Factuurverwerking en -doorstroming: Flexibiliteit per dossier!

Binnen de toepassing wordt getracht om maximale flexibiliteit te bieden in de manier waarop de facturen van een dossier kunnen doorstromen en verwerkt worden.

De verschillende, in te stellen verwerkingsmethodes worden bepaald door 2 instellingen:

  • De methode waarop facturen herkend worden:
  1. Zonder herkenning: Facturen worden niet herkend binnen de ClearFacts toepassing. De herkenning en verrijking wordt pas later uitgevoerd door de kantoormedewerkers binnen de boekhoudsoftware.
  2. Visuele, manuele herkenning: Facturen worden visueel herkend door de gebruiker. Hierbij worden gegevens uit het dossier beschikbaar gesteld om selecties te kunnen uit te voeren (bijv. lijst van bestaande leveranciers, te gebruiken rubrieken, …). We noemen deze activiteit “MANUEEL ANNOTEREN”.
  3. Machinale herkenning via AIR: De “Basisgegevens’ van de factuur worden maximaal machinaal herkend. Een herkenningsgraad van 80% kan bereikt worden indien de OCR op het betreffende document goed kan uitgevoerd worden. Na de herkenning door AIR kan de herkenning en verrijking steeds aangepast of voltooid worden door manuele annotering.
  4. Herkenning door een Externe Service Provider: De herkenning van de “Basisgegevens” en “Detaillijnen” van de facturen wordt uitbesteed aan Service Providers die gespecialiseerd zijn in deze activiteit. Ze garanderen een herkenning tot 99,98%.
  • De methode waarop de boekingsvoorstellen gevalideerd en gecorrigeerd worden:
  1. Controle-dossiers: De validatie en eventuele correctie van de opgemaakte boekingsvoorstellen gebeurt in het KMO-portaal en wordt typisch uitgevoerd door de klant.
  2. Werklijst-dossiers: De validatie/correctie van de boekingsvoorstellen gebeurt in de Beheermodule via de Werklijst-functionaliteit en wordt uitgevoerd door kantoor- of andere medewerkers.

In onderstaande tabel worden de mogelijke combinaties voorgesteld:

Verwerkingsmethodes - Limited

Het schema geeft aan dat er 5 effectieve verwerkingsmethodes instelbaar zijn die de doorstroming en verwerking bepalen van de facturen binnen een dossier.

De 2 instellingen die nodig zijn om de gepaste verwerkingsmethode van een dossier te selecteren vind je bij [Dossierinstellingen – Annoteren].

Het betreft de parameters Herkenningsmethode en Valdidatie via Werklijst:

Verwerkingsmethodes - Instellingen Beheermodule

Optie: Indien u binnen een AIR/Werklijst-dossier de klant wil toelaten om selectief facturen manueel te annoteren (bijvoorbeeld voor restaurant-bonnetjes), klik dan de betreffende dossieroptie <Manueel annoteren toelaten> aan.

manueel-annoteren-toelaten

Wanneer men in de digitale postbus vervolgens op de hyperlink van de factuur klikt, kan me in de daaropvolgende popup op het icoontje klikken dat het manueel annoteren van de factuur mogelijk maakt. Na verwerking wordt het aangemaakte boekingsvoorstel in de Werklijst geplaatst.

factuur-annoteren

icoontje-manueel-annoteren

Opgelet: Bij de selectie en verwerking van meerdere facturen tegelijkertijd, is het manueel annoteren niet mogelijk.

Geef een reactie