Werklijsten: gebruiksvriendelijk voor de eindgebruiker, verhoogde efficiëntie voor de kantoormedewerker

Doel van de Werklijst-functionaliteit: De documentenflow optimaliseren zodanig dat:

  1. de KMO-eindgebruikers (optioneel) niet meer betrokken worden bij de herkenning van facturen en de validatie van boekingsvoorstellen;
  2. de boekingsvoorstellen van een dossier samengebracht kunnen worden in een ‘Werklijst’ die vanuit de Beheermodule kan geopend worden en efficiënt ‘afgewerkt’ door de kantoormedewerker vooraleer te verzenden naar de Boekhoudsoftware.

Hoe werkt deze nieuwe functionaliteit en hoe maakt u er gebruik van?

Op Kantoor- en Dossierniveau kan u de optie <Validatie via Werklijst> aanvinken (Dossierinstellingen – Annoteren)

  • Indien u deze optie op Kantoorniveau instelt, zullen alle nieuwe dossiers bij activatie deze instelling standaard meekrijgen.
  • Opgelet: Indien u de instelling op de reeds actieve dossiers activeert is het belangrijk dat er op dat ogenblik geen facturen meer in de ‘Verzenden-lijst’ van het dossier staan.

Werklijst 01

Voor de dossiers die met de Werklijst-optie geactiveerd werden, zal er geen validatie van de Boekingsvoorstellen meer gebeuren in het KMO-portaal.

  • De KMO-eindgebruiker (multi)selecteert maw de facturen die hij wil indienen in de corresponderende postbus, klikt op de blauwe Verwerken-knop rechts bovenaan, en is klaar.
  • Hij behoudt zicht op de facturen die hij voor verwerking heeft ingediend in de tab In verwerking binnen zijn portaal.
  • Nadat de facturen door de kantoormedewerker werden gevalideerd in de Werklijst en doorgestuurd naar de boekhouding, komen de facturen terecht in het digitaal archief van zijn portaal.

Multi-select en één-klik-aanpak:

Multiselect in Aankoop-postbus

Tab ‘In verwerking’ binnen het KMO-portaal:

Werklijst 02

Werklijst 03

  • In de Actieve klanten monitor van de Beheermodule krijgen de dossiers die met de Werklijst-optie geactiveerd werden, een oranje kleur in de kolom <Te valideren documenten>.
    • Dossiers waarvan de facturen op de traditionele manier verwerkt worden in het KMO-portaal behouden hun gekende groene kleur
    • De werklijst van een dossier kan geopend worden door:
      • Te klikken op de oranje vakjes in de Actieve klanten monitor waarin het aantal te valideren documenten wordt vermeld
      • Te klikken op de nieuwe knop <Werklijst> die links bovenaan werd toegevoegd aan het lijstje van mogelijke acties binnen een dossier

Actieve klanten monitor met onderscheid in de validatie-methode (groen versus oranje):

Werklijst 04

Doorklikken naar de Werklijst die (9) ’Te valideren facturen’ bevat:

Werklijst 05

  • De werklijsten zelf worden steeds geopend in een aparte tab binnen je browser.
    • Visueel ziet de werklijst er vrij gelijkaardig uit als de Verzenden-lijst uit het KMO-portaal (met opsplitsing Aankoop- en Verkoopfacturen).
    • Er werden bovenaan enkele filters toegevoegd die een snelle (deel)selectie van de lijst mogelijk maken.
    • Indien mogelijk wordt de Boekperiode toegekend op basis van de herkende factuurdatum (AIR of Externe 99,98% herkenning). De boekperiode kan ook flexibel ingevuld en aangepast worden in de Werklijst zelf.
    • Het aanpassen van de factuurgegevens op basis van de visualisatie van de factuur gebeurt via manuele annotering. Klik op de status-code om de detail weergave en de manuele annotering te activeren.
    • Opgelet, de Documentnummers van de Aankoopfacturen zullen pas toegekend worden nadat de lijst van boekingsvoorstellen werd gevalideerd en doorgestuurd naar de boekhoudsoftware. Dit gebeurt op basis van het geselecteerde dagboek en de toegekende boekperiode.
    • Het doorsturen van de boekingsvoorstellen kan gebeuren wanneer alle interne controles werden doorstaan en de Verzenden-knop dit toelaat.

De Werklijst op dossierniveau:

Werklijst 06

Op basis van de huidige implementatie zullen we de eerste feedback en suggesties verzamelen die de efficiëntie van de Werklijsten verder kunnen verhogen.

We zullen zo geleidelijk aan een eigen invulling geven aan het concept ‘booking factory’.

Geef een reactie