Dossierconfiguraties, medewerker- en gebruikersprofielen: 3 x 3 x 3

Binnen de toepassing kunnen dossiers geactiveerd worden volgens 3 dossierconfiguraties.

Verder bestaan er 3 toegangsprofielen voor de kantoormedewerkers die in de Beheermodule werken en 3 profielen voor de eindgebruikers die toegang hebben tot het KMO-portaal.

 

1 – De DOSSIERCONFIGURATIE geeft aan wat de klant-eindgebruiker kan doen met de toepassing en wat hij te zien krijgt binnen het KMO-portaal (zie tabel).

  • Configuratie B: Digitale Postbus [Doc. Processing + Archive]
    • De klant-eindgebruiker kan documenten invoeren voor verwerking maar heeft GEEN zicht op de cijfers van zijn onderneming.
  • Configuratie C: De volledige oplossing [Doc. Processing + Full Feedback]
    • De klant-eindgebruiker kan documenten invoeren voor verwerking en heeft tevens een volledig zicht op de cijfers van zijn onderneming.
  • Configuratie D: Terugkoppeling van de boekhouding [Full Feedback]
    • De klant-eindgebruiker kan GEEN documenten invoeren voor verwerking maar heeft wel zicht op de cijfers van zijn onderneming.

ClearFacts Dossierconfiguraties

De dossierconfiguratie wordt vastgelegd bij de activatie van een nieuw dossier maar kan nadien aangepast worden via [Dossierinstellingen – Algemeen – Configuratie]:

Dossierconfiguratie wijzigen

Opgelet: Voor de aanpassing van een dossierconfiguratie D naar B of C zal een synchronisatie-opdracht uitgevoerd worden met de boekhoudsoftware. Deze overgang neemt dus wat tijd in beslag.

 

2 – De TOEGANGSPROFIELEN voor de KANTOORMEDEWERKERS bepalen wat interne (maar mogelijks ook externe) medewerkers kunnen ‘doen en zien’ binnen de Beheermodule van de toepassing.

  • Admin: Kantoormedewerkers die het Admin-profiel hebben, hebben de rechten om de kantoorinstellingen aan te passen en nieuwe kantoormedewerkers aan te maken. 
    • Admin-profielen hebben zicht op ALLE geactiveerde klantendossiers in de <Actieve klanten monitor> UITGEZONDERD de klantendossiers die als ‘private’ werden aangeduid.
    • Admin-profielen hebben bovendien alle rechten op dossierniveau.
  • Medewerker: Kantoormedewerkers die het Medewerker-profiel hebben, hebben alle rechten op dossierniveau maar geen rechten op kantoorniveau.
    • In de <Actieve klanten monitor> hebben Medewerker-profielen zicht op de geactiveerde klantendossiers die aan hen zijn TOEGEWEZEN.
    • Ze hebben bovendien alle rechten op de dossiers die aan hen zijn toegewezen.
    • Afhankelijk van de kantoorinstellingen, kunnen Medewerker-profielen nieuwe klanten vanuit de boekhoudsoftware toevoegen en activeren binnen de toepassing.
  • Support: Kantoormedewerkers die het Support-profiel hebben, hebben beperkte rechten op Werklijst-dossiers. 
    • In de <Actieve klanten monitor> zien Support-profielen alle klantendossiers die als WERKLIJST-DOSSIER werden ingesteld.
    • Op de betreffende dossiers kunnen ze enkel de Werklijst-functionaliteit gebruiken. Ze hebben geen toegang tot de dossiers zelf of andere functionaliteit op dossierniveau.

De toewijzing van kantoormedewerker(s) aan een dossier gebeurt bij de activatie van een nieuw dossier of nadien via de configuratie-parameters van het dossier [Configuratie – Dossierbeheerder] of [Configuratie – Klantgroep].

Opgelet: aan een dossier kan slechts één dossierbeheerder worden toegewezen en/of één klantgroep. Daarnaast kunnen nog één of meerdere ondersteunende medewerkers worden toegewezen (die ook toegang krijgen tot het dossier).

Kantoormedewerkers bepalen

Zonder toewijzing van een dossierbeheerder of klantgroep zal ‘het kantoor’ (met bijhorend algemeen email-adres) toegewezen worden als verantwoordelijke van het dossier .

 

3 – Tenslotte bestaan er ook 3 TOEGANGSPROFIELEN voor de KMO- EINDGEBRUIKERS. Deze profielen bepalen wat de klant-eindgebruikers kunnen ‘doen en zien’ binnen het KMO-portaal van de toepassing.

Uiteraard hangt deze toegang nauw samen met de geactiveerde configuratie op het betreffende dossier. De Dossierconfiguratie bepaalt immers de maximale ‘breedte’ van de toegang (zie hoger).

  • Full access: De klant-eindgebruikers met het ‘Full access’ profiel hebben ALLE rechten binnen het KMO-portaal van hun dossier. 
    • De eindgebruikers kunnen documenten invoeren, verwerken en doorsturen (= Document processing).
    • Ze hebben tevens zicht op alle cijfers en rapporten van de betreffende onderneming, inclusief het digitaal archief van het dossier. Maw op de volledige terugkoppeling van de boekhouding (= Full feedback).
  • Document processing: De klant-eindgebruikers met het ‘Document processing’ profiel kunnen ENKEL documenten invoeren, verwerken en doorsturen binnen het betreffende dossier.
    • Ze hebben GEEN zicht op de cijfers en rapporten van de betreffende onderneming en hebben ook GEEN toegang tot het digitaal archief van het dossier.
    • Het profiel wordt typisch gebruikt voor de (externe) administratieve medewerkers van de KMO-klant of het secretariaat dat belast wordt met het verwerken van de inkomende facturen.
  • Full feedback: De klant-eindgebruikers met het ‘Full feedback’ profiel hebben zicht op ALLE cijfers en rapporten van de onderneming, inclusief het digitaal archief van het dossier. 
    • De eindgebruikers kunnen GEEN documenten invoeren, verwerken en doorsturen (= Document processing).
    • Het profiel wordt typisch gebruikt voor de bedrijfsleiders en/of (externe) bestuurders van de KMO-klantonderneming.

De toewijzing van het toegangsprofiel van een gebruiker gebeurt bij de creatie van een nieuwe gebruiker of nadien via de configuratie-parameters van het dossier [Configuratie – Gebruikers].

Aan een dossier kunnen geen, één of meerdere klant-eindgebruikers toegewezen worden.

De aanvraag om een nieuwe gebruiker toegang te geven tot het KMO-portaal wordt typisch gelanceerd vanuit het KMO-portaal [Dossierinstellingen – Nieuwe account aanvragen]: Nieuwe account aanvragen

Profielen eindgebruikers

De aanvraag wordt verstuurd via e-mail en komt terecht op het adres van de toegewezen verantwoordelijke van het dossier (kantoor, dossierbeheerder of klantgroep).

Geef een reactie