Wanneer dient u een ‘manuele’ synchronisatie uit te voeren?

Het synchronisatie-mechanisme (of Sync) zorgt ervoor dat de boekhouding (zoals deze gekend is in het boekhoudpakket) ingelezen of ‘gesynchroniseerd’ wordt met het ClearFacts-platform.

Doel van de synchronisatie: De gegevens en de cijfers zoals opgenomen in het klantenportaal correct weergegeven, conform de situatie in het boekhoudpakket.


Belangrijke opmerking vooraf:

Elke keer dat er boekingsvoorstellen worden doorgestuurd naar het boekhoudpakket (vanuit de Werklijst), worden de boekingsvoorstellen ook onmiddellijk teruggekoppeld en opgenomen in het klantenportaal (= AUTOMATISCHE synchronisatie).

Op die manier worden het dashboard, het archief, de rapporten, … meteen aangepast met het resultaat van de verwerkte facturen en boekingsvoorstellen, ook al zijn deze nog niet definitief gevalideerd.

De KMO-klantondernemer krijgt hierdoor snel feedback van zijn acties en is gemotiveerd om regelmatig(er) documenten te verstrekken.


Wanneer er wijzigingen en bewerkingen rechtstreeks in het boekhoudpakket worden doorgevoerd, typisch bij het verwerken van de BTW-aangifte of de jaarafsluiting (bv. afschrijvingen, correcties, investeringen, lonen…), worden deze aanpassingen niet automatisch gesynchroniseerd naar het portaal. Hiervoor dient u een MANUELE synchronisatie op te starten.

Een manuele synchronisatie wordt opgestart door in de Beheermodule, voor het betreffende dossier, te klikken op “Sync Dossier“.

Met behulp van de manuele synchronisatie kan:

  • de datum “Boekhouding bijgewerkt tot…” worden aangepast (= de datum links bovenaan vermeld in het KMO-portaal);
  • de teller in het blauwe vakje van de Actieve klanten monitor opnieuw op ‘0’ worden gezet voor het betreffende dossier (alle boekingsvoorstellen werden verwerkt en gevalideerd);
  • een email-bericht worden gestuurd naar de klantondernemer met melding dat zijn boekhouding werd bijgewerkt;
  • een nieuwe actieve boekperiode worden ingesteld waardoor de voorgaande boekperiodes worden afgesloten in ClearFacts.

Meestal volstaat een ‘eenvoudige’ synchronisatie om de situatie uit het boekhoudpakket over te brengen naar ClearFacts.

De ‘eenvoudige’ Sync neemt immers alle wijzigingen over die in de boekhouding genoteerd werden sinds een vorige synchronisatie.

De wijzigingen betreffen typisch: inboekingen (facturen, CODA, …), correcties, leveranciersfiches, … al de gebruikelijke dagdagelijkse bewerkingen op een boekhouding.

In 95% van de gevallen is deze ‘eenvoudige’ Sync-opdracht voldoende om beide toepassingen op elkaar af te stemmen en synchroon te houden.

TIP: U kan een elke nacht een ‘eenvoudige’ synchronisatie laten uitvoeren op het dossier. Hierdoor wordt de boekhouding elke nacht automatisch teruggekoppeld naar ClearFacts en houdt u het dossier synchroon. Dit gebeurt zonder de aanpassing van de datum ‘bijgewerkt tot’.

Dossierinstellingen – Algemeen: 


Soms is het echter nodig om een ‘volledige’ synchronisatie uit te voeren op een dossier.

Met een ‘volledige’ synchronisatie wordt de boekhouding in zijn totaliteit opnieuw ingeladen in ClearFacts.

Dus niet alleen de wijzigingen die zich (recent) voordeden in de boekhouding, maar ook heel de historiek (het verleden).

Bij een ‘volledige’ synchronisatie wordt hetzelfde mechanisme opgestart dat ook gebruikt wordt bij de activatie van een nieuw dossier. Je kan het beschouwen als een soort ‘reset’ van het dossier.

Een ‘volledige’ synchronisatie is enkel nodig als er grote wijzigingen zijn doorgevoerd binnen het dossier, typisch ook in reeds afgesloten boekperiodes. Het kan bijvoorbeeld gaan om een herschikking van de boekjaren, aanpassingen aan of correcties op historische data, installaties van backups, enz …

Ook voor dossiers waar lang niet meer op gewerkt is kan een volledige synchronisatie nodig zijn om de correcte toestand in ClearFacts over te nemen.

Tenslotte kan ook de installatie van een nieuwe versie van de ClearFacts connector aanleiding geven tot het uitvoeren van een volledige synchronisatie. Bijvoorbeeld om nieuwe, aanvullende data uit de boekhouding op te halen en naar ClearFacts te sturen. Dergelijke (grootschalige) Sync-opdrachten worden typisch door het ClearFacts Support team uitgevoerd.


Opgelet: een volledige synchronisatie legt een zware belasting op het netwerk, op jullie kantoorserver(s) en de interfaces.

Het is dus zeker niet wenselijk om systematisch een ‘volledige’ synchronisatie uit te voeren. Enkel wanneer er onverklaarbare verschillen vast te stellen zijn tussen ClearFacts en het boelhoudpakket kan een ‘volledige’ synchronisatie uitgevoerd worden als eerste corrigerende actie.

Geef een reactie