Aankoopfacturen afvinken die intern verwerkt werden

Wanneer er aankoopfacturen intern verwerkt werden, kan het nuttig zijn om deze ‘interne’ status op te nemen in de toepassing.

Gebruik hiervoor de checkbox ‘Verwerkt’ die als kolom in het archief Aankoopfacturen werd opgenomen.

Afhankelijk van de interne procedure kan het afvinken gebeuren wanneer de betreffende factuur werd goedgekeurd en/of betaald en/of administratief behandeld.

Opgelet: Deze interne status is complementair aan de status ‘Betaald’ die aangeeft of de factuur ook in de boekhouding als volledig betaald staat geregistreerd.

De ‘Betaald’ status zal/kan dus ‘achterlopen’ op de eigen interne ‘Verwerkt’ status.Archief Aankoop - VerwerktBij de detail-weergave van de aankoopfactuur werd verder ook de mogelijkheid voorzien om een factuur-afhankelijke opmerking in te voeren (bijv. mbt de betalingswijze).

Opgelet: Na het invoeren van de opmerking dien je ze te bewaren door te klikken op het blauwe vinkje.

Archief Aankoop - OpmerkingWanneer er een opmerking werd ingevoerd, wordt deze zichtbaar in het archief van de aankoopfacturen wanneer je met de muis over het uitroepteken beweegt.

Extra nuttige info bij de status van je financiële dagboeken

Bovenaan je portaal zie je steeds 2 datums:

  • Boekhouding bijgewerkt tot: de datum tot en met wanneer je boekhouddossier werd bijgewerkt. Meestal betreft het de datum van het laatste document dat door je dossierbeheerder werd verwerkt en gevalideerd binnen de actuele boek- of BTWperiode.
  • Financiële dagboeken bijgewerkt tot: de datum van het laatste rekeninguittreksel dat in de boekhouding werd verwerkt.

Bij deze laatste datum wordt vanaf nu meer detail gegeven. Deze details kan je oproepen door met de muis over het ronde info-icoontje te bewegen dat rechts van de datum staat.

In het detail-overzicht dat wordt getoond, zie je welke financiële (bank)rekeningen gelinkt zijn aan je dossier evenals de datum van de laatste bankverrichting geregistreerd in je boekhouding van de betreffende rekening.

De meest ‘recente’ datum uit dit lijstje wordt als datum weergegeven onder ‘Financiële dagboeken bijgewerkt tot’.

Status Financiële dagboeken

Ook een gewone foto, gemaakt met je smartphone kan je doorsturen

Er worden momenteel tal van mobiele scan apps gebruikt om kleine documenten te scannen/fotograferen om ze nadien als pdf-document door te sturen naar een ClearFacts digitale postbus (via een uniek e-mailadres).

Voorbeelden van scan apps in gebruik zijn: CamScanner, Handyscan, Genius Scan, Office Lens, Google Drive, …

Soms moet het echter snel gaan.

In dat geval kan ook een gewone foto worden genomen met de camera van je smartphone. Deze foto wordt vervolgens als jpg-bijlage via een e-mail doorgestuurd naar je ClearFacts postbus. ClearFacts zal in dat geval het jpg-document omzetten naar een pdf-document dat op zijn beurt kan verwerkt en bewaard worden in ClearFacts.

Optimaal gebruik van je uniek e-mailadres

Bij de activatie van je dossier(s) in ClearFacts werd voor elk van deze dossiers een uniek e-mailadres aangemaakt.

Dit e-mailadres bevat je BTW of ondernemingsnummer en de (verkorte) naam van je accountant of boekhoudkantoor. Bij het versturen van documenten naar dit algemene e-mailadres komen deze documenten binnen ClearFacts bovenaan in een blauw-omkaderde toewijzingslijst te staan. De betreffende documenten dienen in dat geval eerst aan een TYPE toegewezen te worden vooraleer te verwerken.

TIP: Gebruik de afgeleide e-mailadressen om je documenten onmiddellijk het juist TYPE mee te geven. Deze afgeleide e-mailadressen vind je onder de Instellingen van je dossier:

Unieke e-mailadressen via InstellingenMaak deze afgeleide adressen éénmalig aan binnen je e-mailprogramma, bewaar hen en maak er nadien handig gebruik van bij het doorsturen van je aan- en verkoopfacturen.

Via het onderwerp van de e-mail beschik je over een tweede, alternatieve methode om documenten onmiddellijk toe te wijzen aan een document TYPE:

  • Voor Aankoop: Laat het onderwerp van de mail voorafgaan door een ‘a’ of ‘A’ gevolgd door een spatie
  • Voor Verkoop: Laat het onderwerp van de mail voorafgaan door een ‘v’ of ‘V’ gevolgd door een spatie
  • Voor Divers: Laat het onderwerp van de mail voorafgaan door een ‘d’ of ‘D’ gevolgd door een spatie

 

Een aangepaste lay-out om facturen te annoteren

Vanaf vandaag wordt het manueel annoteren een stukje eenvoudiger. De scherm lay-out werd aangepast zodanig dat de annotering kan worden afgewerkt op één pagina.

Vul, zoals steeds, eerst de verplichte Basisgegevens aan van de factuur:

  • De Tegenpartij: Leverancier of Klant
  • Het Totaal-bedrag van de factuur in EURO inclusief BTW
  • De Factuurdatum
  • De Vervaldatum

De Detaillijnen kunnen ingevuld of gecorrigeerd worden van zodra de basisgegevens ‘Tegenpartij’ en ‘Totaal’ bovenaan werden ingevuld.

Zorg ook hier dat de verplichte velden van minstens één detaillijn ingevuld worden (Rubriek, bedragen en BTW-code).

De velden van de eerste detaillijn zullen maximaal automatisch worden ingevuld op basis van de instellingen en de historische gegevens uit je boekhouding.

Het totaal-bedrag van de factuur zal bovenaan gecontroleerd worden op de som van de detaillijnen. Zorg er voor dat deze som klopt vooraleer de factuur te verwerken.

Enkele tips:

  • Gebruik de icoontjes rechts naast de Tegenpartij om een nieuwe Tegenpartij aan te maken, een Tegenpartij te zoeken of te bewerken.
  • Zoomen: Klik op de [Ctrl] toets terwijl je de muis scrolled en zoom zo de pagina in en uit.
  • Klik op het hand-icoontje bovenaan rechts om de pagina ‘vast’ te kunnen nemen en met de muis te bewegen (links, rechts, boven, onder).
  • Klik op <Verwerken zonder detail> indien u niet zeker weet met welke gegevens u de detaillijn moet aanvullen.

Manueel annoteren - Nieuw

Documenten beheren en verwerken volgens type: Aankoop, Verkoop of Divers

Beste ClearFacts gebruiker,

Vandaag werd een belangrijke aanpassing doorgevoerd aan ClearFacts voor wat betreft het invoeren en verwerken van documenten. Het invoeren en verwerken zal vanaf nu immers gebeuren vanuit een specifiek TYPE document (Aankoop, Verkoop, Divers). Op deze manier zullen een aantal (onnodige) handelingen en ‘clicks’ vermeden worden.

In de balk links op het scherm worden vanaf heden de verschillende postbussen weergegeven.

Er zijn steeds 3 postbussen zichtbaar: Aankoop, Verkoop en Divers.

 

Documenten die nog geen TYPE document toegewezen kregen staan links bovenaan vermeld als Nog toe te wijzen. In elke postbus staan deze ‘Nog toe te wijzen’ documenten steeds bovenaan in een blauw-omkaderde lijst.

Vooraleer u deze documenten kan verwerken dienen ze een TYPE document te krijgen. Geef elk document een TYPE document (Aankoop, Verkoop of Divers) door het betreffende document naar de juiste postbus te slepen in de linker kolom of gebruik te maken van de nieuwe actie <Kies type document>:

Algemene lijst - Kies Type document2

 

Het slepen van documenten gebeurt door te klikken op het cirkel-icoontje vóór elk document of middenin het witte gedeelte tussen de documentnaam en de aanmaak-datum van het document.

Hou het document vervolgens vast en drop het in één van de gekleurde postbussen die links op het scherm verschijnen.

Opgelet: Een drop van een document is succesvol uitgevoerd wanneer er een vinkje verschijnt binnen de betreffende postbus.

Document slepen

 

Het uploaden en scannen van documenten gebeurt vanaf nu vanuit een bepaald postbus. Gebruik hiervoor de functies ‘Documenten uploaden‘ en ‘Documenten scannen‘ bovenaan elke postbus.

Ook bij het e-mailen van documenten naar ClearFacts via het unieke e-mailadres kan onmiddellijk het TYPE document meegegeven worden waardoor het gemailde document onmiddellijk in de juist postbus terechtkomt.

Gebruik hiervoor volgende methodes:

Aankoop:

  • Laat het onderwerp van de mail starten met een ‘a’ of ‘A’ gevolgd door een spatie
  • Creëer en gebruik een nieuw e-mailadres door het bestaande unieke e-mailadres te laten voorafgaan door ‘aankoop-‘ [aankoop-0862673458@accountant.clearfacts.be]

Verkoop:

  • Laat het onderwerp van de mail starten met een ‘v’ of ‘V’ gevolgd door een spatie
  • Creëer en gebruik een nieuw e-mailadres door het bestaande unieke e-mailadres te laten voorafgaan door ‘verkoop-‘ [verkoop-0862673458@accountant.clearfacts.be]

Divers:

  • Laat het onderwerp van de mail starten met een ‘d’ of ‘D’ gevolgd door een spatie
  • Creëer en gebruik een nieuw e-mailadres door het bestaande unieke e-mailadres te laten voorafgaan door ‘divers-‘ [divers-0862673458@accountant.clearfacts.be]

 

Om documenten te verwerken, klikt u, net als vroeger, op de documentnaam (blauwe hyperlink) of de actie ‘Document annoteren’.

Voor Aankoop- en Verkoopfacturen wordt nu een aangepaste popup getoond (zie onder).

In deze popup klikt u op de periode waarbinnen u de factuur wil opnemen (bijvoorbeeld 09/2015). De standaard verwerkingsmethode wordt geactiveerd door te klikken op de grote blauwe balk die oplicht wanneer u met de muis over de betreffende periode gaat.

Afhankelijk van uw dossierinstellingen is een alternatieve verwerkingsmethode beschikbaar via het icoontje rechts (bijv. manueel of niet annoteren).

Indien er meerdere of aparte dagboeken aangemaakt werden, bijvoorbeeld voor het verwerken van Creditnota’s, selecteer dan de boekperiode binnen het juiste dagboek.

Bovenaan rechts ziet u het documentnummer dat toegekend zal worden aan de factuur. Voor verkoopfacturen dient dit nummer overeen te stemmen met het factuurnummer.

U kan het voorgestelde documentnummer nog wijzigen tijdens de verwerking van de verkoopfactuur.

Factuur Verwerken Modal

Welkom op deze nieuwspagina!

Beste ClearFacts gebruiker,

Vanaf heden zullen we u via dit kanaal regelmatig informeren over de nieuwigheden binnen de ClearFacts toepassing.

We zullen hier bovendien geregeld tips meedelen die het gebruik van de toepassing vereenvoudigen en/of de efficiëntie verhogen.

In de maand november zal de toepassing een aantal belangrijke wijzigingen ondergaan met betrekking tot het invoeren en verwerken van documenten. Het invoeren en verwerken zal immers gebeuren vanuit een specifiek document TYPE (Aankoop, Verkoop, Divers). Op deze manier zullen een aantal (onnodige) handelingen en ‘clicks’ vermeden worden.

Later meer.

Tot snel!