Uw Verkoopfacturen onmiddellijk doorsturen voor verwerking

Wanneer u verkoopfacturen opstelt en verstuurt naar uw klanten, kan u deze documenten, wanneer ze in pdf of e-fff werden verstuurd, ook onmiddellijk laten opnemen in uw [Digitale postbus – Verkoop].

  • U plaatst hiervoor uw uniek e-mailadres voor verkoop [typisch: verkoop-0400000185@boekhouder.clearfacts.be] in copie van de mail naar uw klant (send-to-email);
  • Of u scant nadien uw verkoopfacturen en stuurt ze vanop de scanner via e-mail door naar uw digitale postbus (scan-to-email);
  • Of u laadt uw (set van) verkoopfacturen  op via het Dropbox-invoerkanaal;
  • Of u gebruikt facturatiesoftware waarbij het mogelijk is om de facturen ook onmiddellijk door te sturen naar uw digitale postbus (send-to-email).

Bij het gebruik van deze externe invoerkanalen (scan-to-email, send-to-email, Dropbox, …) heeft het meestal weinig zin om de Verkoopfacturen een tweede maal te ‘bevestigen’ in de [Digitale postbus – Verkoop] vooraleer ze door te sturen naar uw boekhouding.

Binnen het menu <Dossierinstellingen> (klik hiervoor op pijltje rechts van uw gebruikersnaam) vindt u de optie <Auto-forward verkoopfacturen>.

Wanneer u deze optie aanvinkt worden alle verkoopfacturen die in uw postbus [Verkoop] worden geregistreerd bij ontvangst onmiddellijk doorgestuurd voor verwerking.

Ze hoeven dus niet meer opnieuw te worden geselecteerd en bevestigd voor verwerking.

auto-forward-verkoopfacturen

Document historiek: Alle documenten die u digitaliseerde en invoerde

Soms kan het handig zijn om even te controleren wanneer een document juist gescand, opgeladen of doorgestuurd werd.

U vindt het overzicht van alle documenten die op het portaal aangemaakt werden in de Document historiek.

Deze historiek kan u openen via het menu rechtsboven onder uw gebruikersnaam:

document-historiek

Indien gewenst kan u de lijst van documenten beperken via de filters bovenaan het overzicht.

Dient u uw papieren facturen te bewaren eenmaal ze opgeslagen werden in het Digitaal Archief?

Nu meer en meer documenten digitaal doorstromen naar de boekhouding en digitaal bewaard worden in een online archief (Cloud), wordt wel eens de vraag gesteld:

“Wat met mijn papieren stukken? Dien ik die nog te bewaren?”

Alvast een ingekort antwoord vanwege de FOD FinanciënAlgemene Administratie van de Fiscaliteit op deze vraag:

Als tijdens en na de digitalisering aan de voorwaarden van authenticiteit (van de herkomst), integriteit (van de inhoud), alsmede leesbaarheid van de factuur wordt voldaan, bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van een document zodra de digitale kopie of scan ervan is geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief voor de volledige wettelijke bewaartermijn van het document.

De belastingplichtige ondernemer kan dus een beroep doen op een technologie die zorgt voor de bewaring van gedigitaliseerde facturen.

Deze technologie dient echter de identiteit van de leverancier te waarborgen (de authenticiteit van herkomst) en te garanderen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen ondergaat (de integriteit van de inhoud).

Het Digitaal Archief van ClearFacts is zulk een technologie die zorgt dat aan de opgelegde voorwaarden worden voldaan:

  • Aan de identiteit van de leverancier of de uitreiker van de factuur kan niet meer geraakt worden;
  • De inhoud van de factuur (datums, bedragen, …) kan niet meer gewijzigd worden eenmaal opgeslagen in het archief;
  • De leesbaarheid wordt mogelijk gemaakt binnen het archief door middel van de preview en download functies;
  • Het watermerk met documentnummer zorgt bovendien voor de uniciteit van het document en de verwijzing naar de verwerking in de boekhouding.

De facturen worden op een server ‘in de Cloud’ bewaard. Die server moet zich niet in België bevinden, maar moet wel vanuit België toegankelijk zijn.

Zie hiervoor Artikel 10 van de Gebruiksvoorwaarden zoals die kunnen teruggevonden worden onder de gebruikersnaam in het menu rechtsboven van de toepassing.

artikel-10-bewaring-van-documenten

Interessante aanvullingen op de problematiek vindt u op de website van de overheid inzake de elektronische factuur en meer bepaald in de sectie vragen rond ‘Bewaren’.

Klik zeker eens door op: http://www.efactuur.belgium.be/vragen-cijferberoepen?cat=21

waar-moet-ik-mijn-facturen-bewaren

TIP: Mocht u alsnog besluiten uw papieren facturen (tijdelijk) fysisch te bewaren, dan volstaat het deze facturen te voorzien van een bevestiging dat de digitalisatie effectief gebeurd is (typisch via scanning).

Een ‘V’erwerkt-indicatie of een datumstempel volstaan hiervoor. Het documentnummer vindt u terug in het Digitaal Archief.

 

Tenslotte vindt u hieronder nog een uitgebreidere toelichting van de FOD Financiën mbt de bewaring van gedigitaliseerde facturen:

De digitalisering van facturen en hun bewaring wordt/werd sinds 2008 administratief gereglementeerd door de Circulaire AOIF nr. 16/2008 van 13 mei 2008 mbt. de (digitale) bewaring van facturen. Die laatste bepaalt/bepaalde dat de digitale archivering van de ontvangen papieren facturen maar legaal is als de gebruikte scanningsoftware en –techniek voldoet aan alle in nr. 48 van die Circulaire vermelde vereisten en deze scanning beveiligd gebeurt mits toepassing hetzij van een geavanceerde elektronische handtekening, hetzij van een verzegelingsalgoritme (z. nr. 52 tem. 58 van de voormelde Circulaire, te raadplegen via www.fisconetplus.be > Fiscaliteit > Belasting over de toegevoegde waarde > Administratieve richtlijnen en commentaren > Circulaires > “13.05.2008”.

Echter, die reglementering werd vanaf 01/01/2013 danig versoepeld ingevolge de omzetting van de Richtlijn 2010/45/EU van de Raad van 13/07/2010 tot wijziging van Richtlijn 2006/112/EG … wat de factureringsregels betreft, in nationaal recht.

Deze omzetting heeft oa. tot gevolg dat vanaf 01/01/2013, de belastingplichtigen met het oog op de (legale) digitale bewaring van de papieren factuur niet alleen beroep kunnen doen op de in de Circulaire AOIF nr. 16/2008 omschreven technieken die de onveranderlijkheid en de duurzaamheid van het gedigitaliseerde document garanderen (met name door het gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening of via een systeem van een verzegelingsalgoritme), maar ook van elke andere methode die toelaat om de voorwaarden betreffende de verzekering van de authenticiteit van herkomst en van de integriteit van inhoud van de facturen op afdoende wijze na te komen. Met deze “andere” methode worden vooreerst beoogd de (interne en/of externe) bedrijfscontroles die een betrouwbaar controlespoor aantonen tussen de handeling enerzijds en de factuur anderzijds, zodat kan worden gewaarborgd dat de uitgereikte factuur een handeling weerspiegelt die werkelijk heeft plaatsgevonden. Belangrijk bij dit soort bedrijfscontrole is dat de factuur, op papier of in elektronisch formaat, wordt beschouwd en gecontroleerd als een stuk dat integraal deel uitmaakt van het ganse bedrijfs- en boekhoudproces en dus niet als een onafhankelijk, op zichzelf staand stuk.

Gezien de voormelde Richtlijn 2010/45/EU vertrekt vanuit de volledige gelijkstelling van papieren en elektronische facturen én de idee dat de factuur een weerspiegeling moet zijn van een werkelijke, feitelijke prestatie, moeten de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden gewaarborgd vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn (z. artikel 60, § 5, eerste lid, Btw-Wetboek).

Omdat elke belastingplichtige voortaan zelf kiest hoe hij de aspecten authenticiteit van herkomst, integriteit van inhoud en leesbaarheid concreet zal waarborgen, én de administratie deze keuzevrijheid principieel niet mag beperken, is de belastingplichtige en hij alleen gehouden te bewijzen dat al die voorwaarden vervuld zijn. (zie hoger – ClearFacts voldoet aan deze voorwaarden)

Als tijdens en na de digitalisering aan die voorwaarden van authenticiteit, integriteit en leesbaarheid wordt voldaan, bestaat er op zich geen bezwaar tegen de vernietiging van de papieren versie van zodra de digitale kopie of scan ervan is geüpload naar een boekhoudsysteem én een duurzaam archief.

Voor meer informatie betreffende deze richtlijnen:

FOD FinanciënAlgemene Administratie van de Fiscaliteit – OEO | Taxatieprocedure en verplichtingen | Tel : + 32 257 66334

Menu Historiek: Openstaande Leveranciers en Klanten

Binnen het Archief van de toepassing kan je de Aan- en Verkoopfacturen terugvinden en raadplegen van zodra ze opgenomen werden in je boekhouding.

De status <Betaald> binnen het Archief geeft aan of de betreffende factuur volgens je boekhouding reeds volledig betaald werd of niet.

Opgelet: Je boekhouding loopt steeds achter op de realiteit!

  • Hou daarom altijd rekening met de datums die bovenaan links van de toepassing worden weergegeven (bijgewerkt tot …).
  • Facturen die na de datum ‘Boekhouding bijgewerkt tot:’ werden doorgestuurd en betalingen die later werden uitgevoerd dan de datum ‘Financiële dagboeken bijgewerkt tot:’ zijn wellicht nog niet (volledig) verwerkt in je boekhouding.
  • Hierdoor is de status <Betaald> van de (recentste) facturen en betalingen vaak indicatief.

Binnen het Archief worden de individuele transacties met een leverancier of klant echter niet getoond.

Hiervoor kan je vanaf nu terecht in het menu Historiek en meer bepaald op de tabs: Historiek Leveranciers en Historiek Klanten.

menu-historiek

Beide overzichten geven standaard een overzicht van de niet-betaalde aankoop- en verkoopfacturen (Betaald = Nee) volgens je boekhouding.

Voor elke factuur worden tevens de betalingen getoond die voor deze factuur reeds geregistreerd werden in je boekhouding.

Je kan zo bijvoorbeeld zien:

  • welke facturen nog niet (volledig) werden betaald volgens de huidige stand van je boekhouding
  • op welke datum je (een) betaling(en) voor een bepaalde factuur hebt uitgevoerd
  • of een factuur nog openstaat omdat er slechts een gedeelte van de factuur werd betaald
  • of er eventueel een dubbele betaling werd uitgevoerd voor een factuur

Per Leverancier of Klant krijg je het overzicht van alle geregistreerde boekingen voor de betreffende Tegenpartij.

historiek-leveranciers-voorbeeld-nbb

In het voorbeeld hierboven zie hoe de boekingen, telkens per Tegenpartij, worden voorgesteld:

  • De geregistreerde betalingen waaraan (nog) geen factuur, document of bewijsstuk kon worden gelinkt.
  • Vervolgens de facturen die nog niet afgesloten konden worden en dus ‘open’ staan (Betaald = Nee).
    • Het betreffen de facturen waarvoor nog geen betaling werd geregistreerd of waarvoor slechts een gedeeltelijke betaling werd geregistreerd.
  • Tenslotte de facturen en betalingen die samen zorgen voor een afgesloten boeking. De status ‘Betaald’ staat voor deze lijnen op ‘Ja’.

Opgelet: Indien facturen via domiciliëring worden betaald zal de betaling (op basis van de betaaldatum in de rekeningafschriften of CODA) in vele gevallen geregistreerd worden vóór dat de factuur of het passende bewijsstuk wordt verwerkt.

Gebruik de filters bovenaan het scherm (Tegenpartij, Betaald, Datum en Bedrag) om uw selectie te verfijnen.

De toepassing is niet beschikbaar :-( … Wat nu?

Bij alle grote en kleine IT-toepassingen, kan het soms fout lopen … 🙁

Toepassingen die via het internet worden aangeboden zijn in principe 24 uur per dag en 7 dagen op 7 beschikbaar. Om deze beschikbaarheid te garanderen dienen verschillende schakels in een complexe ketting van computer-programma’s, infrastructuur en telecommunicatie permanent op elkaar afgestemd te zijn. Dat lukt bijna altijd … maar heel zelden ook niet.

Wat liep er fout op donderdagochtend 15 september 2016?

Door een fout op het niveau van het besturingssysteem van de productie-webserver waarop de ClearFacts-toepassing draait was de applicatie gedurende enkele uren onbeschikbaar.

Pas nadat een volledige nieuwe server-omgeving werd ingericht en een nieuw ‘Operation System’ werd geïnstalleerd bij onze Cloud-dienstverlener AWS, kon de toepassing opnieuw worden opgestart.

incident-report-webserver-down

Het betreft overmacht maar desalniettemin onze welgemeende excuses mocht deze onbeschikbaarheid u tijdelijk in de problemen hebben gebracht.

De onbeschikbaarheid zou niet mogen geleid hebben tot het verlies van transacties of documenten.

Daar waar ‘incidenten’ op hardware-niveau zeer zelden voorkomen, gebeurt het iets regelmatiger dat de WebServices met ABBYY (voor het uitvoeren van de OCR) en VIES (voor het ophalen van de BTW- en NAW-gegevens) geen gehoor krijgen. Als gevolg hiervan zal respectievelijk de automatische herkenning van de factuurgegevens (dienst AIR) of de creatie van nieuwe tegenpartijen (leveranciers en klanten) niet of niet volledig gebeuren.

Als gevolg daarvan zal een factuur niet verwerkt kunnen worden en is een manuele tussenkomst nodig (aangegeven adhv een rode status Empty of Nok).

abbyy-down

Indien u de status wenst te kennen van de belangrijkste deelcomponenten van de ClearFacts-toepassing kan u terecht op deze link.

De webpagina geeft een overzicht van de belangrijkste systemen/componenten van de toepassing evenals een indicatie van de beschikbaarheid (App Uptime) en antwoordtijd (App Response Time).

Indien u wenst, kan u er tevens inschrijven op een notificatie-dienst die een email-melding uitstuurt van zodra één van de cruciale componenten van de toepassing onbeschikbaar is.  subscribe

clearfacts-system-status-site

 

De operationele performantie van uw onderneming (EBIT en EBITDA) via een nieuw standaard rapport

Een nieuw (6de) rapportje berekent de EBIT en EBITDA van uw onderneming

EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) en EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) zijn zogenaamde performantiemaatstaven om de operationele performantie van een onderneming weer te geven.

D.w.z. maatstaven voor de winst van een onderneming waarbij geen rekening wordt houden met bepaalde kosten zoals financieringskosten, belastingen en eventueel afschrijvingen.

Zowel EBIT als EBITDA zijn afkomstig uit de internationale/Angelsaksische financiële rapporteringspraktijk.

Let opIn de Belgische boekhoudwetgeving komen beide begrippen ‘in theorie’ niet voor. Gezien het toenemend belang van deze maatstaven heeft de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (CBN) echter haar zienswijze verduidelijkt over de definiëring van EBIT en EBITDA op basis van het Belgische jaarrekeningschema. De zienswijze van het CBN werd gevolgd bij de berekeningen in het rapport.

  • EBIT wordt gelijkgesteld aan de zogenaamde operationele winst of verlies. Deze maatstaf houdt geen rekening met de effecten van de kapitaalstructuur van de onderneming en ook niet met de diverse fiscale aspecten die worden opgenomen in de resultatenrekening.

Schematische berekening EBIT:

Winst (verlies) van het boekjaar voor belasting (code 9903)
– Opbrengsten uit vlottende activa (code 751)
– Andere financiële opbrengsten (code 752/9)
+ Kosten van schulden (code 650)
+ Andere financiële kosten (code 652/9)
= EBIT

  • EBITDA verwijdert nog enkele bijkomende niet-kaselementen uit de resultatenrekening, met name de afschrijvingen en de waardeverminderingen. Die zijn verspreid over verschillende rubrieken van de resultatenrekening. Om tot EBITDA te komen, moeten volgende elementen aan EBIT worden toegevoegd:

EBIT
+ Afschrijvingen en waardevermindering op oprichtingskosten, op immateriële en materiële vaste activa (code 630)
+ Waardeverminderingen op voorraden, bestellingen in uitvoering en op handelsvorderingen: toevoegingen (terugnemingen) (code 631/4)
+ Uitzonderlijke afschrijvingen en waardeverminderingen op oprichtingskosten, op immateriële en materiële vaste activa (code 660)
– Terugneming van afschrijvingen en van waardeverminderingen op immateriële en materiële vaste activa (code 760)
= EBITDA

Via de parameters Boekjaar en Boekperiode bepaal je de (tot en met) periode van de kosten (6-rekeningen) en opbrengsten (7-rekeningen) die opgenomen worden in het rapport.

Rapport Operationele Performantie

Geef een opmerking of instructie door samen met je factuur

In de traditionele manier van werken, waarbij papieren documenten en facturen werden doorgegeven aan je kantoor, was het soms makkelijk om een post-it of geschreven instructie mee te geven met een document.

Wanneer de facturen digitaal worden doorgestuurd maak je best gebruik van de functie <Opmerking> aanwezig binnen de Digitale postbussen ‘Aankoop’ en ‘Verkoop’.

Opmerking in te geven

Klik op het Opmerking-icoontje en geef de informatie in die je wil meegeven met het betreffende document. Klik nadien op Enter of Opslaan.

Opmerking ingegeven

Enkele voorbeelden van nuttige informatie en instructies die op deze manier kunnen meegeven worden met een factuur:

  • Facturen van de vennootschap die privé werden betaald
  • Privé-uitgaven die via de vennootschap werden betaald
  • Manier waarop de factuur betaald werd: Cash – VISA – …
  • Informatie die het analytische boeken van de factuur mogelijk maken: projectnummer, nummerplaat van de (bedrijfs)wagen, polisnummer, …
  • Bij een resto BTW-bonnetje: de namen van de personen waarmee werd gedineerd en de reden van het bezoek
  • Detail indien het een uitgave van Sponsoring of Gift betreft

De opmerking/instructie die wordt ingegeven komt terecht bij de medewerker die de factuur verwerkt in de boekhouding.

De informatie blijft nadien ook toegankelijk in het Digitaal Archief van het portaal. Ze wordt opgenomen als ‘Instructie’ binnen ‘Detail van de boeking’.

Dropbox als invoerkanaal voor al uw relevante documenten

Dropbox-Logo

Sommige gebruikers vinden Dropbox een makkelijk invoerkanaal om documenten op te laden in de ClearFacts-toepassing.

Ga als volgt te werk om de verbinding met je Dropbox-account te activeren:

  • Klik op je gebruikersnaam rechts boven in het KMO-portaal
  • Selecteer Mijn profiel
  • Klik op de blauwe hyperlink Klik hier om verbinding te maken.
  • Meld u vervolgens aan bij Dropbox met uw Dropbox-account om een koppeling te maken met ClearFacts.
  • Gelieve even te wachten tot een volgende boodschap verschijnt waarin u kan Toestaan om de verbinding te maken.
  • Wacht geduldig tot alle achtergrondtaken werden uitgevoerd en de Dropbox-status ‘Verbonden’ wordt getoond in het veld Verbinding Dropbox.
    • Opgelet: De achtergrondtaken die worden uitgevoerd zorgen voor de creatie van de nodige Dropbox folders binnen uw Dropbox-folderstructuur.
  • Binnen de Apps > ClearFacts folder in je Dropbox-folderstructuur worden de ondernemingsnummers geplaatst die gekoppeld zijn aan je ClearFacts account. Dit kunnen er één of meerdere zijn naargelang het aantal vennootschappen gekoppeld aan je account.
  • Voor elke geactiveerd ondernemingsnummer vind je vervolgens 3 onderliggende folders, Aankoop, Verkoop en Diverse:
  • Binnen elk van deze folders kan je nu pdf-documenten plaatsen die zullen opgenomen worden binnen de ClearFacts postbus van het gekoppelde dossier.
    • Opgelet: de documenten zullen uit de folders verwijderd worden van zodra ze opgenomen werden in de gekoppelde ClearFacts postbus.
    • Indien u een eigen copie wil bewaren van uw documenten is het dus belangrijk om documenten te ‘kopiëren’ in de ClearFacts-folders in plaats van ze te ‘knippen’.
    • Indien de verbinding correct tot stand is gebracht, gebeurt het doorsturen van documenten quasi onmiddellijk na het plaatsen van nieuwe documenten (ttz met enkele seconden vertraging).

TIP: Handig bij pdf-documenten die geopend worden in de browser zelf of in Adobe. Voer een ‘Save as’ of ‘Bewaar als’ opdracht uit op het document en plaats het in de corresponderende ClearFacts Dropbox folder. Het document komt zo snel in de juiste postbus terecht in ClearFacts.

U vindt bovenstaande instructies ook terug wanneer u op het ?vraagteken klikt rechts van het veld Verbinding Dropbox op de pagina Mijn profiel.

Hoe verwijs ik naar een (onbetaalde) verkoopfactuur in een e-mail?

Soms kan het nuttig zijn om in een e-mail bericht te verwijzen naar een bepaalde verkoopfactuur.

Dit kan je makkelijk doen via de actie <E-mail factuur>, beschikbaar voor de facturen opgenomen in het Archief ‘Verkoopfacturen’.

Bij deze actie wordt een nieuw e-mail bericht aangemaakt met daarin een hyperlink naar de betreffende factuur. Een dergelijke e-mail kan als basis dienen voor (onder andere) het uitsturen van een (eerste) herinnering of rappel bij niet-betaling van de verkoopfactuur op vervaldag.

E-mail Verkoopfactuur

Belangrijk: De beveiligde link naar de factuur in het e-mailbericht blijft slechts 30 dagen actief.

Later zal de functionaliteit om herinneringen uit te sturen verder uitgebreid worden. Het zal mogelijk worden om meerdere (onbetaalde) verkoopfacturen te selecteren en de tekst van de e-mail als template te personaliseren.

Geef je dossierbeheerder een seintje wanneer alle documenten mbt een BTW-aangifte werden ingevoerd

Op het einde van een BTW-periode wil je dossierbeheerder steevast weten wanneer alle documenten mbt de lopende BTW-periode werden ingevoerd en/of doorgestuurd.

Je dossierbeheerder kan dan immers starten met het opmaken van de BTW-aangifte.

Wanneer de boekhoudkundige stukken fysisch worden binnengebracht in het kantoor, is dit moment van overdracht zeer expliciet. Bij een digitale overdracht van de stukken ligt dit moment minder duidelijk vast.

Om je dossierbeheerder toch een duidelijk signaal te geven wanneer alle documenten werden ingevoerd, klik je op Berichten en vervolgens op de groene knop rechts bovenaan BTW-aangifte OK.Berichten-knopBTW-AangifteWanneer het bericht werd verstuurd krijg je bovenaan het scherm de bevestiging ‘Uw bericht werd verzonden.’:Uw bericht werd verzonden ...