Hoe worden boekperiodes afgesloten in ClearFacts?

Afhankelijk van de instellingen van een dossier worden boekperiodes automatisch of manueel afgesloten in ClearFacts.

Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen dossiers waarbij de validatie van de boekingsvoorstellen gebeurt in het KMO-portaal (= Controle-dossiers) en dossiers waarbij de validatie/correctie van de boekingsvoorstellen gebeurt in de Beheermodule via de werklijst (= Werklijst-dossiers).

  • Automatisch: boekperiodes worden automatisch afgesloten in Controle-dossiers van zodra er binnen het KMO-portaal een nieuw document in een volgende boekperiode wordt verwerkt.

Voorbeeld: Op een bepaald ogenblik staan de periodes 07/2016 en 08/2016 nog open binnen het dagboek van een dossier. Augustus (08/2016) is de huidige en actieve kalendermaand. Boekperiode 07/2016 zal automatisch afgesloten worden van zodra de klant een factuur verwerkt in de actuele periode 08/2016.

Opgelet 1: Het automatisch afsluiten van boekperiodes voor Controle-dossiers kan door Admin-profielen worden gedeactiveerd via de kantoorinstelling:

Opgelet 2: In Werklijst-dossiers gebeurt er geen automatische afsluiting van boekperiodes!

  • Manueel: Er zijn 2 manieren om boekperiodes manueel af te sluiten. Deze manieren kunnen gebruikt worden zowel bij Werklijst- als Controle-dossiers:
  1. Bij de manuele synchronisatie van een dossier. Door een nieuwe actieve boekperiode in te stellen binnen het <Sync dossier> venster, worden oudere boekperiodes afgesloten.

Sync dossier button

Manuele sync dossier

2. Via de Configuratie-parameter [Boekperiodes] van het dossier. De betreffende boekperiode(s) kunnen afgesloten (of geopend) worden door de status van de periode rechts aan te klikken? Status: Geblokkeerd (= Afgesloten) of X (= Open).

Configuratie Boekperiodes

Boekperiode manueel afsluiten

Geef een reactie