Comment utiliser l’API de CodaBox ?

CodaBox a développé un API permettant à des logiciels de se connecter à CodaBox afin de télécharger les différents documents disponibles pour vos clients.

Ce n’est donc pas seulement pour les extraits bancaires CODA mais également pour les factures électroniques.
Pour activer ce service gratuit, vous devez envoyer un e-mail à api@codabox.com afin de leur confirmer que ClearFacts peut avoir accès aux différents documents de vos clients.
CodaBox va vous renvoyer un e-mail contenant un tokken pour obtenir un code d’utilisateur et le mot de passe lié. Vous devez transmettre ce mail à support@clearfacts.be

Lorsque nous avons réceptionné ce mail et activé ce service pour votre bureau, vous pouvez alors suivre la procédure suivante au niveau des différents dossiers:

  • Activer le menu Financier

Dans ClearFacts, en plus des menus des archives et des historiques, vous devez activer le menu Financier au niveau des paramètres des dossiers.

Après avoir activé cette option, le menu Financier reprenant les différents journaux bancaires sera affiché.

  • Activer la réception des CODA

Au niveau de la configuration des journaux financiers, vous devez cocher l’option Coda.

Pour les journaux que vous avez activés, ClearFacts va consulter toutes les heures chez CodaBox si de nouveaux fichiers bancaires sont disponibles. ClearFacts n’ira donc pas automatiquement rechercher tous les fichiers CODA de tous vos clients mais uniquement ceux que vous avez activés.

  • Contrôle du suivit via le menu Surveillance

Afin de vous faciliter la vie, nous avons ajouté au niveau de la surveillance des dossiers, un onglet reprenant la liste de tous les journaux financiers de vos dossiers ainsi que l’état de réception des fichiers CODA chez CodaBox.

Vous pourrez notamment contrôler si les dossiers sont bien activés et si ClearFacts reçoit bien les fichiers CODA.

  • Visualisation des CODA

Au niveau de l’interface Client, le menu Financier affichera donc les transactions provenant de la comptabilité + les nouvelles transactions que nous avons récupérées dans les fichiers CODA.

Les transactions provenant de la comptabilité peuvent soit être lettrées ou non. Les transactions provenant des CODA ne sont pas encore traitées. Ceci signifie que les impayés des clients et des fournisseurs ne sont donc pas mis à jour avec ces transactions non traitées dans la comptabilité.
De cette manière, vous ne devez pas importer tous les jours les extraits CODA dans tous vos dossiers manuellement afin de permettre à vos clients de consulter toutes leurs transactions bancaires.
Nous vous conseillons donc d’activer l’option CODA au niveau des journaux juste après avoir importé le dernier extrait bancaire dans la comptabilité. Ceci évitera d’avoir un trou avec des transactions manquantes dans cet liste.

  • Réception des factures d’achats

L’activation de l’API de CodaBox nous permet également de recevoir les factures d’achats au format e-fff / UBL et de les mettre directement dans le bac des achats du client. Votre client ne devra donc plus scanner ou transmettre ces factures manuellement. ClearFacts est donc une plateforme pour l’approbation des factures électroniques.

Le canal ‘CodaBox’ sera affiché pour ces documents. L’avantage est qu’aucune reconnaissance via AIR ou un service externe n’est nécessaire pour ces documents totalement électroniques.

  • Réception des factures de ventes

Au niveau des factures de ventes, nous utiliserons également la technique mentionnée ci-dessus pour les mettre dans le bac des ventes du client. Ces factures proviennent des logiciels de factures de ventes connectés à ClearFacts comme par exemple AKTI. Vous pouvez consulter la liste de ces logiciels sur le site de CodaBox https://www.codabox.com/fr/services/factures-de-vente/