Dropbox als invoerkanaal voor al uw relevante documenten

Dropbox-Logo

Sommige gebruikers vinden Dropbox een makkelijk invoerkanaal om documenten op te laden in de ClearFacts-toepassing.

Ga als volgt te werk om de verbinding met je Dropbox-account te activeren:

  • Klik op je gebruikersnaam rechts boven in het KMO-portaal
  • Selecteer Mijn profiel
  • Klik op de blauwe hyperlink Klik hier om verbinding te maken.
  • Meld u vervolgens aan bij Dropbox met uw Dropbox-account om een koppeling te maken met ClearFacts.
  • Gelieve even te wachten tot een volgende boodschap verschijnt waarin u kan Toestaan om de verbinding te maken.
  • Wacht geduldig tot alle achtergrondtaken werden uitgevoerd en de Dropbox-status ‘Verbonden’ wordt getoond in het veld Verbinding Dropbox.
    • Opgelet: De achtergrondtaken die worden uitgevoerd zorgen voor de creatie van de nodige Dropbox folders binnen uw Dropbox-folderstructuur.
  • Binnen de Apps > ClearFacts folder in je Dropbox-folderstructuur worden de ondernemingsnummers geplaatst die gekoppeld zijn aan je ClearFacts account. Dit kunnen er één of meerdere zijn naargelang het aantal vennootschappen gekoppeld aan je account.
  • Voor elke geactiveerd ondernemingsnummer vind je vervolgens 3 onderliggende folders, Aankoop, Verkoop en Diverse:
  • Binnen elk van deze folders kan je nu pdf-documenten plaatsen die zullen opgenomen worden binnen de ClearFacts postbus van het gekoppelde dossier.
    • Opgelet: de documenten zullen uit de folders verwijderd worden van zodra ze opgenomen werden in de gekoppelde ClearFacts postbus.
    • Indien u een eigen copie wil bewaren van uw documenten is het dus belangrijk om documenten te ‘kopiëren’ in de ClearFacts-folders in plaats van ze te ‘knippen’.
    • Indien de verbinding correct tot stand is gebracht, gebeurt het doorsturen van documenten quasi onmiddellijk na het plaatsen van nieuwe documenten (ttz met enkele seconden vertraging).

TIP: Handig bij pdf-documenten die geopend worden in de browser zelf of in Adobe. Voer een ‘Save as’ of ‘Bewaar als’ opdracht uit op het document en plaats het in de corresponderende ClearFacts Dropbox folder. Het document komt zo snel in de juiste postbus terecht in ClearFacts.

U vindt bovenstaande instructies ook terug wanneer u op het ?vraagteken klikt rechts van het veld Verbinding Dropbox op de pagina Mijn profiel.

Geef een reactie