Hoe kan je de CODA van CodaBox inlezen in een KMO-portaal?

CodaBox heeft een interface (een ‘API’) ontwikkeld die andere software-toepassingen toelaat om zich te verbinden met hun toepassing.

Doel van deze dienst: de bestanden en documenten die CodaBox dagelijks beschikbaar stelt voor verwerking in uw boekhoudsoftware, ook beschikbaar stellen voor andere toepassingen waarvan uw klanten gebruik maken.

Dit geldt dus niet alleen voor de CODA bankafschriften maar ook voor de elektronische facturen (UBL) die CodaBox verwerkt en doorstuurt.

Hoe de CodaBox API activeren?

1. Aanvragen van een CodaBox ‘Token’

Om de gratis dienst te activeren dient u als kantoor een e-mail te sturen naar api@codabox.com, met de melding dat ClearFacts ook toegang mag krijgen tot de CodaBox bestanden en documenten van uw klantendossiers.

CodaBox zal u vervolgens een email terugsturen met daarin een “token”.

Deze mail met token stuurt u vervolgens door naar support@clearfacts.be.

Zodra deze mail wordt ontvangen en verwerkt, wordt de API geactiveerd voor uw kantoor.

Vervolgens dient u volgende stappen uit te voeren om de bestanden te ontvangen binnen het KMO-portaal van een concreet dossier.

2. Activeer het menu ‘Financieel’ binnen het KMO-portaal

In ClearFacts kan je het menu ‘Financieel’ activeren via [Dossierinstellingen – Algemeen].

Zo wordt het tabblad zichtbaar voor de KMO-eindgebruiker in zijn portaal (naast “Rapporten”, “Archief”, …)

In het menu ‘Financieel’ zal de gebruiker de financiële transacties kunnen raadplegen die geregistreerd werden in de financiële dagboeken van zijn boekhouding.

Zie ook het Nieuwsitem van 25.11.2017Geef je klant zicht op zijn bankrekeningen via het menu ‘Financieel’.

3. Activeer het opladen van de CODA bestanden

Bij de Configuratie-parameters van het dossier vind je, na de activatie van het menu ‘Financieel’, ook de ‘Financiële dagboeken’ als een van de opties:

Geef in het overzicht van de dagboeken aan voor welke dagboeken je de CODA-bestanden van CodaBox wil opladen:

Opgelet: Enkel voor de dagboeken/rekeningen waarvoor een correct IBAN nummer beschikbaar is, wordt de mogelijkheid geboden om de CodaBox bestanden te ontvangen.

Voor de aangevinkte dagboeken zal ClearFacts elk uur bij CodaBox nagaan of er nieuwe bankafschriften klaarstaan.

ClearFacts zal dus enkel de CODA-bestanden ophalen voor die dossiers en dagboeken waarvoor u deze optie hebt geactiveerd.

4. Opvolging en weergave van de CodaBox integratie

  • Weergave van de CODA transacties in het KMO-portaal

Binnen het menu ‘Financieel’ van het KMO-portaal zullen nu zowel de transacties uit de financiële dagboeken als de recentste transacties uit CodaBox weergegeven worden.

Transacties uit de financiële dagboeken hebben een rode of groene achtergrond, ‘Nog niet verwerkte’ transacties uit CodaBox hebben steeds een witte achtergrond.

De transacties die geregistreerd werden in de boekhouding kunnen al dan niet reeds ‘Verwerkt‘ zijn.

Nog toe te wijzen‘ transacties dienen nog afgepunt te worden ten opzichte van een openstaande factuur, een tegenpartij of een rekening.

De transacties ingelezen uit de CODA-bestanden zijn ‘Nog niet verwerkt‘.

Het voordeel van deze integratie is dat u de ontvangen CODA bestanden nog niet moet geïmporteerd hebben in de boekhouding vooraleer uw klanten er een zicht op kunnen krijgen in hun KMO-portaal.

TIP: We raden aan de CODA optie voor een bepaald financieel dagboek pas te activeren nadat de recentste CODA-uittreksels werden opgeladen in de boekhouding. Op die manier vermijdt u dat er transacties ontbreken in het overzicht van de klant.

  • Opvolging via het “Monitoring” menu

Op het niveau van de kantoor- en dossiermonitoring werd een tabblad toegevoegd ‘Gebruik CodaBox’ dat een overzicht geeft van de financiële dagboeken en de status van de CodaBox-integratie.

  • Ontvangst van UBL-Aankoopfacturen

De activatie van de CodaBox API laat ook toe om aankoopfacturen te ontvangen in het e-FFF / UBL formaat.

De aankoopfacturen zullen rechtstreeks terechtkomen in de Digitale postbus Aankoop.

Voor deze facturen zijn er dus geen manuele stappen meer nodig om de factuur te scannen of naar ClearFacts te verzenden.

Op deze manier wordt het portaal gebruikt om elektronische facturen goed te keuren vooraleer ze te verzenden naar de boekhouding.

In de Digitale postbus ‘Aankoop’ zal voor de e-FFF facturen, ontvangen via CodaBox, het kanaal “CodaBox” worden vermeld.

Eén van de grote voordelen van het elektronisch formaat is dat de factuurherkenning bijna steeds aan 100% kan gebeuren.

  • Ontvangst van UBL-Verkoopfacturen

De verkoopfacturen die in e-FFF / UBL formaat ontvangen worden, zijn afkomstig van facturatie-softwarepakketten die met CodaBox verbonden zijn.

De lijst van pakketten die kunnen verbonden worden met CodaBox is terug te vinden op: https://www.codabox.com/diensten/verkoopfacturen/compatibele-facturatieprogrammas/