Geef een opmerking of instructie door samen met je factuur

In de traditionele manier van werken, waarbij papieren documenten en facturen werden doorgegeven aan je kantoor, was het soms makkelijk om een post-it of geschreven instructie mee te geven met een document.

Wanneer de facturen digitaal worden doorgestuurd maak je best gebruik van de functie <Opmerking> aanwezig binnen de Digitale postbussen ‘Aankoop’ en ‘Verkoop’.

Opmerking in te geven

Klik op het Opmerking-icoontje en geef de informatie in die je wil meegeven met het betreffende document. Klik nadien op Enter of Opslaan.

Opmerking ingegeven

Enkele voorbeelden van nuttige informatie en instructies die op deze manier kunnen meegeven worden met een factuur:

  • Facturen van de vennootschap die privé werden betaald
  • Privé-uitgaven die via de vennootschap werden betaald
  • Manier waarop de factuur betaald werd: Cash – VISA – …
  • Informatie die het analytische boeken van de factuur mogelijk maken: projectnummer, nummerplaat van de (bedrijfs)wagen, polisnummer, …
  • Bij een resto BTW-bonnetje: de namen van de personen waarmee werd gedineerd en de reden van het bezoek
  • Detail indien het een uitgave van Sponsoring of Gift betreft

De opmerking/instructie die wordt ingegeven komt terecht bij de medewerker die de factuur verwerkt in de boekhouding.

De informatie blijft nadien ook toegankelijk in het Digitaal Archief van het portaal. Ze wordt opgenomen als ‘Instructie’ binnen ‘Detail van de boeking’.

Geef een reactie