3 Dossierconfiguraties, 3 kantoormedewerker- en 6 gebruikersprofielen

Binnen de toepassing kunnen dossiers geactiveerd worden met 3 verschillende dossierconfiguraties.

Verder bestaan er 3 toegangsprofielen voor de kantoormedewerkers die in de Beheermodule werken en 6 profielen voor de klant-eindgebruikers die toegang hebben tot het Klantenportaal en de mobiele app.

3 DOSSIERCONFIGURATIES

De dossierconfiguratie bepaalt wat de klant-eindgebruikers kunnen doen met de toepassing en wat ze te zien krijgen binnen het klantenportaal.

  • Configuratie B: Doc. Processing + Archive (Digitale Postbus)
    • De klant-eindgebruikers kunnen binnen deze dossierconfiguratie documenten invoeren voor verwerking en digitale archivering maar ze hebben geen zicht op de cijfers van hun onderneming. Er is binnen deze configuratie maw geen terugkoppeling voorzien van de boekhouding naar het klantenportaal.
  • Configuratie C: Doc. Processing + Full Feedback (De volledige oplossing)
    • De klant-eindgebruikers kunnen binnen deze dossierconfiguratie documenten invoeren voor verwerking en digitale archivering én krijgen via de terugkoppeling bovendien een volledig zicht op de cijfers van hun onderneming.
    • Deze configuratie is de standaard-configuratie bij de activatie van een nieuw dossier.
  • Configuratie D: Full Feedback (Terugkoppeling van de boekhouding)
    • De klant-eindgebruikers kunnen binnen deze dossierconfiguratie geen documenten invoeren voor verwerking noch archivering maar ze krijgen via de terugkoppeling wel zicht op de cijfers van hun onderneming.

De dossierconfiguratie wordt vastgelegd bij de activatie van een nieuw dossier maar kan nadien aangepast worden via [Dossierinstellingen – Algemeen – Configuratie]:

Opgelet: Voor de aanpassing van een dossierconfiguratie D naar een configuratie B of C zal een synchronisatie-opdracht uitgevoerd worden met de boekhoudsoftware. Deze overgang gebeurt dus niet onmiddellijk.


3 TOEGANGSPROFIELEN VOOR KANTOORMEDEWERKERS

Aan de hand van het toegangsprofiel van interne (maar mogelijk ook externe) kantoormedewerkers wordt bepaald wat de betreffende medewerkers kunnen ‘doen en zien’ binnen de Beheermodule van de toepassing.

Kantoormedewerkers worden aangemaakt op kantoorniveau binnen het configuratie-menu ‘Medewerkers’. Het toegangsprofiel wordt bepaald door ‘Type‘:

Volgende toegangsprofielen kunnen worden geselecteerd:

  • Admin
    • Kantoormedewerkers die het profiel Admin toegewezen krijgen, hebben de rechten om de kantoorinstellingen aan te passen en nieuwe kantoormedewerkers aan te maken. 
    • Admin-profielen hebben bovendien zicht op alle actieve klantendossiers in de <Actieve klanten monitor>, uitgezonderd de klantendossiers die als ‘private’ werden aangeduid.
    • Admin-profielen hebben tenslotte ook alle rechten op dossierniveau.
  • Medewerker:
    • In de <Actieve klanten monitor> hebben kantoormedewerkers die het profiel Medewerker toegewezen krijgen zicht op en toegang tot de actieve klantendossiers die aan hen zijn toegewezen (direct als Dossierbeheerder of indirect via een Klantgroep).
    • Medewerker-profielen hebben alle rechten op dossierniveau maar geen rechten op kantoorniveau.
    • Indien de kantoorinstelling <Klant toevoegen enkel door admin> niet werd aangevinkt, kunnen Medewerker-profielen zelf ook nieuwe klanten vanuit de boekhoudsoftware toevoegen en activeren via het menu ‘Klanten’.
  • Support:
    • In de <Actieve klanten monitor> hebben kantoormedewerkers die het profiel Support toegewezen krijgen enkel zicht op de actieve klantendossiers die aan hen zijn toegewezen
    • Support-profielen hebben zeer beperkte rechten op Werklijst-dossiers. Op de betreffende dossiers kunnen ze enkel de Werklijst-functionaliteit gebruiken. Ze hebben geen toegang tot het klantenportaal van deze dossiers noch op andere functionaliteit of instellingen op dossierniveau.

De toewijzing van kantoormedewerker(s) aan een dossier gebeurt bij de activatie van een nieuw dossier of nadien via de configuratie-parameters van het dossier[Configuratie – Dossierbeheerder] of [Configuratie – Klantgroep].

Opgelet: aan een dossier kan slechts één dossierbeheerder worden toegewezen en/of één klantgroep. Daarnaast kunnen nog één of meerdere ondersteunende medewerkers worden toegewezen (die ook toegang krijgen tot het dossier).

Kantoormedewerkers bepalen

Zonder toewijzing van een dossierbeheerder of klantgroep zal ‘het kantoor’ (met bijhorend algemeen email-adres) toegewezen worden als verantwoordelijke van het dossier .


6 TOEGANGSPROFIELEN VOOR KLANT- EINDGEBRUIKERS

Aan de hand van het toegangsprofiel van de klant-eindgebruikers wordt bepaald wat de betreffende gebruikers kunnen ‘doen en zien’ binnen het Klantenportaal van de toepassing.

Uiteraard hangt het toegangsprofiel van de klant-eindgebruiker nauw samen met de Dossierconfiguratie van het betreffende dossier (zie hoger). De configuratie bepaalt immers de maximale ‘breedte’ van de toegang tot het klantenportaal.

De toewijzing van het toegangsprofiel van een klant-eindgebruiker gebeurt bij de creatie van een nieuwe klant-eindgebruiker of nadien via de configuratie-parameters op dossierniveau [Configuratie – Gebruikers].
Het toegangsprofiel zelf wordt bepaald door de waarde van het veld ‘Profiel‘:

Volgende 6 toegangsprofielen kunnen worden toegewezen:

  • Administrator:
    • Klant-eindgebruikers met het ‘Administrator’ profiel hebben alle rechten binnen het klantenportaal van hun dossier(s), inclusief het beheren van de dossierinstellingen die rechtstreeks via het klantenportaal kunnen beheerd worden (autoforward– en goedkeuringsregels, aanmaak nieuwe gebruikers, …).
    • Verder hebben Administrators dezelfde rechten als de ‘Full access’ gebruikers. In de Communicatie-module worden beide profielen ook op dezelfde manier behandeld.
    • Idealiter wordt er minstens 1 Administrator per dossier toegewezen. Vandaar is het ook de standaard-instelling.
  • Full access:
    • Klant-eindgebruikers met het profiel ‘Full access’ hebben alle rechten binnen het klantenportaal van hun dossier(s), exclusief het beheren van de dossierinstellingen (zie Administrator)
    • De eindgebruikers kunnen documenten invoeren, verwerken en doorsturen (= Document processing).
    • Ze hebben bovendien toegang en zicht op alle cijfers en rapporten van de toegewezen dossiers, inclusief het digitaal archief en de historiek Leveranciers en Klanten. Ze genieten maw van de volledige terugkoppeling van de boekhouding (= Full feedback).
    • Optioneel hebben ze ook toegang tot de Betaalmodule en het menu ‘Financieel’ (met de bankrekeningen gekoppeld aan het dossier) indien deze modules werden geactiveerd op het dossier.
  • Document processing:
    • Klant-eindgebruikers met het profiel ‘Document processing’ kunnen enkel documenten invoeren, verwerken en doorsturen binnen de toegewezen dossiers.
    • Ze hebben geen zicht op de cijfers en rapporten van de betreffende onderneming(en) en hebben ook geen toegang tot het digitaal archief en de historiek van het dossier.
    • Ook de optionele modules (bijv. Betaalmodule) worden niet beschikbaar gesteld voor dit profiel. Facturen klaarzetten of laten goedkeuren voor betaling, kan men wel.
    • Het profiel wordt typisch gebruikt voor de (externe) administratieve medewerkers van de KMO-klant of het secretariaat dat belast wordt met het verwerken van de inkomende facturen.
  • Document processing + Archive:
    • Klant-eindgebruikers met het profiel ‘Document processing + Archive’ kunnen documenten invoeren, verwerken en doorsturen binnen de toegewezen dossiers maar hebben bovendien, in tegenstelling tot het profiel ‘Document processing’ ook toegang tot het digitaal archief van deze dossiers.
  • Full feedback:
    • Klant-eindgebruikers met het profiel ‘Full feedback’ hebben zicht op alle cijfers en rapporten van de onderneming, inclusief het digitaal archief van het dossier.
    • Deze eindgebruikers kunnen geen documenten invoeren, verwerken en doorsturen (= Document processing).
    • Optioneel hebben ze ook toegang tot de Betaalmodule en het menu ‘Financieel’ (met de bankrekeningen gekoppeld aan het dossier) indien deze modules werden geactiveerd op het dossier.
    • Het profiel wordt typisch gebruikt voor de bedrijfsleiders en/of (externe) bestuurders van de KMO-klantonderneming die niet betrokken zijn bij de documentverwerking.
  • Document delivery:
    • Klant-eindgebruikers met het profiel ‘Document delivery’ kunnen enkel documenten invoeren en doorsturen binnen de toegewezen dossiers.
    • Ze hebben geen zicht op de cijfers en rapporten van de betreffende onderneming(en) en hebben ook geen toegang tot het digitaal archief en de historiek van het dossier.
    • In tegenstelling tot het profiel ‘Document processing’ hebben ze enkel zicht op en toegang tot de eigen documenten in het klantenportaal.
    • Het profiel wordt typisch gebruikt voor (extrerne) medewerkers die, voornamelijk via de mobiele app, documenten en bonnetjes moeten kunnen aanleveren maar verder geen portaalfunctionaliteit behoeven.

Aan een dossier kunnen geen (lees ‘0’), één of meerdere klant-eindgebruikers toegewezen worden.

De aanvraag om een nieuwe gebruiker toegang te geven tot het klantenportaal wordt typisch gelanceerd vanuit het klantenportaal [Dossierinstellingen – Nieuwe account aanvragen]:

Nieuwe account aanvragen

De aanvraag wordt verstuurd via e-mail en komt terecht op het mailadres van de toegewezen verantwoordelijke van het dossier (kantoor, dossierbeheerder of klantgroep).

Later zullen de klant-eindgebruikers met het profiel ‘Administrator’ autonoom (lees: zonder tussenkomst van een kantoormedewerker) nieuwe eindgebruikers voor hun dossier kunnen aanmaken.

Geef een reactie