Belangrijk: Tijdig sluiten van ‘verwerkte’ en openen van ‘nieuwe’ boekperiodes

Voor een actief dossier neemt ClearFacts de boekjaren en boekperiodes over uit het dossier waarmee het gekoppeld is in het boekhoudpakket.

De meest recente status van de boekperiodes wordt overgenomen via de synchronisatie van het dossier:

Het is de verantwoordelijkheid van de dossierbeheerder om de boekperiodes in ClearFacts zo te beheren dat de actieve boekperiodes beschikbaar zijn in de Werklijst en kunnen toegewezen worden bij de verwerking van de facturen tot boekingsvoorstellen.


  • Tijdig sluiten van ‘verwerkte’ boekperiodes

Indien de BTW-aangifte voor een dossier werd opgesteld, is het belangrijk om de boekperiodes waarop de aangifte betrekking had ook in ClearFacts meteen af te sluiten. Zo wordt vermeden dat de (afgesloten) boekperiode(s) nog toegewezen wordt aan facturen met een documentdatum vallend binnen deze (afgesloten) boekperiode(s).

Dit zorgt steeds voor foutmeldingen en vaak ook voor manuele tussenkomsten om de situatie recht te zetten.

Het tijdig afsluiten van boekperiodes is nog belangrijker bij de overgang naar een nieuw boekjaar, aangezien de afgesloten boekperiode in dat geval nog tot het vorige boekjaar behoort, waardoor ook de documentnummering geïmpacteerd is.

Sluit één of meerdere boekperiodes in ClearFacts af door de nieuwe actieve boekperiode in te geven tijdens de manuele Sync opdracht.

Het instellen van de nieuwe boekperiode zorgt immers automatisch voor het sluiten van de ‘vorige’/’oude’ boekperiode(s).

In de situatie waarbij de nieuwe actieve boekperiode (nog) niet beschikbaar is in het lijstje van boekperiodes, dien je de afgesloten boekperiode(s) in ClearFacts manueel te sluiten via de Configuratie-instellingen van het betreffende dossiers.

[Configuratie] – [Boekperiodes] – Klik op het kruisje achteraan bij Acties om de desbetreffende periode(s) af te sluiten: []

Opgelet: Het manueel sluiten van Boekperiodes via Configuratie gebeurt per Dagboek.

Ter info: Er zijn ontwikkelingen gepland om in de toekomst waar mogelijk de boekperiodes die in het boekhoudpakket werden afgesloten, ook in ClearFacts automatisch te sluiten na een synchronisatie.


  • Tijdig openen ‘nieuwe’ boekperiodes

In de situatie waarin een boekperiode afgewerkt werd in het boekhoudpakket, en de facturen vanaf dan in een nieuw boekjaar of nieuwe boekperiode moeten geregistreerd worden, moet dit nieuwe boekjaar / nieuwe boekperiode ook in ClearFacts beschikbaar zijn.

Dit doe je door ervoor te zorgen dat de nieuwe boekperiode(s) in het boekhoudpakket ‘open’ staan, gevolgd door een ‘synchronisatie’ van het betreffende dossier: 

Aangezien het boekhoudpakket de ‘master’ is van de boekhouding kan en mag ClearFacts niet automatisch (nieuwe) boekperiodes aanmaken en openstellen zolang ze niet ‘gekend’ zijn in het boekhoudpakket.

OpgeletIndien de boekperiode overeenkomstig de documentdatum van de factuur nog niet beschikbaar is in ClearFacts, wordt automatisch de meeste recente nog open boekperiode toegekend.

In de werklijst wordt er in dat geval een indicatie getoond in de vorm van een driehoekje met uitroepteken op de lijn van het boekingsvoorstel:

Dit is een expliciete (maar niet blokkerende) boodschap om na te kijken of de gewenste boekperiode wel degelijk beschikbaar is en/of werd gebruikt.

Er bestaat tevens een specifieke filter om deze boekingsvoorstellen tegelijkertijd te selecteren:

Indien geen enkele open boekperiode beschikbaar is, wordt de boekperiode leeg gelaten en komen de facturen op status Nok te staan.

Geef een reactie