Werken met de ‘Werklijst’

De validatie en correctie van boekingsvoorstellen gebeurt op het ClearFacts-platform aan de hand van een ‘Werklijst’.

Afhankelijk van de dossierinstellingen wordt de ‘Werklijst’ opengesteld en verwerkt door een kantoormedewerker of door een KMO-eindgebruiker binnen het klantenportaal.

Belangrijk:

    • Gezien het gebruik van de allerlaatste webtechnologieën wordt de functionaliteit van de werklijst niet ondersteund door de browser Internet Explorer van Microsoft.
    • Ervaringen wereldwijd leren dat de internetbrowers van Google Chrome en Mozilla Firefox de beste resultaten geven bij het gebruik van webtoepassingen. We adviseren dan ook om naar één van deze browsers over te schakelen wanneer de Werklijst in gebruik wordt genomen.

Hieronder vindt u de belangrijkste handelingen en instructies om met de Werklijst aan de slag te gaan.

We hopen dat de meeste handelingen intuïtief opgepikt worden bij het verwerken van de eerste boekingsvoorstellen.

Onderstaande video vat de belangrijkste handelingen en wijzigingen ten opzichte van de oude werkwijze kort samen:

De werklijst met te valideren boekingsvoorstellen

  • De Werklijst geeft een lijst met te valideren boekingsvoorstellen weer (Aankoop, Verkoop, …) evenals de belangrijkste gegevens per voorstel: Type verwerking, Dagboek, Factuurdatum, Boekperiode, Factuurnummer, Tegenpartij, Grootboekrekening vd eerste detaillijn, Factuurbedrag, Datum waarop het document werd verstuurd naar de Werklijst, aantal pagina’s van het document en de ingevoerde opmerking / boekingsinstructie. De Validatie-code geeft de status weer van het betreffende boekingsvoorstel (zie verder).
  • Als Dagboek kunnen die digitale dagboeken geselecteerd worden die aangemaakt en opengesteld werden binnen het dossier voor dat type transactie (Aankoop, Verkoop, …).
  • Binnen het veld Factuurdatum kan een kalender opgeroepen worden waarbinnen de gepaste datum kan geselecteerd worden.
  • Als Boekperiode kunnen die boekperiodes geselecteerd worden die nog ‘open’ staan voor het geselecteerde Dagboek.
  • De gekende Tegenpartijen uit het dossier worden in het vet weergegeven. Nieuwe Tegenpartijen die herkend worden adhv een nieuw BTW/Ondernemingsnummer in het dossier worden in het vet/oranje/cursief weergegeven.
  • Wachtrekeningen worden in het rood weergegeven in de werklijst (kolom: GL rekening). Een lichtgroene status “Checked” geeft aan dat een boekingsvoorstel minstens één detaillijn bevat die op een wachtrekening wordt geregistreerd.
  • Bovenaan de werklijst staan allerhande Filters die de set van boekingsvoorstellen in de lijst kan beperken. Met de filters ‘Boekperiode’ en ‘Status’ kan men de boekingsvoorstellen van een bepaalde, actieve boekperiode of validatiestatus selecteren:

  • Wanneer er in de velden van de werklijst aanpassingen worden doorgevoerd die een impact hebben op de sortering van de boekingsvoorstellen (bijvoorbeeld aanpassingen aan de factuurdatum of de boekperiode), zal dit bovenaan de lijst gesignaleerd worden binnen een grijze informatiebalk.

Wanneer u deze grijze balk aanklikt wordt de standaard sortering opnieuw toegepast:

Voor Aankoopfacturen betreft het een sortering op Dagboek, vervolgens Periode en tenslotte Factuurdatum

Voor Verkoopfacturen betreft het een sortering op Dagboek, vervolgens Periode en tenslotte (factuur)Nummer

Het annotatiescherm voor het valideren van een boekingsvoorstel

  • Om naar het annotatiescherm van een individuele boeking te gaan, klikt u op de gekleurde validatie-code of op het actie-icoontje ‘Bewerk annotatie’ van de desbetreffende boeking in de werklijst

  • Links wordt de factuur visueel weergegeven (als pdf). Rechts worden de factuur- en boekingsgegevens weergegeven.
  • De belangrijkste actie-knoppen Verwerken, Verwijderen, Volgende en Annuleren staan rechtsboven het annotatiescherm zodat ze in alle situaties bereikbaar blijven.
  • Een nieuwe tegenpartij aanmaken doe je door in het veld “Tegenpartij” de naam (of het Btw-nummer) van de nieuwe tegenpartij in te geven. Wanneer de tegenpartij niet gevonden wordt, klik je op de optie Nieuwe leverancier die bovenaan in de lijst in het oranje verschijnt. Deze optie geeft je de mogelijkheid om een nieuwe Tegenpartij aan te maken:

  • Het aanmaken of bewerken van een Tegenpartij gebeurt in dezelfde lay-out. Hierdoor blijft de factuur steeds beschikbaar voor het opzoeken van bepaalde gegevens van de tegenpartij zoals bijvoorbeeld het BTW-, of IBAN-nummer.

  • Indien je met een brede monitor werkt of met twee aparte schermen, kan je de pdf-viewer loskoppelen van het annotatiescherm. Klik hiervoor op het “popout” icoontje bovenaan het scherm, links van het vuilbakje. De pdf-viewer zal dan  losgekoppeld worden en kan zo als een apart venster verplaatst worden. Wanneer de viewer opnieuw wordt afgesloten (kruisje ‘X’ bovenaan rechts van de viewer), zal die opnieuw aan het annotatiescherm worden vastgekoppeld.

  • Je kan berekeningen maken in de velden die bedragen bevatten. Het ingeven van een bewerkingsteken opent een kleine rekenmodule.
    • Voorbeeld: in het veld “Totaal” geef je “12+25” in gevolgd door ENTER. Hierdoor wordt de waarde 37 berekend, ook zo weergegeven in het berekeningsscherm en vervolgens overgenomen in het betreffende Totaal-veld.

  • De validatie-code die bovenaan het annotatiescherm staat, geeft dynamisch weer of het boekingsvoorstel reeds technisch gevalideerd werd.
    • Een boekingsvoorstel wordt als ‘technisch gevalideerd‘ beschouwd van zodra alle verplichte velden een gevalideerde inhoud kregen.
    • Zolang het boekingsvoorstel niet technisch gevalideerd werd, wordt bovenaan een rode ‘Nok’ aangeven. Na inbreng van de verplichte velden zal een groene code worden weergegeven (typisch ‘Ok‘) en wordt ook de actieknop ‘Volgende‘ volledig groen gekleurd:

  • De verplichte velden die (nog) niet ingevuld werden, worden ook individueel aangegeven met een rode omkadering, mogelijks aangevuld met een korte boodschap onderaan het veld.

  • Voor sommige dossier bestaat de mogelijkheid om factuurbedragen in vreemde valuta in te geven (USD, GDP, …).
    • Standaard is dit mogelijk voor de aankoopdagboeken. Voor verkoopdagboeken dient de functie apart te worden geactiveerd via de configuratie van het dossier (tab [Dagboeken]).
    • Opgelet: De factuurbedragen in vreemde valuta worden na verzending omgerekend naar EURO op basis van de wisselkoers op factuurdatum zoals gekend en opgehaald bij de Europese Centrale Bank. De boeking in de boekhoudsoftware wordt dus steeds ingevoerd in EURO.

  • Om een boekingsvoorstel te “Verwerken zonder detail” dient men alle detaillijn(en) te verwijderen. Dit gebeurt met behulp van het ‘vuilbakje’ dat rechts van elke detaillijn staat.
    • Na verwerking wordt het betreffende boekingsvoorstel met één detaillijn op de wachtrekening doorgestuurd en klaargezet in de boekhoudsoftware.
    • De gevalideerde boekingsvoorstellen zonder detail worden in de werklijst zelf met een licht groene status Checked en een rode wachtrekening weergegeven.

  • Het is mogelijk om tekst te selecteren in het pdf-document en te kopiëren-plakken in een daartoe bestemd veld binnen het annotatiescherm. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn om een BTW-nummer, een opmerking of het factuurnummer over te nemen indien het betreffende gegeven niet of niet volledig werd opgepikt tijdens de automatische verwerking.
    • Opgelet: de tekstlaag die bovenop het document ligt, bevat de digitale tekst zoals die door de OCR (ABBYY) werd afgelezen. Deze kan dus fouten bevatten die visueel niet onmiddellijk zichtbaar zijn!

Validatiecodes in de Werklijst

  • Groen – Ok
    • Het was technisch mogelijk om voor de betreffende factuur een boekingsvoorstel op te stellen dat kan ingelezen en verwerkt worden door de achterliggende boekhoudsoftware.
    • De verplichte velden van de factuur werden herkend en de verrijking tot een boekingsvoorstel kon worden uitgevoerd.
    • Opgelet: de groene Ok-code geeft geen zekerheid (laat staan een garantie) van de correctheid van de machinale herkenning van de factuurgegevens.
  • Oranje – Ok new
    • Het was technisch mogelijk om een boekingsvoorstel op te stellen dat kan ingelezen en verwerkt worden door de achterliggende boekhoudsoftware.
    • De verplichte velden van de factuur werden herkend en de verrijking tot een boekingsvoorstel kon worden uitgevoerd.
    • Tijdens de verrijking werd er echter een nieuwe Tegenpartij (klant of leverancier) geïdentificeerd en aangemaakt obv het afgelezen en herkende BTW-nummer. De gegevens van de Tegenpartij werden opgezocht via VIES.
    • Het verzenden van deze boekingsvoorstellen vanuit de werklijst naar de boekhoudsoftware is mogelijk.
    • Opgelet: de oranje Ok-new code geeft geen zekerheid (laat staan een garantie) van de correctheid van de machinale herkenning van de factuurgegevens.
    • Na een expliciete bevestiging van de nieuwe tegenpartij in het annotatiescherm verandert de validatie-code naar de waarde ‘Checked’ (zie verder)
  • Rood – OCR
    • Tijdens de automatische herkenning van het document werd een technisch probleem vastgesteld. Hierdoor kon de verrijking en verwerking van het boekingsvoorstel niet uitgevoerd worden.
    • Er kon geen boekingsvoorstel opgesteld worden.
    • U dient het boekingsvoorstel manueel aan te vullen en te valideren in het annotatiescherm vooraleer het te kunnen verzenden.
    • Indien het technisch probleem tijdelijk van aard was, kan u een selectie maken van de boekingsvoorstellen die u opnieuw wenst te verwerken:

    • Wanneer het probleem zich blijft voordoen neemt u best contact op met de Helpdesk.
  • Rood – Empty
    • De automatische herkenning (AIR) kon worden uitgevoerd op het document maar op basis van het resultaat van de OCR kon geen enkel verplicht basisgegeven van de factuur worden herkend.
    • Er kon geen boekingsvoorstel worden opgesteld.
    • U dient het boekingsvoorstel manueel aan te vullen en te valideren in het annotatiescherm vooraleer het te kunnen verzenden.
    • Opgelet: De validatiecode Empty zal ook verschijnen indien het digitale pdf-document dermate beveiligd is dat er geen digitale tekst kon worden afgelezen en als gevolg daarvan ook geen van de factuurgegevens herkend kon worden.
  • Rood – Nok
    • De automatische herkenning (AIR) kon worden uitgevoerd op het document maar op basis van het resultaat van de OCR werd minstens één verplicht basisgegeven van de factuur niet herkend.
    • Er kon geen volwaardig boekingsvoorstel opgesteld worden.
    • U dient het boekingsvoorstel manueel aan te vullen en te valideren in het annotatiescherm vooraleer het te kunnen verzenden.
  • Groen – Checked (donker groen)
    • Het boekingsvoorstel werd reeds geopend en nagekeken door een (kantoor)medewerker. Hierdoor wordt verondersteld dat zowel de factuurherkenning als verrijking werd gevalideerd.
    • Deze validatiecode volgt steeds op een eerste code die werd toegekend na de automatische herkenning en verrijking.
  • Groen – Checked (licht groen)
    • Het boekingsvoorstel werd reeds geopend en nagekeken door een (kantoor)medewerker.
    • De detaillijnen werden bewust verwijderd en er werd een boekingsvoorstel zonder detail klaargezet, met boeking op een wachtrekening.
    • Deze validatiecode volgt steeds op een eerste code die werd toegekend na de automatische herkenning en verrijking.

Keyboard shortcuts

In de werklijst en het annotatiescherm is het mogelijk om de belangrijkste acties met sneltoetsen of shortcuts uit te voeren. Op die manier kan efficiënt en zonder muis gewerkt worden.

De volledige lijst met sneltoetsen vind men achter het betreffende icoontje bovenaan rechts van de werklijst of via de sneltoets [Ctrl+l]:

De meeste sneltoetsen worden eveneens weergegeven in de tooltips die worden getoond bij de actieknoppen

In de Werklijst:

  • [Esc] = Haal de focus weg van het actieve veld
  • [Ctrl+1] = Open het eerste boekingsvoorstel in de voorgestelde werklijst (rekening houdend met de geactiveerde filters)

Op het annotatiescherm:

  • [Esc] – Haal de focus weg van het actieve veld
  • [Ctrl + s] – Verwerk het boekingsvoorstel en keer terug naar de werklijst. Het boekingsvoorstel krijgt de validatie-code ‘Checked’
  • [Ctrl + pijltje rechts] – Verwerk het actieve boekingsvoorstel en open het eerstvolgende boekingsvoorstel uit de werklijst
  • [Ctrl + pijltje links] – Keer terug naar het vorige boekingsvoorstel en vraag wat er moet gebeuren met het actieve boekingsvoorstel
  • [Ctrl + d] – Verwijder het betreffende document en/of de annotatie
  • [Ctrl + p] – Open de Tegenpartij om te bewerken

Tijdens het bewerken van een tegenpartij:

  • [Ctrl + s] – Bewaart de actieve tegenpartij
  • [Esc] – Annuleert de actie

TIP: Open zeker ook eens de volledige lijst met sneltoesten. Een vlot gebruik ervan draagt bij tot het vlotter en efficiënter verwerken van de werklijst!