurs lignes seront proposées dans la liste. La sélection dans la liste dépendra du montant à payer et de certains paramètres optionnels qui peuvent être configurés (ou le seront) dans le cadre du processus d’approbation.

L’utilisateur choisit finalement lui-même la règle d’approbation qu’il souhaite voir exécutée pour le paiement en question. Pour faire son choix, il peut éventuellement tenir compte de la disponibilité de ses collègues, du fournisseur et/ou du contenu de la facture en question.

Pour finir, cliquez sur le bouton bleu Demander l’approbation en bas à droite du formulaire. Le paiement est alors repris dans le Module de paiement, plus précisément dans la liste des « Paiements à approuver ».

L’icône de paiement des factures dont le paiement a été inclus dans la liste « Paiements à approuver », devient orange et affiche également un message adapté.

Veuillez noter que les factures dont le paiement n’a pas encore été approuvé ne sont pas automatiquement cochées comme « Effectué ». Vous êtes libre de cocher la facture comme « Effectué » si vous considérez que le traitement de la facture est terminé.


Que faire si mon comptable prépare les paiements après avoir traité les factures dans la comptabilité ?

Certaines entreprises demandent à leur comptable de préparer le paiement des factures entrantes après les avoir traitées. Dans ce cas, deux scénarios peuvent se présenter. Un scénario sans et un scénario avec un processus d’approbation activé.

  • Si la procédure d’approbation n’est pas activée, les paiements qui doivent être effectués selon votre comptable sont immédiatement inclus dans la liste des « paiements à effectuer ». À partir de cette liste, vous (ou un collègue) déterminez quels paiements seront exécutés et quand.
  • Si le processus d’approbation est actif, les paiements qui doivent être effectués selon votre comptable sont d’abord repris dans la liste des « paiements à approuver ». Dans ce cas, les paiements seront attribués à l’approbateur (ou aux approbateurs) avec les droits les moins étendus sur base du montant à payer.

Comment puis-je savoir si je dois approuver les paiements ?

Vous pouvez voir si des paiements sont prêts à être approuvés au moyen de l’étoile dorée qui apparaît en haut à gauche dans le Module de paiement de votre portail.

Prochainement, des notifications seront également envoyées au(x) approbateur(s) pour attirer leur attention sur le fait que des paiements sont prêts à être approuvés. Ces notifications seront envoyées par courrier électronique et/ou apparaîtront dans l’application mobile.


Comment puis-je approuver ou refuser un paiement ?

Dans le module de paiement, les paiements à approuver sont repris sous l’onglet Paiements à approuver. Sur cette page, une distinction est faite entre les paiements que je dois encore approuver et ceux qui doivent encore être approuvés par un collègue.

Cliquez sur l’action Modifier ce paiement du paiement que vous souhaitez approuver ou rejeter.

Le formulaire de paiement s’ouvrira. Dans le formulaire, les détails du paiement, la règle d’approbation et le mode de paiement peuvent ensuite être confirmés et/ou adaptés.

Pour finir, vous pouvez choisir d’approuver ou de rejeter le paiement
au bas du formulaire de paiement .

Les paiements qui sont approuvés et pour lesquels SEPA a été sélectionné comme mode de paiement sont inclus dans la liste des « Paiements à exécuter » du module de paiement.

Les paiements qui sont rejetés seront retirés du module de paiement et ne seront pas préparés pour être exécutés.

Après approbation, le paiement de la facture concernée sera bloqué par le moyen d’une icône de paiement rouge. Dans ce cas, le traitement de la facture sera également considérée comme « Effectué » par défaut. Si cela n’est pas souhaité, décochez de manière proactive le statut « Effectué » sur le formulaire de paiement ou ultérieurement dans la liste même.


Qui peut approuver des paiements dans le cadre du processus d’approbation ?

Afin d’approuver des paiements, l’approbateur désigné doit avoir accès au module de paiement.

Le module de paiement est accessible aux utilisateurs ayant un profil d’accès Administrator, Full Access et Full Feedback.


Certaines extensions seront encore prévues dans le cadre du Processus d’approbation des paiements:

  • Fixer un montant minimum en dessous duquel aucune approbation ne sera demandée dans le formulaire de paiement.
  • Une option avec laquelle le formulaire de paiement proposera toujours automatiquement la règle d’approbation avec le montant le plus bas. En d’autres termes, le choix ne sera plus laissé a l’utilisateur lorsque cette option est activée.
  • L’envoi de notifications par e-mail et/ou par l’application mobile aux personnes qui doivent approuver des paiements.
  • La possibilité de ne pas appliquer le processus d’approbation des paiements pour certains fournisseurs (par exemple pour les factures télécom)