Quelle est la meilleure méthode pour transmettre vos documents ?

ClearFacts qui est, entre autres, la plateforme d’échange de documents entre le comptable et ses clients dispose de différents canaux pour transmettre ces documents. Vous pouvez les transmettre soit en utilisant l’adresse e-mail du dossier, soit en transférant les documents à partir de la plateforme, en scannant les documents via l’API liée à un scanner ou en utilisant le lien avec Dropbox.

Mais quelle est la meilleure méthode pour transmettre ces documents ?
La réponse à cette question dépend du type de document. Il faut faire une distinction entre les factures d’achats et les factures de ventes.

Factures d’achats

Pour les factures d’achats, tout dépend du fournisseur de la facture. Le graphique suivant vous explique la meilleure méthode en fonction du fournisseur.

ClearFacts - Flux achats

  • Certains fournisseurs (Luminus, Eni, …) génèrent des factures électroniques et les rendent disponibles à des ‘services providers’ interconnectés au niveau de PEPPOL. Codabox récupère ces documents au format e-fff et les rends disponibles au comptable du client. Clearfacts utilise l’API de CodaBox pour contrôler toutes les heures si des nouvelles factures sont disponibles pour les entreprises se trouvant sur la plateforme ClearFacts. Ces documents arrivent automatiquement dans le bac des achats et l’utilisateur peut ensuite les approuver.
  • Si votre client utilise une application comme xPenditure pour scanner ses petites dépenses, xPenditure les transmet à Codabox afin de les convertir en document électronique e-fff. Ces documents sont ensuite transférés vers ClearFacts de manière automatique.
  • Pour les fournisseurs avec lesquels vos clients ont de très bonnes relations, comme son comptable, ils peuvent leur donner l’adresse e-mail qui est liée au bac des factures d’achats dans ClearFacts. De cette manière, le fournisseur lui enverra directement ses factures dans ClearFacts.
  • Si un fournisseur envoie ses factures par e-mail avec un fichier PDF et/ou e-fff en pièce jointe, il suffit de transférer ce mail vers l’adresse e-mail liée au bac des achats du dossier.
  • Pour les fournisseurs moins modernes qui envoient encore des factures papier, il faudra donc les scanner les transmettre dans ClearFacts par les moyens classiques.

    Factures de ventes

Par contre, pour les factures de ventes, la manière dont vous pouvez transmettre les factures de ventes dépendra plus du logiciel de facturation utilisé. Le graphique suivant reprend les différentes méthodes liées au logiciel utilisé.

ClearFacts - Flux ventes

  • Des solutions de facturation comme Akti, Billit, Eenvoudig factureren et My-accloud sont connectées à CodaBox. Les entreprises qui utilisent ces solutions ont la vie qui est bien simplifiée ! Lorsqu’elles émettent une facture vers un client, la copie de cette facture est automatiquement transmise à CodaBox. CodaBox rend disponible cette facture au comptable de l’entreprise sous le format e-fff. De la même manière que pour les factures d’achats, ClearFacts se connecte toutes les heures pour vérifier si de nouveaux documents sont disponibles pour les clients des comptables utilisant ClearFacts. Ces documents arriveront dans le bac de vos ventes dans ClearFacts.
  • Vous utilisez une solution de facturation qui vous permet d’envoyer les factures de ventes par e-mail à vos clients et qui permet également de mettre une autre adresse e-mail en cc ou en bcc. Dans ce cas, il vous suffit de mettre l’adresse e-mail liée au bac des ventes en cc ou en bcc. La facture arrivera également dans le bac des factures de ventes.
  • La solution de facturation utilisée permet d’exporter vos factures au format e-fff. Dans ce cas, il est possible de sauvegarder ces documents sur le PC et les transmettre dans ClearFacts.
  • Enfin une autre solution comme Excel ou Word est utilisée pour faire générer les factures de ventes. Pas de problème, il suffit de sauvegardez ces documents au format PDF et de les transférer vers ClearFacts par les moyens classiques.

Il n’y a donc pas une manière unique pour transmettre tous les documents dans ClearFacts. Votre comptable peut certainement vous aider à faire le bon choix suivant la situation d’une entreprise. Mais l’avantage des solutions intégrées qui permettent de transmettre des factures électroniques au format e-fff sont bien évidemment plus pratique et évitent tout travail manuel superflu.

Remarques supplémentaires par rapport aux liens avec CodaBox:

  • Pour activer la connexion entre CodaBox et ClearFacts, la fiduciaire devra en faire la demande à CodaBox. ClearFacts ne reçoit donc pas tous les fichiers de tous les clients de CodaBox. Vous pouvez transmettre votre demande par e-mail vers api@codabox.com
  • La livraison des différents documents par CodaBox n’est possible que pour les clients pour lesquels la livraison des extraits bancaires CODA est activée.
  • La liste des solutions de facturations liées à CodaBox n’est pas restrictive aux 4 logiciels précitées. Différents programmes de facturation sont actuellement en phase de développement et seront donc bientôt disponibles. Nous vous conseillons de consulter le site de CodaBox pour obtenir la liste à jour de ces solutions via le lien suivant : Logiciels et services connectés à CodaBox.
  • Le lien entre xPenditure et CodaBox est en phase pilote. Ce service est actuellement réservé à certains comptables. Si vous voulez obtenir plus d’informations, vous pouvez contacter Codabox.
  • La livraison des factures d’achats par CodaBox est en phase pilote. Ce service est donc actuellement limité à un certain nombre de fiduciaires. Il n’est pas uniquement limité aux factures provenant de Luminus ou de Eni. De nombreux autres fournisseurs seront très proclament ajoutés à cette liste.

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