De SEPA Betaalmodule: Hoe werkt het?

In dit nieuwsbericht vindt u aanvullende informatie met betrekking tot de activatie en het gebruik van de SEPA Betaalmodule.

Opgelet: De SEPA Betaalmodule is een betaaloptie die u op kantoorniveau kan laten activeren. Eenmaal centraal geactiveerd en geconfigureerd, kan u de module per dossier activeren.

Neem contact op met uw verdeler of account manager voor de centrale activatie van de module op kantoorniveau.

Eenmaal de betaalmodule geactiveerd op kantoorniveau, activeer je de module op Dossierniveau via: [Dossierinstellingen] [Algemeen] [Activeer SEPA betalingsmodule]

  • Geef vervolgens de Standaard betaaldatum mee die de module dient te selecteren wanneer een betalingsvoorstel wordt aangemaakt. Keuze tussen Vandaag of de Vervaldatum van de factuur.
    • Optioneel kan je, bij de activatie van de module, eenmalig alle onbetaalde facturen (volgens de status in de boekhouding) ter goedkeuring ‘klaarzetten’ in het KMO-portaal. Opgelet: Doe dit enkel in uitzonderlijke gevallen indien het betreffende dossier recent en volledig is bijgewerkt.

Eenmaal de optie werd aangevinkt verschijnt binnen het KMO-portaal van het betreffende dossier op verschillende plaatsten, rechts naast de factuur, de mogelijkheid om betalingen uit te voeren (via de Actie: Deze factuur betalen).

Via het betaalicoontje  kunnen de te betalen facturen in het [Archief Aankoopfacturen] en de [Historiek Leveranciers] aangeklikt worden.

 

 

 

 

Wanneer het betaalicoontje wordt aangeklikt, verschijnt een betalingsformulier met daarin een preview van de betreffende factuur (links) en de reeds beschikbare betaalgegevens (rechts).

Wanneer de herkenning van de factuur reeds werd uitgevoerd (typisch in een voorgaande fase), zijn de voorgestelde gegevens hoogstwaarschijnlijk volledig en correct. Er is echter GEEN garantie. Het blijft dus absoluut noodzakelijk om alle gegevens te bevestigen en mogelijks aan te vullen. Vervolgens kan het betalingsvoorstel goedgekeurd worden en wordt het klaargezet voor verzending.

Na goedkeuring kan een volgende factuur geselecteerd worden voor betaling of kan het menu [Betalingen] geopend worden. Druk hiervoor op de blauwe knop .

Het menu [Betalingen] is een extra menu dat bovenaan in het KMO-portaal verschijnt na activatie van de SEPA Betaalmodule.

Binnen het menu [Betalingen] worden twee lijsten beschikbaar gesteld:

  • 1. De lijst van betalingsvoorstellen die werden klaargezet maar nog niet werden toegewezen aan een SEPA betaalbestand.

Het feit dat er betalingsvoorstellen in deze lijst zitten wordt aangegeven met een oranje sterretje links bovenaan het menu-icoontje.

  • 2. De lijst van betalingsvoorstellen die reeds werden bevestigd en per IBAN rekeningnummer klaarstaan om opgenomen te worden in een nieuw SEPA betaalbestand.

Het aantal betalingen dat klaarstaat wordt rechts onderaan aangeven in het menu-icoontje.

Klik op de blauwe knop rechts bovenaan om in de lijst van gevalideerde betalingsvoorstellen terecht te komen.

Binnen deze lijst worden alle betalingsvoorstellen getoond die klaarstaan om opgenomen te worden in een nieuwe SEPA-betaalbestand:

De-selecteer desgewenst nog de betalingen die niet mogen opgenomen worden in het SEPA-betaalbestand via de checkbox vooraan in de lijst.

Eenmaal het bestand klaar is voor aanmaak klik je rechts onderaan op 


Achterliggend wordt nu een SEPA-betaalbestand gegenereerd.

Het betreft een XML-bestand dat typisch in de Downloads-folder van je computer wordt geplaatst. De documentnaam start met het IBAN-rekeningnummer gevolgd door de datum en het uur van de creatie van het betreffende bestand:

Het bestand kan vervolgens opgeladen worden in de (online) banktoepassing van de bank.

Opgelet: Elke banktoepassing heeft zijn eigen specifieke manier om SEPA-betaalbestanden op te laden, goed te keuren en te verwerken.

Binnen de meeste toepassingen dient een goedkeuring te gebeuren per memo-datum. Het kan dus wenselijk zijn om zoveel mogelijk betalingen op dezelfde uitvoeringsdatum in te plannen.


Alle SEPA-betaalbestanden worden binnen het KMO-portaal bewaard.

Je kan ze steeds terugvinden onder de hyperlink Historiek:


Facturen die ingediend werden voor betaling via de SEPA Betaalmodule krijgen in het archief tijdelijk de Betaald-status [In verwerking] toegewezen.

Opgelet: De status evolueert naar ‘Ja‘ van zodra een volledige betaling van de factuur geregistreerd werd in de boekhouding.

Indien een factuur louter ‘ter goedkeuring’ werd klaargezet in de SEPA Betaalmodule (maar nog niet opgenomen in een SEPA Betaalbestand), wordt de tijdelijke status [Klaargezet] gebruikt in het Archief: